OfficeOmni AI – Dokumentation

Schnellstart: OfficeOmni AI verbinden

1. OfficeOmni starten und anmelden. Falls nötig, zuerst OfficeOmni herunterladen und einen Zugang einrichten. Lassen Sie OfficeOmni geöffnet – Ihre KI arbeitet mit dieser Anmeldung.
2. Unter Einstellungen › OfficeOmni AI (MCP) in der Zeile „Server“ auf „Installieren“ klicken – ist er schon da, auf „Aktualisieren“ (ab Fassung 0.15.0).
3. Unter „KI-Programme“ bei Ihrem Programm auf „Eintragen“ klicken. Welche Programme das sind, steht unter KI-Programme.
4. Das KI-Programm vollständig beenden und neu starten. Den Server „officeomni“ zulassen, wenn es danach fragt.
5. In OfficeOmni auf „Verbindung prüfen“ klicken. Danach im KI-Programm schreiben: „Was muss ich heute erledigen?“

Ohne eigenes KI-Programm geht es auch im Live-Chat von OfficeOmni. Für Masken, Vorschläge, Website-Pflege, Artikelbilder, den Rechnungsimport und Arbeitsentwürfe geben Sie zusätzlich die Steuerung frei. Fehlen Werkzeuge oder Daten, hilft die Fehlerbehebung.

Überblick

OfficeOmni AI verbindet Ihre KI mit OfficeOmni. Ein kleines Programm auf Ihrem Rechner – der OfficeOmni-MCP-Server – gibt ihr Werkzeuge und fertige Abläufe. Es spricht über das offene Model Context Protocol (MCP) mit Ihrem KI-Programm, arbeitet mit der Anmeldung und der aktiven Firma der geöffneten OfficeOmni und prüft vor jedem Aufruf Ihre Rechte.

liestNachschlagen

Kunden, Belege, offene Posten, Lager, Einkauf, Versand, E-Mails und Umsatz lesen und auswerten – mit den Zahlen aus OfficeOmni. 83 Werkzeuge.

steuert OfficeOmniÖffnen und zeigen

In der geöffneten OfficeOmni Module, Kunden und Belege öffnen, Angebote vorbereiten und PDF-Rechnungsimporte begleiten. Gespeichert wird mit Ihrem Klick. 19 Werkzeuge.

Vorschlag zur FreigabeVorlegen

Website-Texte, Übersetzungen, Rechercheergebnisse, Produktfotos und Rechnungskorrekturen als Vorschlag vorlegen – übernommen wird nach Ihrer Freigabe. 7 Werkzeuge.

nur auf Ihrem RechnerRechnen und notieren

Produktfotos bearbeiten, Maßnahmen vormerken und Arbeitsentwürfe lokal speichern, ändern oder verwerfen. Die fachliche Aktion eines Arbeitsentwurfs bestätigen Sie selbst im Entwurfscenter. 8 Werkzeuge, dazu eines, das nach Ihrer Zustimmung das Freistell-Modell lädt.

speichert mit SicherungWebsite ändern

Hersteller, Übersetzungen und Rechercheergebnisse über die dafür vorgesehenen Website-Werkzeuge direkt speichern oder veröffentlichen. Im Modus „Nur lesen“ gesperrt; auch im Modus „Nachfragen“ erfolgt bei diesen Werkzeugen kein zusätzlicher Freigabeklick. 6 Werkzeuge.

führt Freigegebenes ausZahlungen zuordnen

Zuordnungsentwürfe im Bankabgleich ausführen – nur, was Sie in OfficeOmni freigegeben haben oder was Ihr Modus „Automatik für eindeutige Fälle“ deckt, mit eingeschalteter Steuerung und Ihrem Recht, Zahlungen zu buchen. Vorher wird frisch geprüft; den Modus und Freigaben setzt die KI nie. 3 Werkzeug.

Dazu liefert der Server das OfficeOmni-Handbuch als MCP-Ressourcen (officeomni://handbuch/…) – wie die Abläufe auch ohne Anmeldung. Werkzeuge laufen nur mit der geöffneten, angemeldeten OfficeOmni.

