Ansprechpartner eines Kunden verwalten

Zu jedem Kunden können Sie mehrere Ansprechpartner mit eigenen Kontaktdaten hinterlegen – zum Beispiel Einkauf, Buchhaltung und Geschäftsführung – und einen davon als Standard festlegen.

Wo finde ich die Funktion?

Öffnen Sie im Hauptmenü den Bereich Kunden, markieren Sie den gewünschten Kunden und öffnen Sie ihn per Doppelklick oder über das Rechtsklick-Menü mit Kunde bearbeiten. Im Reiter Stammdaten finden Sie die Karte Ansprechpartner.

Voraussetzungen

• Sie benötigen die Berechtigung, Kunden zu bearbeiten.

Ansprechpartner anlegen

1. Klicken Sie in der Karte Ansprechpartner auf + Hinzufügen.
2. Füllen Sie die Felder des neuen Eintrags aus: Anrede, Vorname, Nachname, Position sowie E-Mail, Telefon und Mobil.
3. Legen Sie bei Bedarf weitere Ansprechpartner an.

Wofür brauche ich mehrere Ansprechpartner?

Bei Firmenkunden haben Sie selten nur einen Kontakt: Bestellungen bespricht der Einkauf, Rechnungsfragen klärt die Buchhaltung, Eskalationen gehen an die Geschäftsführung. Legen Sie für jede dieser Personen einen eigenen Eintrag mit Position und eigener E-Mail-Adresse an – so greift jeder im Team sofort zum richtigen Kontakt, ohne in alten E-Mails suchen zu müssen. Über das Feld Zuständigkeit halten Sie zusätzlich fest, wofür die Person verantwortlich ist, und in der Notiz z. B. Erreichbarkeitszeiten.

Ansprechpartner bearbeiten

Sie bearbeiten die Einträge direkt in der Liste. Bei einem bereits gespeicherten Kunden wird eine Änderung automatisch übernommen, sobald Sie das Eingabefeld verlassen – eine separate Speichern-Schaltfläche gibt es hier nicht. Bei einem ganz neuen, noch nicht gespeicherten Kunden werden die Ansprechpartner zusammen mit dem Kunden beim ersten Speichern übernommen.

Standard-Ansprechpartner festlegen

Setzen Sie beim gewünschten Eintrag den Haken Standard. Es kann immer nur einen Standard geben – der Haken bei allen anderen Ansprechpartnern wird automatisch entfernt.

Ansprechpartner löschen

Markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf die Löschen-Schaltfläche der Karte. OfficeOmni fragt zur Sicherheit nach, bevor der Eintrag endgültig entfernt wird.

Was passiert danach?

Die Ansprechpartner erscheinen in der Kundenakte (Bereich Kontakt & E-Mail) und in der Spalte Ansprechpartner der Kundenliste. Auch die Suche in der Kundenliste berücksichtigt Ansprechpartner-Namen. E-Mails, die einem Ansprechpartner zugeordnet wurden, tauchen zusätzlich in der E-Mail-Übersicht und der Timeline des Kunden auf. Beim Erstellen von Belegen stehen die hinterlegten Ansprechpartner zur Auswahl – eine automatische Übernahme in jeden Beleg erfolgt jedoch nicht.

Typische Probleme und Lösungen

Der Standard-Haken „springt um"

Das ist gewollt: Es kann nur einen Standard-Ansprechpartner geben. Setzen Sie den Haken beim richtigen Eintrag – der bisherige verliert ihn automatisch.

Änderung scheint nicht gespeichert

Die Speicherung erfolgt beim Verlassen des Feldes. Klicken Sie nach der Eingabe einmal in ein anderes Feld oder neben die Liste. Bei einem neuen Kunden gilt: erst das Speichern des Kunden macht auch die Ansprechpartner dauerhaft.

Gut zu wissen

• Zu jedem Ansprechpartner können Sie zusätzlich eine Zuständigkeit und eine Notiz hinterlegen.
• Es gibt keine Pflichtfelder innerhalb eines Ansprechpartners – sinnvoll sind aber mindestens Name und eine Kontaktmöglichkeit.