KI für Rechnungen und Warenwirtschaft

OfficeOmni AI verbindet Ihr KI-Programm mit OfficeOmni. Ein kleines Programm auf Ihrem Rechner, der OfficeOmni-MCP-Server, gibt Ihrer KI Werkzeuge und fertige Abläufe: nachschlagen, prüfen und auswerten, Angebote und Eingangsrechnungen vorbereiten, Website-Texte und Produktfotos pflegen. Sie arbeiten im Chat – in Ihrem KI-Programm oder im Live-Chat von OfficeOmni –, und OfficeOmni zeigt, was passiert.

Windows 10 oder 11 (64 Bit), OfficeOmni ab Starter oder die Demo – geöffnet und angemeldet – und ein KI-Programm, das lokale MCP-Server einbindet. In 8 verbreitete Programme trägt OfficeOmni sich unter „Einstellungen › OfficeOmni AI (MCP)“ selbst ein; die Einrichtung dort gilt ab Serverfassung 0.15.0.

OfficeOmni trägt sich mit einem Klick ein in: ChatGPT / Codex, Claude Code, Claude Desktop, Cursor, Gemini CLI, LM Studio, VS Code (Copilot), Windsurf. Jedes andere Programm, das lokale MCP-Server einbindet, nimmt den Standardeintrag, den OfficeOmni unter „Anderes KI-Programm“ kopiert. Nicht möglich sind Chats im Browser und der normale ChatGPT-Chat: Sie starten keine Programme auf Ihrem Rechner. Ein Zugang über das Internet ist geplant.

Ja. Ihre KI arbeitet mit der Anmeldung und der aktiven Firma der geöffneten OfficeOmni. Schließen Sie das Programm oder melden Sie sich ab, endet der Zugriff sofort – auch mitten in einem Aufruf. Für Masken, Vorschläge, Website-Pflege, Artikelbilder, den Rechnungsimport und Arbeitsentwürfe braucht es zusätzlich die Freigabe „Ihre KI darf OfficeOmni steuern“. Nur die Abläufe und das Handbuch stehen auch ohne Anmeldung bereit.

Mit der Firma, die in OfficeOmni gerade aktiv ist. Wechseln Sie dort die Firma, arbeitet auch die KI ab dem nächsten Aufruf mit ihr. In der Konfiguration Ihres KI-Programms steht dafür nichts – weder Firma noch Zugangsdaten.

Ein Chatfenster in OfficeOmni: „Live-Chat öffnen“ im Abschnitt „KI · MCP“ der rechten Seitenleiste. Er nutzt Codex oder Claude Code mit Ihrer vorhandenen Anmeldung dort und arbeitet nur mit den Werkzeugen von OfficeOmni AI – ohne Datei-, Shell- oder Webzugriff. Er bringt 14 OfficeOmni-Skills mit, nimmt markierte Kunden, Artikel und Belege als Kontext und zeigt Belege, Entwürfe und Tabellen im Arbeitsbereich daneben. Die Gespräche liegen nur auf Ihrem Rechner, getrennt nach Firma und Benutzer.

Den Server „officeomni“ mit dem Befehl %LOCALAPPDATA%\OfficeOmni\Mcp\OfficeOmni.Mcp.exe (ausgeschrieben mit Ihrem Benutzerordner), ohne Argumente und mit OO_MCP_MODUS=auto – in der Form des jeweiligen Programms: JSON mit „mcpServers“, bei VS Code „servers“ mit "type": "stdio", bei Codex TOML. Vor der ersten Änderung sichert OfficeOmni die Datei als *.vor-officeomni.bak; andere Einträge und Einstellungen bleiben, wie sie sind.

Die KI liest, öffnet Kunden und Belege und bereitet Inhalte vor. Arbeitsentwürfe kann sie lokal dauerhaft speichern, ändern und verwerfen; die fachliche Aktion bestätigen Sie selbst im Entwurfscenter. Belege im Editor speichern, buchen und versenden Sie selbst. Einzelne Website-Textänderungen und Produktfotos werden im Schreibmodus „Nachfragen“ mit Ihrem Klick übernommen; für diese beiden Bereiche können Sie in OfficeOmni „Automatisch“ wählen, mit Sicherung des alten Standes. Verwertbare CMS-Rechercheergebnisse, Übersetzungen, Herstellerkorrekturen und das Veröffentlichen vorhandener Übersetzungsentwürfe speichern auch im Modus „Nachfragen“ direkt mit Sicherung; „Nur lesen“ sperrt sie. Recherche und Übersetzungen behalten vorhandene Veröffentlichungsstände beim Speichern. Die Werkzeugliste nennt diese Wirkung ausdrücklich. Korrekturen an importierten Eingangsrechnungen brauchen immer Ihren Klick. Die Rechnung und eine gegebenenfalls vorgesehene Zahlung speichern Sie im Importfenster.