Voraussetzungen

• Windows 10 oder 11 (64 Bit).
• OfficeOmni ab Starter oder die Demo – im Tarif Basis ist OfficeOmni AI gesperrt. OfficeOmni muss geöffnet und angemeldet sein; die Rechte dieses Benutzers und die dort aktive Firma gelten auch für die KI.
• Der OfficeOmni-AI-Server ab Fassung 0.15.0, installiert unter Einstellungen › OfficeOmni AI (MCP). Er braucht die .NET-10-Laufzeit; der OfficeOmni-Installer richtet sie ein.
• Ein KI-Programm, das lokale MCP-Server einbindet (siehe KI-Programme) – oder der Live-Chat mit Codex oder Claude Code.
• Mit einem lokalen SQL Server: eine Datenbankverbindung mit Windows-Authentifizierung. In der Cloud ist nichts weiter nötig.
• Für Masken, Vorschläge, Website-Pflege, Artikelbilder, den PDF-Rechnungsimport und Arbeitsentwürfe: die Freigabe „Ihre KI darf OfficeOmni steuern“ (siehe Einrichten).
• Für die Website-Pflege: der Website-Bereich von OfficeOmni mit gespeicherter Anmeldung.
• Für Fotos mit dunklem oder unruhigem Hintergrund: das Freistell-Modell BiRefNet (973 MB, MIT-Lizenz). Die KI lädt es erst nach Ihrer Zustimmung; es braucht beim Rechnen etwa 7 GB Arbeitsspeicher, Rechner mit weniger als 11 GB werden abgelehnt.
• Kein KI-Guthaben: OfficeOmni AI ist ab Starter enthalten. Die Kosten Ihres KI-Programms rechnet Ihr KI-Anbieter ab – mehr unter KI-Kosten.

KI-Programme

OfficeOmni trägt sich mit einem Klick in diese Programme ein – unter Einstellungen › OfficeOmni AI (MCP), Tabelle „KI-Programme“. Geändert wird nur der Eintrag „officeomni“; vor der ersten Änderung sichert OfficeOmni die Datei als *.vor-officeomni.bak.

Gefunden heißt: Das Programm wurde auf diesem Windows-Konto schon benutzt – sein Konfigurationsordner existiert; bei ChatGPT / Codex genügt auch die ChatGPT- oder Codex-App aus dem Microsoft Store. Programme, die OfficeOmni nicht findet, stehen unter „Nicht gefunden: …“; für sie legt OfficeOmni nichts an. Je Programm zeigt die Tabelle den Stand – eingetragen (und verbunden), noch nicht eingetragen, eigener Eintrag, von Hand – und einen passenden Knopf.

Entwicklerprogramme (Claude Code, Cursor, Gemini CLI, VS Code (Copilot), Windsurf) begrenzen teils die Zahl aktiver Werkzeuge. OfficeOmni AI bringt 127 mit – nicht benötigte wählen Sie dort ab.

Nicht möglich sind der normale ChatGPT-Chat und Chats im Browser: Sie binden nur Server im Internet ein und starten keine Programme auf Ihrem Rechner. Ein Zugang über das Internet ist geplant. Ebenfalls nicht dabei ist Copilot in Windows (Vorabfassung mit eigener Agentensitzung). Jedes andere Programm, das lokale MCP-Server einbindet, nimmt den Standardeintrag.

Einrichten

In OfficeOmni

Alles steht unter Einstellungen › OfficeOmni AI (MCP):

Verbindung prüfen

1. Ist der Zugang eingeschaltet?
2. Startet der Server – und in welcher Fassung?
3. In welche KI-Programme ist er eingetragen?
4. Wer ist in OfficeOmni angemeldet?
5. Antwortet die Steuerleitung zwischen Server und OfficeOmni?

Bei der Installation

Im OfficeOmni-Installer lässt sich „OfficeOmni mit Claude verbinden“ anhaken, auf Wunsch mit „Claude darf Fenster öffnen (speichert nie)“. Der Installer merkt das nur vor: Beim nächsten Start installiert OfficeOmni den Server in Ihrem Windows-Konto und trägt ihn in Claude Desktop ein. Andere KI-Programme tragen Sie danach in der Tabelle ein.

