Kunden suchen, filtern und eigene Ansichten verwenden

In der Kundenliste finden Sie Kunden auf drei Wegen wieder: über die Suche, über Filter und über gespeicherte Ansichten. Dieser Artikel erklärt die Unterschiede und zeigt die Bedienung.

Wo finde ich die Funktion?

Öffnen Sie im Hauptmenü den Bereich Kunden. Direkt oberhalb der Liste liegen das Suchfeld, die Schaltfläche Filter und die Schaltfläche Ansichten. Unterhalb der Liste blättern Sie mit der Seitennavigation.

Suche, Filter oder Ansicht – was ist der Unterschied?

• Suche: Sie tippen einen Begriff ein, und OfficeOmni durchsucht viele Felder gleichzeitig. Gut, wenn Sie einen bestimmten Kunden suchen.
• Filter: Sie schränken die Liste nach festen Kriterien ein, etwa „nur Firmen" oder „nur Statusfarbe Rot". Gut, um eine Gruppe von Kunden zu sehen.
• Ansicht: Eine gespeicherte Zusammenstellung Ihrer Listendarstellung (z. B. Spalten). Gut, um wiederkehrende Arbeitssituationen mit einem Klick herzustellen.

Suchen

Geben Sie den Suchbegriff einfach in das Suchfeld ein – die Liste filtert sich sofort. Durchsucht werden unter anderem Vorname, Nachname, Firmenname, Kundennummer, Ansprechpartner, Ort, Postleitzahl, Straße, Land, E-Mail-Adresse und Telefonnummern. Mehrere Wörter dürfen Sie kombinieren: „müller berlin" findet Kunden, auf die beide Begriffe zutreffen – egal in welchem Feld.

Filtern

1. Klicken Sie auf Filter, um den Filterbereich zu öffnen.
2. Wählen Sie nach Bedarf: Privat / Firma (Kundenart), Alle / Kunde / Lieferant (Typ) sowie eine Statusfarbe (Alle, Rot, Gelb, Grün oder Schwarz).
3. Filter und Suche lassen sich kombinieren.
4. Über die Zurücksetzen-Schaltfläche neben dem Filter (Symbol mit dem Hinweis Filter zurücksetzen) entfernen Sie alle Einschränkungen auf einmal.

Spalten anpassen

Die Spalten der Liste können Sie mit der Maus verschieben und in der Breite ändern – OfficeOmni merkt sich Ihre Anordnung. Über das Menü Ansichten steuern Sie zusätzlich, welche Kennzahl-Spalten angezeigt werden. Auch selbst angelegte Zusatzfelder Ihrer Kunden erscheinen als eigene Spalten.

Gespeicherte Ansichten verwenden

1. Stellen Sie die Liste so ein, wie Sie sie brauchen (Spalten, Kennzahlen).
2. Öffnen Sie Ansichten und speichern Sie die aktuelle Darstellung unter einem eigenen Namen.
3. Später wählen Sie die Ansicht einfach aus der Liste aus – die Darstellung wird sofort wiederhergestellt.
4. Nicht mehr benötigte Ansichten können Sie löschen; mit Standard kehren Sie zur Grundeinstellung zurück.

Neben Ihren persönlichen Ansichten gibt es firmenweite Ansichten, die für alle Benutzer gelten. Diese kann nur ändern, wer die entsprechende Berechtigung besitzt („Ansichten verwalten") – in der Regel Ihr Administrator.

Seitennavigation

Bei vielen Kunden zeigt OfficeOmni die Liste seitenweise an. Unterhalb der Liste blättern Sie zwischen den Seiten und sehen, wie viele Kunden insgesamt zur aktuellen Suche bzw. zum aktuellen Filter passen.

Typische Probleme und Lösungen

Ein Kunde ist „verschwunden"

Meist ist noch ein Filter oder ein Suchbegriff aktiv. Leeren Sie das Suchfeld und setzen Sie die Filter über die Zurücksetzen-Schaltfläche zurück – danach zeigt die Liste wieder alle Kunden.

Die Liste sieht plötzlich anders aus

Wahrscheinlich wurde eine andere Ansicht gewählt. Öffnen Sie Ansichten und wählen Sie Ihre gewohnte Ansicht oder Standard.

Gut zu wissen

• Die Statusfarben stammen aus der Kundenpflege: In der Liste erscheint der Farbpunkt in der Spalte Status, ein Hinweistext wird als Tooltip angezeigt.
• Suche und Filter wirken zusammen – ein leeres Ergebnis bedeutet oft nur, dass die Kombination zu streng ist.