Die Rechte Ihres OfficeOmni-Benutzers gelten auch für die KI. Listenpreise und die Verkaufspreise der Artikelsuche brauchen „Preise sehen“; bereits erzielte Preise aus Belegen sieht sie mit „Dokumente: Anzeigen“. Einkaufspreise und Marge brauchen zusätzlich „Einkaufspreise sehen“. Die Rolle „Lager / Versand“ sieht auch über die KI keine Verkaufsbelege, E-Mails und eBay-Daten. Abschnitte ohne Recht werden als nicht sichtbar genannt.

OfficeOmni AI läuft auf Ihrem Rechner und liest mit Ihrer Anmeldung. Was die KI für eine Antwort abruft, wird Teil Ihres Gesprächs und vom Anbieter Ihres KI-Programms nach den Bedingungen Ihres Zugangs verarbeitet. OfficeOmni gibt dabei schmale Feldlisten heraus, nie ganze Tabellen. Mit dem Kundendatenschutz gehen die Namen und Kontaktdaten Ihrer Kunden nur als Platzhalter hinaus. Mit einem lokalen Modell, etwa in LM Studio, bleibt auch das Gespräch auf Ihrem Rechner.

Ja, mit dem Kundendatenschutz: Unter „Einstellungen › OfficeOmni AI (MCP)“ schalten Sie „Kundendaten schützen“ ein. Er ist standardmäßig aus und gilt ab dem nächsten Aufruf, ohne Neustart. Namen, Anschriften, E-Mail-Adressen, Telefon-, Bank- und Steuernummern Ihrer Kunden erscheinen dann als Platzhalter wie K-17 oder [E-Mail K-17] – auch in Betreffzeilen, Notizen und Verwendungszwecken. K-17 steht für die Kunden-Id 17; mit dieser Id kann die KI den Kunden in OfficeOmni öffnen. Beträge, Artikel, Belegnummern, Mengen und Termine bleiben erhalten. Was Sie selbst in den Chat schreiben oder dort anhängen, wird dadurch nicht geschützt.

Aus den Platzhaltern allein nicht: K-17 ist die Kunden-Id aus Ihrer OfficeOmni-Datenbank, zuordnen kann sie nur Ihr OfficeOmni. Datenschutzrechtlich ist das eine Pseudonymisierung. Den Namen sehen Sie, wenn die KI den Kunden in OfficeOmni öffnet – auf Ihrem Bildschirm, nicht im Chat.

OfficeOmni AI ist ab Starter und in der Demo enthalten und verbraucht kein KI-Guthaben – auch nicht für DeepSearch, Kontierungsvorschläge, freigestellte Produktfotos oder den Live-Chat. Basis enthält keine KI-Funktionen; dort meldet jedes Werkzeug „tarif_gesperrt“. Ihr KI-Programm läuft über Ihren eigenen Zugang; seine Kosten rechnet Ihr KI-Anbieter ab. KI-Guthaben brauchen nur der KI-Assistent im Programm und die KI-Bildbearbeitung in der Cloud – mehr dazu auf der Preisseite unter „KI-Kosten“.

Nennen Sie vollständige Dateipfade oder einen Ordner auf diesem Rechner: je Aufruf höchstens 50 PDFs mit je 50 MB, im Ordner ohne Unterordner. Weitere Dateien können demselben Import hinzugefügt werden. Anhänge im KI-Chat erreichen den lokalen Server nicht; dann öffnet die KI das Importfenster und Sie ziehen die PDFs hinein. Lesen und Öffnen braucht „Belege: Anzeigen“, Starten und Vorschlagen „Belege: Erstellen“. Kontierungsfragen beantworten Sie; übernommen und gespeichert wird im Importfenster.

Ja, jederzeit: in OfficeOmni unter „Einstellungen › OfficeOmni AI (MCP)“ das Häkchen „MCP aktiv“ entfernen – oder im Abschnitt „KI · MCP“ der rechten Seitenleiste auf den Aus-Knopf. Es gilt sofort und ohne Neustart; die KI erhält bei jeder Anfrage den Hinweis, dass der Zugang ausgeschaltet ist. „Entfernen“ auf derselben Seite trägt den Server zusätzlich aus allen KI-Programmen aus.

Ja. Der Abschnitt „KI · MCP“ der rechten Seitenleiste zeigt, welches KI-Programm verbunden ist, was es zuletzt aufgerufen hat und wie oft heute. Unter „Einstellungen › OfficeOmni AI (MCP)“ stehen die letzten Aufrufe mit Zeit, Dauer, Ergebnis und Programm. Aufgezeichnet werden nur diese Angaben, keine Inhalte – und nur auf Ihrem Rechner.

Der KI-Assistent steckt im Programm und rechnet nach Verbrauch über KI-Guthaben ab, mit einem monatlichen Freibetrag je Tarif. OfficeOmni AI bringt OfficeOmni zu Ihrer KI: Sie arbeiten in Ihrem eigenen KI-Programm oder im Live-Chat, mit fertigen Abläufen und mit Aufgaben wie Website-Pflege und Produktfotos – ohne KI-Guthaben.