Aktualisieren und entfernen

Mit „Updates beim Start automatisch installieren“ in den App-Einstellungen hält OfficeOmni auch den Server aktuell – sobald die neue Fassung zu Ihrer OfficeOmni passt. Laufende KI-Programme starten Sie danach neu. Die Seitenleiste meldet eine ältere laufende Fassung. „Entfernen“ unter Einstellungen › OfficeOmni AI (MCP) trägt den Server überall aus.

Von Hand eintragen

So sieht der Eintrag aus, den OfficeOmni schreibt. Am einfachsten holen Sie ihn mit „Eintrag kopieren“ – dann steht Ihr Benutzerordner schon im Pfad. Sonst ersetzen Sie IHR-WINDOWS-BENUTZER durch Ihren Benutzerordner; nicht jedes Programm löst %LOCALAPPDATA% auf.

JSON mit „mcpServers“ – Claude Desktop, Cursor, Gemini CLI, LM Studio, Windsurf und andere

{
  "mcpServers": {
    "officeomni": {
      "command": "C:\\Users\\IHR-WINDOWS-BENUTZER\\AppData\\Local\\OfficeOmni\\Mcp\\OfficeOmni.Mcp.exe",
      "args": [],
      "env": {
        "OO_MCP_MODUS": "auto"
      }
    }
  }
}

JSON mit „servers“ und „type“ – VS Code (Claude Code: „mcpServers“, ebenfalls mit „type“)

{
  "servers": {
    "officeomni": {
      "type": "stdio",
      "command": "C:\\Users\\IHR-WINDOWS-BENUTZER\\AppData\\Local\\OfficeOmni\\Mcp\\OfficeOmni.Mcp.exe",
      "args": [],
      "env": {
        "OO_MCP_MODUS": "auto"
      }
    }
  }
}

TOML – ChatGPT / Codex, Datei config.toml

[mcp_servers.officeomni]
command = 'C:\Users\IHR-WINDOWS-BENUTZER\AppData\Local\OfficeOmni\Mcp\OfficeOmni.Mcp.exe'
args = []
env = { OO_MCP_MODUS = "auto" }

• OO_MCP_MODUS=auto heißt: Datenquelle und Firma nimmt der Server aus der geöffneten OfficeOmni. In die Konfiguration gehören weder Firma noch Zugangsdaten. Den Wert kennt der Server ab Fassung 0.15.0 – ältere Fassungen zuerst aktualisieren.
• Bestehende Einträge, Server und Einstellungen in der Datei lassen Sie stehen; ergänzt wird nur der Eintrag „officeomni“.
• Nach jeder Änderung das KI-Programm vollständig neu starten.

Live-Chat

Der Live-Chat bringt Ihre KI in ein Fenster von OfficeOmni: „Live-Chat öffnen“ im Abschnitt „KI · MCP“ der rechten Seitenleiste öffnet „Live-Chat · OfficeOmni“. Im Fenster wählen Sie Codex (Vorgabe) oder Claude; der Live-Chat nutzt dafür die Codex-CLI bzw. Claude Code mit Ihrer vorhandenen Anmeldung dort. Kosten entstehen nur bei Ihrem KI-Anbieter, nicht als KI-Guthaben.

Die OfficeOmni-Skills

14 geprüfte Arbeitsanleitungen bringt der Live-Chat mit. Die KI kennt sie und nutzt sie selbst, wenn sie passen; mit „Skills“ oder „/“ am Anfang der Eingabe geben Sie einen für die nächste Nachricht fest vor. Die Skills gibt es nur im Live-Chat – in anderen KI-Programmen übernehmen die Abläufe diese Rolle.

