Angebot, Auftrag oder Rechnung direkt aus einem Kunden erstellen

Angebote, Aufträge, Rechnungen und weitere Belege starten Sie direkt aus der Kundenliste oder der Kundenkarte. OfficeOmni übernimmt den Kunden dabei automatisch in den neuen Beleg.

Wo finde ich die Funktion?

Es gibt zwei Einstiege im Kundenmodul:

• Rechtsklick auf einen Kunden in der Liste → Untermenü Dokument erstellen.
• In der aufgeklappten Kundenkarte (Detailbereich unterhalb der Liste) über das Menü Dokument.

Voraussetzungen

• Ein Kunde ist in der Liste ausgewählt.

Welche Belegarten stehen zur Verfügung?

Technisch stehen bis zu zwölf Belegarten bereit: Rechnung, Proforma-Rechnung, Gutschrift, Stornorechnung, Rechnungskorrektur, Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Bestellung, Mahnung und Schreiben. Je nach Einstieg können einzelne Optionen fehlen – im Dokument-Menü der Kundenkarte ist beispielsweise die Gutschrift nicht sichtbar; nutzen Sie in dem Fall das Rechtsklick-Menü der Liste.

Schritt für Schritt

1. Markieren Sie den Kunden in der Kundenliste.
2. Öffnen Sie per Rechtsklick das Untermenü Dokument erstellen (oder in der Kundenkarte das Menü Dokument).
3. Wählen Sie die gewünschte Belegart, zum Beispiel Angebot.
4. Das Belegfenster öffnet sich – der Kunde ist bereits eingetragen, seine Adressdaten sind übernommen.
5. Erfassen Sie Positionen und weitere Angaben und speichern Sie den Beleg wie gewohnt.

Welche Daten übernimmt der neue Beleg?

Übernommen werden der Kunde selbst und seine Rechnungsanschrift – Sie müssen nichts erneut eingeben. Die beim Kunden hinterlegten Ansprechpartner und Lieferadressen werden in das Belegfenster geladen und stehen dort zur Auswahl, etwa für eine abweichende Zustelladresse. Positionen, Preise, Rabatte und Zahlungsangaben erfassen Sie dagegen im Beleg selbst.

Warnung bei kritischem Kundenstatus

Hat der Kunde die Status-Farbe Rot, zeigt OfficeOmni vor dem Öffnen des Belegfensters die Meldung Kundenwarnung mit dem hinterlegten Hinweistext. Sie entscheiden dann selbst: Mit Ja fahren Sie trotzdem fort, mit Nein brechen Sie ab. Die Warnung ist ein Hinweis, kein Verbot.

Was passiert danach?

Nach dem Speichern des Belegs aktualisiert OfficeOmni die Kundenkarte: Der neue Beleg erscheint in der Historie des Kunden, und die Kennzahlen im Bereich Statistik (z. B. Umsatz und offene Beträge) werden neu berechnet. In der Kundenakte finden Sie den Beleg außerdem im Bereich Dokumente.

Typische Probleme und Lösungen

Das Untermenü ist ausgegraut oder fehlt

Prüfen Sie, ob wirklich ein Kunde in der Liste markiert ist. Ohne ausgewählten Kunden kann kein Beleg gestartet werden.

Die gewünschte Belegart fehlt im Menü

Wechseln Sie den Einstieg: Das Rechtsklick-Menü der Kundenliste enthält alle verfügbaren Belegarten.

Gut zu wissen

• Auch eine Mahnung oder ein formloses Schreiben lassen sich auf diesem Weg direkt an den Kunden richten.
• Übernommen werden der Kunde und seine Adressdaten. Prüfen Sie Preise, Rabatte und Zahlungsangaben im Beleg selbst – sie werden nicht automatisch aus dem Kundenstamm vorbelegt.
• Die Statusfarben pflegen Sie beim Kunden im Feld Status / Hinweis und Status-Farbe – so sehen Kollegen die Warnung genau im richtigen Moment.