KI & Automatisierung
KI in OfficeOmni einrichten und im Arbeitsalltag nutzen: Anleitungen für Rechnungen, Angebote und Umsatzanalysen sowie Grundlagen zu Assistenten und MCP.
OfficeOmni unterstützt Sie mit KI bei der Arbeit mit Kunden, Artikeln, Belegen und Geschäftszahlen. Sie können Angaben aus einer PDF-Rechnung erkennen lassen, ein Angebot aus einer Kundenanfrage vorbereiten oder eine Umsatzveränderung untersuchen. Diese Übersicht führt zu den passenden Anleitungen und erklärt, wo Sie die Ergebnisse prüfen.
Belege und Eingangsrechnungen prüfen und speichern Sie in OfficeOmni. Bei anderen Werkzeugen hängt die Wirkung von der jeweiligen Funktion und Schreibfreigabe ab: Bestimmte CMS-Werkzeuge können Inhalte direkt speichern und auch veröffentlichte Seiten verändern. Ihre Benutzerrechte und die Freigaben des jeweiligen Werkzeugs bestimmen den Zugriff.
KI in OfficeOmni einrichten und im Arbeitsalltag nutzen
Die eingebauten Assistenten unterstützen Sie direkt im jeweiligen Arbeitsbereich, etwa beim Erfassen von Stammdaten oder beim Vorbereiten von Texten. Über OfficeOmni AI kann außerdem ein angebundener KI-Chat ausgewählte Werkzeuge Ihrer Warenwirtschaft nutzen. Die Verbindung verwendet MCP, einen Standard für den Austausch zwischen KI-Anwendungen und Programmen.
Der vorhandene Einrichtungsweg verbindet Claude Desktop unter Windows mit OfficeOmni. Die ChatGPT-Anbindung ist geplant. Anbieter unterscheiden sich bei Einrichtung, Dateizugriff und Darstellung; ein Anhang im KI-Chat steht beispielsweise nicht automatisch dem lokalen Rechnungsimport zur Verfügung.
Mit einer konkreten Aufgabe beginnen
- Eingangsrechnungen mit KI erfassen und prüfen: PDF bereitstellen, Belegdaten kontrollieren, Rückfragen und Kontierung im Importfenster bearbeiten.
- Aus einer Kundenanfrage ein Angebot vorbereiten: Kunde und Artikel zuordnen, Verfügbarkeit und Preise prüfen, Entwurf im Belegeditor öffnen.
- Umsatz mit KI analysieren: Zeiträume vergleichen und Veränderungen durch Mengen, Preise sowie neue und weggefallene Artikel nachvollziehen.
- Claude Desktop einrichten: Voraussetzungen prüfen, die lokale Verbindung herstellen und eine erste Abfrage starten.
Anleitungen
Erste Schritte
Einrichtung
Eingangsrechnungen aus PDFs vorbereiten
OfficeOmni kann Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Positionen aus PDF-Eingangsrechnungen analysieren und einen Entwurf im Importfenster bereitstellen. Sie kontrollieren die Angaben am Original und klären offene Rückfragen. Die Dateien müssen dafür auf dem Rechner erreichbar sein oder in das Importfenster übernommen werden.
Für die Kontierung können der Firmenkontenplan mit SKR03 oder SKR04, Sachkonto, Gegenkonto, Kostenstelle, Skonto und eine Aufteilung berücksichtigt werden. Ein Vorschlag ersetzt die Prüfung des Geschäftsvorfalls nicht. Wie Analyse, Rückfragen und Speichern zusammenhängen, zeigt die Anleitung zur KI-Rechnungserfassung.
Angebote mit vorhandenen Kunden und Artikeln vorbereiten
Ein Angebot braucht passende Kunden, Artikel, Mengen und Konditionen. OfficeOmni AI kann eine Kundenanfrage mit Ihrem Datenbestand abgleichen, Verfügbarkeit und frühere Verkaufspreise prüfen und nach Ihrer Zustimmung den Belegeditor mit den vorbereiteten Angaben öffnen. Sie kontrollieren den Entwurf und entscheiden über das Speichern und den späteren Versand.
Ein Beispiel für eine Anweisung: „Prüfen Sie diese Anfrage, ordnen Sie Kunde und Artikel zu und zeigen Sie Verfügbarkeit sowie bisherige Verkaufspreise. Zeigen Sie offene Fragen, bevor Sie ein Angebot zur Prüfung vorbereiten.“ Die Angebotsanleitung führt durch die einzelnen Schritte.
Lagerbestände und offene Vorgänge untersuchen
Bei knapper Ware lassen sich Bestände, Reservierungen und Nachbestellbedarf gemeinsam betrachten. Für einen Auftrag können Sie offene Mengen und verknüpfte Vorgänge untersuchen. Auch unberechnete Lieferungen, überfällige Rechnungen und offene Angebote lassen sich gezielt prüfen. Ein Nachbestellvorschlag löst noch keine Bestellung aus; ein Mahnvorschlag versendet keine Mahnung.
Die Werkzeugdokumentation beschreibt die verfügbaren Abfragen und vorbereiteten Abläufe. Die fachlichen Grundlagen finden Sie unter Lager und Bestände sowie Angebote und Aufträge.
Umsatzveränderungen nachvollziehen
Vergleichen Sie klar benannte Zeiträume und lassen Sie Veränderungen nach Mengen, Preisen sowie neuen und weggefallenen Artikeln aufteilen. Die rechnerische Aufteilung zeigt, welche Artikel zum Unterschied beitragen. Die betriebliche Ursache kann weitere Prüfung erfordern.