Erste Fragen

Sie schreiben Ihrer KI, was Sie wissen oder erledigen wollen – die Werkzeuge wählt sie selbst. Einige Beispiele mit den Namen aus den Vorführdaten:

• „Was muss ich heute erledigen?“get_daily_briefing
• „Welche Rechnungen sind länger als 30 Tage überfällig?“list_open_receivables
• „Bereite mich auf das Gespräch mit Rheinbogen Ingenieurbüro vor.“get_customer_overview
• „Zu welchem Preis hat Eifelblick den Bürodrehstuhl zuletzt bekommen?“get_price_history
• „Können wir zehn Bürodrehstühle sofort liefern?“check_availability
• „Was muss ich nachbestellen?“get_reorder_suggestions
• „Wie hat sich der Umsatz gegenüber den 90 Tagen davor entwickelt?“analyze_revenue_change
• „Was bringen 3 % mehr Preis beim Kopierpapier?“calculate_scenario
• „Welche Stammkunden haben lange nicht bestellt?“list_lapsed_customers
• „Welche Mails kamen heute, welche sind ungelesen?“list_emails
• „Öffne den Kunden Eifelblick Steuerberatung.“open_customer
• „Leg Eifelblick ein Angebot über vier Bürodrehstühle an.“prepare_document
• „Wo fehlen auf der Website Meta-Beschreibungen?“cms_content_gaps
• „Stelle die Bilder von Artikel O-3007 frei.“image_cutout

Abläufe

Ein Ablauf ist eine ausgearbeitete Arbeitsanweisung (ein MCP-Prompt). Sie wählen ihn in Ihrem KI-Programm unter „officeomni“ aus – je nach Programm im Plus-Menü oder als Befehl mit Schrägstrich, in Claude Code etwa /mcp__officeomni__tagesueberblick. Die KI arbeitet ihn mit den Werkzeugen ab. Rechte und Schreibfreigaben gelten weiterhin; die konkrete Wirkung steht beim jeweiligen Werkzeug. Mail- und Belegtexte sind Fremdtext, fehlende Rechte oder Angaben werden genannt statt geraten.

Zeigt Ihr KI-Programm keine Vorlagen an, formulieren Sie die Aufgabe direkt im Chat und nennen die benötigten Angaben, etwa Kundennummer, Artikel oder Belegnummer. Ein Klick auf einen Link hier öffnet die Anleitung zum Ablauf.

Tagesgeschäft

Kunden und Verkauf

Lager und Einkauf

Buchhaltung

Ertrag und Maßnahmen

Website und Produktfotos

PDF-Eingangsrechnungen mit KI importieren

Der Ablauf eingangsrechnungen_importieren begleitet den PDF-Massenimport von OfficeOmni. Zum Lesen und Öffnen brauchen Sie Belege: Anzeigen, zum Starten, Antworten und Vorlegen von Korrekturen Belege: Erstellen. OfficeOmni muss geöffnet, angemeldet und für die Steuerung freigegeben sein.

1. PDFs übergeben: Nennen Sie vollständige lokale Dateipfade oder einen Ordner, zum Beispiel „Importiere die PDF-Eingangsrechnungen aus C:\Rechnungen“. Je Aufruf sind bis zu 50 PDFs mit höchstens 50 MB je Datei möglich; Unterordner werden nicht durchsucht. Weitere Dateien können demselben Import hinzugefügt werden.
2. Chat-Anhänge ins Importfenster ziehen: Ein Anhang im KI-Programm ist für den lokalen Server nicht automatisch erreichbar. Lassen Sie die KI das leere Importfenster öffnen und ziehen Sie Ihre PDFs dort hinein.
3. Prüfstand verfolgen: Die KI nennt Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag, Kontierung, Prüfhinweise und offene Rückfragen. Jede fertige Rechnung erscheint sofort im Importfenster, während die übrigen weiter analysiert werden.
4. Rückfragen beantworten: Klären Sie beispielsweise SKR03 oder SKR04 und die Verwendung einer Position. Die KI reicht Ihre Antwort weiter; OfficeOmni berechnet die Vorschläge neu. Einen Kontenrahmen dauerhaft für Ihre Firma zu speichern, entscheiden Sie im Programm.
5. Korrekturen prüfen und speichern: Die KI legt Angaben und Kontierungen als Vorschlag vor – die Konten nimmt sie aus dem Kontenfinder, also aus Ihrem Firmenplan im DATEV-Kontenrahmen des Belegjahrs. Jede Übernahme erfordert Ihren Klick; die Rechnung speichern Sie selbst im Importfenster. Bankverbindung und Zahlungen ändern Sie dort selbst.

