Rechnungen in OfficeOmni für Windows
E-Rechnung und XRechnung erstellen mit OfficeOmni
Erstellen Sie E-Rechnungen und XRechnungen in der OfficeOmni-App für Windows: Rechnungsdaten erfassen, XML erzeugen und exportieren, lokal mit KoSIT prüfen und per E-Mail versenden. Testen Sie den Ablauf 30 Tage kostenlos.
- XRechnung-XMLStrukturierte Daten aus Ihrem Beleg
- KoSIT-PrüfungRegeln und Fehler direkt nachvollziehen
- Einzel- und StapelprüfungMit Excel-Übersicht für mehrere Belege
So sieht die E-Rechnungsprüfung in der App aus
Sie sehen den Prüfstatus am Beleg, können den Bericht öffnen und konkrete Hinweise auf die Rechnungsdaten zurückführen. Diese Bilder zeigen die echten WPF-Oberflächen der Anwendung mit Beispieldaten.
XRechnung, ZUGFeRD oder PDF: die Unterschiede
Eine elektronische Datei ist noch keine E-Rechnung. Entscheidend sind strukturierte Rechnungsdaten und das passende Format für Ihren Empfänger.
| Format | Inhalt | Wofür geeignet? | Worauf achten? |
|---|---|---|---|
| XRechnung | Strukturierte XML, ohne verpflichtende PDF-Ansicht | Öffentliche Auftraggeber und B2B-Empfänger, die XRechnung akzeptieren | EN 16931, deutsche Geschäftsregeln, benötigte Referenzen und Empfängeranforderungen |
| ZUGFeRD | PDF/A-3 mit eingebetteter Rechnungs-XML | Lesbare Rechnung und maschinenlesbare Daten in einer Datei | Geeignetes Profil und vollständige Formatkonformität; MINIMUM und BASIC-WL reichen für die B2B-Regelung nicht aus |
| Gewöhnliche PDF | Lesbare Darstellung ohne strukturierten Rechnungsdatensatz | Sonstige Rechnung, soweit Übergangsfrist oder Ausnahme greift | Ein PDF, Foto oder Scan allein ist keine E-Rechnung im Sinne der B2B-Regelung |
Welche Ausgabe bietet OfficeOmni?
OfficeOmni erzeugt aus Ihren Belegdaten ein Format: XML mit dem XRechnung-Profil im CII-Format. Die Datei lässt sich separat exportieren und in die Beleg-PDF einbetten. Eine Ausgabe als UBL-XML oder als geprüfte ZUGFeRD-Datei (PDF/A-3) gibt es nicht. Die lokale KoSIT-Prüfung bewertet die XML; sie prüft keine PDF/A-Konformität der PDF.
XRechnung oder ZUGFeRD: was verlangt Ihr Empfänger?
- Öffentlicher Auftraggeber oder Portal verlangt XRechnung: Exportieren Sie die XML und übermitteln Sie sie auf dem vorgegebenen Weg. Pflegen Sie vorher die Leitweg-ID am Kunden.
- Geschäftskunde ohne Formatvorgabe: Klären Sie, ob der Empfänger XRechnungs-XML verarbeitet, und senden Sie die XML.
- Empfänger wünscht eine Datei mit lesbarer Rechnung und Daten: Die Ausgabe „E-Rechnung-in-PDF“ enthält die Beleg-PDF mit eingebetteter XML. Sie ist nicht als ZUGFeRD-Datei geprüft. Lassen Sie sich vor dem ersten Versand bestätigen, dass der Empfänger sie einlesen kann, oder senden Sie die XML separat.
Wie eine solche XML aussieht, zeigt ein fiktives, von Hand erstelltes XRechnungs-Beispiel mit dem zugehörigen KoSIT-Prüfbericht und dem Prüfnachweis als Textdatei. Es ist kein Export aus OfficeOmni. Den Ablauf im Programm beschreibt die Anleitung XRechnung erstellen.
In vier Schritten zur geprüften E-Rechnung
Erfassen Sie die Rechnung im vertrauten Belegablauf. Stammdaten, Positionen und Konditionen fließen in die strukturierte Ausgabe ein.
Rechnung anlegen
Erstellen Sie eine Rechnung direkt oder übernehmen Sie die Daten aus einem Angebot oder Auftrag. Prüfen Sie Kunde, Rechnungsnummer, Datum, Leistungszeitraum und Positionen.
Angaben vervollständigen
Ergänzen Sie Anschriften, Steuerangaben, Zahlungsinformationen und erforderliche Referenzen. Für Behörden pflegen Sie die vom Auftraggeber vorgegebene Leitweg-ID am Kunden.
XML technisch prüfen
Starten Sie die Prüfung im Beleg oder in der Belegvorschau. Lesen Sie Fehler, Warnungen und Regelhinweise, korrigieren Sie die Daten und prüfen Sie erneut. Nach dem Speichern wird ebenfalls geprüft, sofern das Prüfmodul eingerichtet ist.
Ausgabe kontrollieren und senden
Exportieren Sie die XML oder verwenden Sie den E-Mail-Ablauf des Belegs. Kontrollieren Sie Empfänger und Anhänge. Benötigt der Auftraggeber ein Portal, übermitteln Sie die Datei über dessen vorgesehenen Weg.
Diese Rechnungsdaten sollten vollständig sein
Die Pflichtangaben hängen vom Umsatz und vom geforderten Format ab. Neben den steuerlichen Angaben können Geschäftsregeln oder Ihr Auftraggeber weitere Daten verlangen.