Für die Handelsspanne sind hinterlegte Einkaufspreise nötig; fehlende Werte begrenzen die Aussage. Die Handelsspanne ist nicht der vollständige Unternehmensgewinn. Was-wäre-wenn-Berechnungen zeigen Ergebnisse unter bestimmten Annahmen und sind keine Absatzprognosen. Die Anleitung zur Umsatzanalyse erklärt Datenbasis, Korrekturen und Szenarien.
Produktdaten und Website-Inhalte pflegen
Im Website-Bereich können Sie fehlende Beschreibungen, SEO-Angaben und Übersetzungen finden lassen. Die KI unterstützt bei Recherche, Produkttexten und Bildfreistellung. Prüfen Sie dabei den Schreibmodus: Bestimmte CMS-Werkzeuge speichern mit Schreibfreigabe direkt, auch im Modus „Nachfragen“. „Nur lesen“ sperrt diese Änderungen. Die Dokumentation der Schreibwirkungen erläutert, welche Werkzeuge Vorschläge öffnen und welche unmittelbar speichern.
Eingebaute Assistenten im Überblick
Neben dem allgemeinen Assistenten sitzen spezialisierte Helfer direkt an der Stelle, an der sie gebraucht werden. Die folgende Übersicht beschreibt diese eingebauten Assistenten. Für angebundene KI-Chats gelten zusätzlich die in der MCP-Dokumentation beschriebenen Rechte und Schreibwirkungen.
| Assistent | Wo er sitzt | Was er tut |
|---|---|---|
| KI Kunden-Assistent | Kunden | Liest Stammdaten, Ansprechpartner und Lieferadressen aus E-Mail, Signatur oder Visitenkartentext. |
| KI Kunden-Massenimport | Kunden | Wandelt eine ganze Kundenliste in Datensätze und zeigt sie vorab zur Prüfung. |
| KI Lieferant-Assistent | Lieferanten | Erfasst Stammdaten, Kontakte und Bankverbindung; kann die Website des Lieferanten auswerten. |
| KI Produkt-Assistent | Produkte | Recherchiert zum Artikel, erzeugt Beschreibungen und fasst technische Daten zusammen. |
| KI Beleg-Assistent | Rechnungseingang | Liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Beträge aus PDF-Belegen. |
| KI Bestell-Assistent | Einkauf | Erkennt Lieferant, Datum, Zahlungsart, Sendungsnummer und Positionen aus Text oder angehängtem Beleg. |
| KI Positionen-Assistent | Belegerfassung | Extrahiert Positionen, Versandkosten und Rabatte in eine Belegvorschau. |
| KI Textbaustein-Assistent | Textbausteine | Schlägt Einleitungs- und Schlusstexte vor. |
| KI Schreiben-Assistent | Schreiben | Formuliert Anschreiben als Entwurf. |
| KI Bild-Assistent | Produktbilder | Entfernt Hintergründe und bearbeitet Bilder; das Ergebnis wird als neues Bild gespeichert. |
Vorschläge erkennen Sie an der Farbe. Wo eine KI Felder vorbefüllt, sind diese gelb hinterlegt. Prüfen Sie die gelben Felder, bevor Sie speichern — die Erkennung ist gut, aber nicht unfehlbar.
Woher die KI-Leistung kommt
Die eingebauten Assistenten verwenden im Normalfall die Azure-Cloud. Die Zugangsdaten dafür liegen zentral auf dem OfficeOmni-Server und werden beim Anmelden geladen. Ohne Cloud-Anmeldung meldet das Programm, dass diese KI-Unterstützung nicht verfügbar ist. Die Verbindung eines externen KI-Chats wird dagegen separat unter „Einstellungen › OfficeOmni AI (MCP)“ eingerichtet.
Für die Textsynthese der Produktdaten können Sie stattdessen einen eigenen Rechner im Firmennetz betreiben. Dann verlassen diese Daten Ihr Haus nicht. Wie das eingerichtet wird, steht unter Eigene Unternehmens-KI mit Ollama einrichten.
Rechte und Datenübertragung prüfen
Ein lokaler MCP-Server bedeutet nicht, dass sämtliche Daten lokal verarbeitet werden: Die angefragten Werkzeugergebnisse werden an den angebundenen KI-Anbieter übertragen. Mit „Kundendaten schützen“ können unterstützte Kundenangaben durch Platzhalter ersetzt werden. Beträge, Artikel und Belege bleiben damit nicht automatisch verborgen. Angaben, die Sie selbst in einen Chat eingeben, werden von dieser Funktion nicht pauschal erfasst.
Beginnen Sie mit einer überschaubaren Aufgabe und prüfen Sie das Ergebnis. Eine Bestandsabfrage, eine Übersicht offener Vorgänge oder ein Angebotsentwurf mit bekannten Artikeln eignen sich dafür. Weitere Hinweise finden Sie unter Kundendatenschutz in OfficeOmni AI.
Grenzen im Betrieb
KI-Leistung ist begrenzt. Für die Bildbearbeitung gelten zwei Anfragen pro Minute, und es läuft immer nur eine Bearbeitung zur Zeit. Bei größeren Bildstapeln planen Sie entsprechend Zeit ein, statt den Lauf für hängend zu halten. Welche Meldung was bedeutet und was Sie selbst lösen können, steht unter Kontingente, Budget und Fehlermeldungen verstehen.
Passenden Einstieg wählen: OfficeOmni AI im Überblick beschreibt Nutzen und Voraussetzungen. Die Claude-Anleitung führt durch die Einrichtung; die Werkzeugdokumentation nennt die verfügbaren Funktionen, Rechte und Wirkungen.