Die Kontierungsvorschläge erstellt OfficeOmni wie beim PDF-Massenimport im Programm; sie verbrauchen kein KI-Guthaben. Die KI kann einen Import auf Ihren Wunsch abbrechen oder wieder fortsetzen – auch nach einem Neustart von OfficeOmni. Bei stand_veraltet muss sie den aktuellen Entwurf erneut lesen, bevor sie eine Korrektur vorlegt.

Im Entwurf sieht die KI die IBAN nur maskiert sowie Kontenrahmen, Belegjahr und Zahlungsvorschau. Ob Beträge, Steuer, Kontierung und Dublettenhinweise stimmen, prüfen Sie vor dem Speichern.

Werkzeuge

Jedes Werkzeug läuft mit der Anmeldung der geöffneten OfficeOmni und prüft vor dem Aufruf das Recht Ihres Benutzers (Spalte „Recht“, Namen wie in der Rechteverwaltung von OfficeOmni). Werkzeuge mit „Steuerung freigeben“ arbeiten über das geöffnete Programm und brauchen zusätzlich die Freigabe „Ihre KI darf OfficeOmni steuern“.

Kein Werkzeug passt zu dieser Suche.

Steuern und Freigaben

„Steuert OfficeOmni“ heißt: Die KI öffnet über eine lokale Leitung, die nur Ihr Windows-Benutzer öffnen kann, eine Maske in der geöffneten OfficeOmni. OfficeOmni prüft dabei Freigabe, Anmeldung und Recht ein zweites Mal und meldet jede Aktion mit einem Hinweis. Nummer, Summen und Steuer eines Belegs rechnet wie immer OfficeOmni; ein vorbereiteter Beleg ist erst gespeichert, wenn Sie in OfficeOmni speichern.

Dauerhafte Arbeitsentwürfe: Die KI kann Entwürfe für E-Mails, Termine, Aufgaben, Bestellungen, Umbuchungen und Belege lokal speichern, ändern oder verwerfen. Sie bleiben nach einem Neustart erhalten, getrennt nach Firma und Benutzer. OfficeOmni prüft die jeweiligen Modulrechte und Datenbezüge. Erst Ihre Bestätigung im Entwurfscenter öffnet den zugehörigen Editor oder Dialog, legt einen Termin oder eine Aufgabe an beziehungsweise erstellt eine Bestellung im Status Entwurf. Ein gespeicherter Arbeitsentwurf ist noch kein gebuchter Beleg; E-Mails werden dadurch nicht versendet. Bestätigen kann nur der Mensch – kein Werkzeug der KI.

Website-Texte und Produktfotos legt die KI als Vorschlag vor. Was damit geschieht, bestimmt der Schreibmodus – umstellen können ihn nur Sie, in der Live-Leiste des Website-Bereichs bzw. im Bilderfenster von OfficeOmni. Die KI selbst kann ihn nicht ändern.

Ausnahme bei bestimmten Website-Werkzeugen: cms_set_manufacturer, cms_set_gtin, cms_save_translations, cms_publish_translations, cms_save_research und cms_deepsearch_result speichern direkt mit Sicherung, auch im Modus „Nachfragen“. „Nur lesen“ sperrt diese Änderungen. Beim Speichern von Übersetzungen und Rechercheergebnissen bleibt ein bestehender Veröffentlichungsstatus erhalten: Bereits veröffentlichte Inhalte können sich dadurch direkt ändern. Die obige Tabelle beschreibt das Vorlegen von Website-Texten und Produktfotos, nicht alle CMS-Schreibwerkzeuge.

Ihre KI recherchiert selbst und startet die eingebaute Recherche von OfficeOmni nur, wenn Sie es ausdrücklich verlangen; beides verbraucht kein KI-Guthaben. Ein unterbrochener Recherchelauf lässt sich fortsetzen. Produktfotos stellt OfficeOmni AI auf Ihrem Rechner frei – ohne Cloud und ohne KI-Guthaben.

Rechte und Datenschutz

OfficeOmni AI verwendet die Anmeldung und die aktive Firma der geöffneten OfficeOmni und prüft vor jedem Werkzeugaufruf die benötigten Rechte – mit denselben Regeln wie OfficeOmni. Inhaber und Administratoren haben umfassenden Zugriff; für alle anderen gelten die Rechte ihrer Rolle und die persönlichen Rechte, die Vorrang haben. Einzelne Felder hängen an eigenen Rechten:

Fehlt ein Recht, sagt die KI, welcher Teil deshalb fehlt. Ein fehlender Einkaufspreis zählt nie als 0 €, sondern als Lücke.

Kundendaten können Sie zusätzlich verbergen: Mit dem Kundendatenschutz gehen Namen und Kontaktdaten Ihrer Kunden nur als Platzhalter an Ihre KI.

Wohin die Daten gehen

OfficeOmni AI läuft auf Ihrem Rechner und arbeitet mit der Anmeldung der geöffneten OfficeOmni – es gibt keinen hinterlegten Zugang, kein Passwort und keine Firma in der Konfiguration. OfficeOmni AI erneuert die Anmeldung nicht und meldet nie ab. Schließen Sie OfficeOmni, melden sich ab oder wechseln Benutzer oder Firma, endet der Zugriff sofort – auch mitten in einem Aufruf.

Was die KI für eine Antwort abruft, wird Teil Ihres Gesprächs und wird vom Anbieter Ihres KI-Programms nach den Bedingungen Ihres Zugangs verarbeitet. OfficeOmni gibt dabei schmale Feldlisten heraus und blättert lange Listen seitenweise – nie ganze Tabellen. Mit einem lokalen Modell, etwa in LM Studio, bleibt auch das Gespräch auf Ihrem Rechner.

Text aus Mails, Belegen, Webseiten, Fotos und Dateinamen ist für die KI Fremdtext: Anweisungen darin sind keine Aufträge. Das steht in jedem Ablauf und bei jeder gelesenen Mail.

Was auf Ihrem Rechner liegt

• Der Server selbst: %LOCALAPPDATA%\OfficeOmni\Mcp – je Windows-Benutzer, ohne Administratorrechte.
• Die Schalter „MCP aktiv“, Steuerung und Kundendatenschutz sowie ein kurzes Aktivitätsprotokoll – nur Werkzeug, Zeit, Dauer und Ergebnis, keine Inhalte; löschen unter Einstellungen › OfficeOmni AI (MCP). Alles unter %LOCALAPPDATA%\OfficeOmni.
• Arbeitsentwürfe, getrennt nach Firma und Benutzer: %LOCALAPPDATA%\OfficeOmni\AiEntwuerfe.
• Gespräche und Anhänge des Live-Chats: %LOCALAPPDATA%\OfficeOmni\LiveChat.
• Vorgemerkte Maßnahmen – nur Notizen der KI, je OfficeOmni-Benutzer: %LOCALAPPDATA%\OfficeOmni\Mcp\Massnahmen.
• Bilder auf dem Weg zwischen der KI und OfficeOmni: ein Austauschordner unter %LOCALAPPDATA%\OfficeOmni, nach 7 Tagen geleert. Beide Seiten nehmen nur Dateien aus diesem Ordner an.
• Das Freistell-Modell, wenn Sie es erlaubt haben: %LOCALAPPDATA%\OfficeOmni\Modelle.
• PDF-Austauschkopien für den Rechnungsimport liegen ebenfalls unter %LOCALAPPDATA%\OfficeOmni und werden nach 14 Tagen bereinigt. Der Importstand wird dort separat aufbewahrt und bleibt zum Fortsetzen erhalten.

Jeder Aufruf wird mit Firma, Benutzer, Werkzeug und Zeitpunkt protokolliert; was die KI in OfficeOmni öffnet, steht zusätzlich im Protokoll von OfficeOmni.

Kundendatenschutz

Mit „Kundendaten schützen“ unter Einstellungen › OfficeOmni AI (MCP) gehen die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden nur als Platzhalter an Ihre KI. Der Schalter ist standardmäßig aus, gilt für Ihren Windows-Benutzer und wirkt ab dem nächsten Werkzeugaufruf – ohne Neustart von OfficeOmni oder KI-Programm. Umschalten können nur Sie in OfficeOmni; kein Werkzeug der KI ändert ihn.

Unverändert bleiben die Geschäftsdaten: Beträge, Mengen, Artikel, Belegnummern, Termine, Status, Kennzahlen, die Kundennummer und das Land, das die Steuerlogik braucht. Ihre KI rechnet, prüft und bereitet Angebote deshalb weiter vor. Mit dem Platzhalter arbeitet sie weiter: get_customer, get_customer_overview, open_customer und jedes customerId nehmen K-17 als Kunden-Id. open_customer zeigt den Kunden in OfficeOmni – mit Namen, auf Ihrem Bildschirm; in den Chat geht weiter nur K-17.

Wo der Schutz greift

• In jeder Antwort jedes Werkzeugs: Text, Tabellen und strukturierte Daten laufen durch dieselbe Stelle – auch bei Werkzeugen, die später dazukommen.
• Im Freitext: Kundennamen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN und USt-IdNr. werden auch in Betreffzeilen, Notizen, Verwendungszwecken und Meldungen ersetzt; „Frau Lang“ wird zu „Frau K-17“. Signaturen und Zitate in Mails fallen weg.
• In Fehlermeldungen und in den Aufrufen, die das Protokoll Ihres KI-Programms mitschreibt.
• Warenbezeichnungen bleiben, wie sie sind: „Farbe Schwarz“ bleibt „Farbe Schwarz“, auch wenn ein Kunde Schwarz heißt.

Im Zweifel keine Antwort

Kann OfficeOmni AI die Kundenliste nicht laden, läuft das Werkzeug nicht und es geht keine Antwort hinaus – nur die Meldung kundendatenschutz. Neue und geänderte Kunden kennt der Schutz nach höchstens zehn Sekunden, neue Ansprechpartner nach spätestens zehn Minuten; Namen in Feldern, die zu einer Kunden-Id gehören, sind sofort geschützt.

Grenzen

• Der Schutz gilt für die Daten Ihrer Kunden. Lieferanten, Ihre eigene Firma und Ihre Mitarbeiter betrifft er nicht.
• Was Sie selbst in den Chat schreiben oder dort anhängen, liest die KI so, wie Sie es schreiben.
• Personen, die weder Kunde noch Ansprechpartner sind, erkennt OfficeOmni im freien Text an der Anrede („Herr …“) oder als Absender, Empfänger und Auftraggeber – ein nackter Name in einer Notiz bleibt stehen.
• Produktfotos der Bildwerkzeuge bleiben unverändert.
• Die Platzhalter sind eine Pseudonymisierung: Ihr OfficeOmni kann K-17 jederzeit wieder einem Kunden zuordnen. Das ist gewollt – nur so kann die KI mit dem Kunden weiterarbeiten.

Geprüft wird das mit einem automatischen Test: Er ruft die Werkzeuge mit einem Musterkunden auf, dessen Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Bankverbindung und USt-IdNr. in Belegen, Notizen, Mails und einem Bankumsatz stehen. Mit Schutz darf nichts davon in einer Antwort oder Fehlermeldung auftauchen; ohne Schutz muss es erscheinen – sonst prüfte der Test nichts.

Fehlerbehebung

Prüfen Sie zuerst unter Einstellungen › OfficeOmni AI (MCP) mit „Verbindung prüfen“: Zugang, Server, Eintrag in Ihren KI-Programmen, Anmeldung und Steuerleitung. Nach Änderungen an der Konfiguration starten Sie Ihr KI-Programm vollständig neu. Fehlt nur eine Vorlagen-Auswahl, stellen Sie die Aufgabe direkt im Chat. Die Werkzeugantworten nennen einen Code – hier steht, was er bedeutet.

Verbindung und Anmeldung

Einrichtung und Fassungen

Schalter, Rechte und Tarif

Werkzeugaufrufe

PDF-Rechnungsimport

Website

Produktfotos

Häufige Fragen