- Absender und Empfänger
- Vollständige Namen und Anschriften, erforderliche steuerliche Kennungen sowie Kontaktdaten und elektronische Adressen, soweit verlangt.
- Rechnung und Leistung
- Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungsdatum oder Leistungszeitraum und gegebenenfalls Bezug zur Bestellung oder zu Vorbelegen.
- Positionen und Umsatzsteuer
- Beschreibung, Menge, Einheit, Preis, Zu- und Abschläge, Steuersatz beziehungsweise Steuerkategorie und gegebenenfalls der Grund einer Steuerbefreiung.
- Summen und Zahlung
- Nettobeträge, Steuerbeträge, Gesamtbetrag, Währung, Zahlungsbedingungen und die zur Zahlungsart passenden Angaben, etwa eine Bankverbindung.
- Käuferreferenz und Leitweg-ID
- Die vom Auftraggeber geforderte Käuferreferenz (BT-10). Im Behördenbereich ist das häufig die Leitweg-ID; im B2B-Bereich ist keine eigene Leitweg-ID erforderlich.
- Vorgaben des Empfängers
- Akzeptiertes Format, Bestell- oder Vertragsreferenz, Größenbeschränkungen und Versandweg. Ein technisch gültiges XML erfüllt nicht automatisch jede Portalvorgabe.
Prüfergebnisse, Stapelprüfung und Rechnungseingang
In der Einzelprüfung sehen Sie den Status und die zugehörigen Hinweise. Den ausführlichen HTML-Prüfbericht können Sie öffnen und speichern. Regelkennungen und Fehlerorte helfen dabei, fehlende oder unpassende Angaben zu finden.
Für mehrere markierte Belege bietet die Belegliste eine Stapelprüfung. Der Excel-Bericht enthält eine Übersicht je Beleg und ein eigenes Fehlerblatt. So können Sie Korrekturen gesammelt vorbereiten.
In der Belegvorschau stehen Export und Prüfung auch für Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen zur Verfügung. Bei einer Korrektur kontrollieren Sie insbesondere den Bezug zur ursprünglichen Rechnung.
Auch eingehende Rechnungen lassen sich im Rechnungsradar sichten: Der Leser erkennt direkte XML-Dateien und Rechnungs-XML in PDF-Dateien, darunter UBL und CII. Er liest unter anderem Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Bruttobetrag und Währung. Kontrollieren Sie die erkannten Daten am Original, bevor Sie sie übernehmen.
Zum Rechnungseingang und FinanzbereichRedaktionell geprüft am
E-Rechnungspflicht in Deutschland: 2025 bis 2028
Die umsatzsteuerliche E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich Rechnungen über Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Empfang und Ausstellung haben unterschiedliche Fristen.
- Seit 2025
E-Rechnungen empfangen
Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen für betroffene Umsätze empfangen können, auch Kleinunternehmer. Grundsätzlich reicht dafür ein E-Mail-Postfach.
- Bis Ende 2026
Übergangsfrist für alle Aussteller
Sonstige Rechnungen bleiben zulässig. Eine elektronische sonstige Rechnung, etwa eine gewöhnliche PDF, setzt die Zustimmung des Empfängers voraus; eine Papierrechnung nicht.
- Im Jahr 2027
Vorjahresumsatz entscheidet
Bei höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr bleibt die Übergangsfrist bis Ende 2027 bestehen. Auch bestimmte EDI-Verfahren dürfen bis dahin weiter genutzt werden.
- Ab 2028
E-Rechnung als Grundregel
Für alle betroffenen inländischen B2B-Umsätze gilt die E-Rechnung grundsätzlich. Die gesetzlichen Ausnahmen gelten weiterhin.
Welche Ausnahmen gibt es?
Unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise und Leistungen von Kleinunternehmern sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Für bestimmte steuerfreie Umsätze besteht ebenfalls keine E-Rechnungspflicht. B2C-Rechnungen an private Endkunden fallen nicht unter diese B2B-Regelung.
Für Behörden gelten eigene Vorgaben
Bei öffentlichen Auftraggebern (B2G) gelten zusätzliche Regelungen des Bundes oder der Länder. Klären Sie Leitweg-ID, Format und Übermittlungsweg beim Empfänger. Die B2B-Übergangsfrist hebt bereits bestehende Behördenvorgaben nicht auf.
Strukturierte Originaldaten aufbewahren
Rechnungen sind umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bewahren Sie den strukturierten Teil der E-Rechnung unversehrt in seiner ursprünglichen Form auf. Eine gedruckte Ansicht oder zusätzlich erzeugte PDF ersetzt die XML-Daten nicht. Stimmen Sie den Aufbewahrungsprozess mit Ihrer Buchhaltung ab.
Quellen zu Pflicht, Fristen und Ausnahmen: BMF: Fragen und Antworten zur E-Rechnung und § 14 UStG. Aufbewahrung: § 14b UStG. Behördenvorgaben: E-Rechnung beim Bund.
Häufige Fragen zu E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD
Antworten zu den Formaten, der Software, der KoSIT-Prüfung und den wichtigsten Fristen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für die deutsche B2B-Regelung muss sie die Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes erfüllen. Ein gewöhnliches PDF oder ein Scan ist eine sonstige Rechnung, auch wenn er per E-Mail verschickt wird.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist ein strukturierter XML-Datensatz nach den deutschen Vorgaben zur EN 16931. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF/A-3 mit eingebetteter Rechnungs-XML. Die Eignung als E-Rechnung hängt vom Profil ab; MINIMUM und BASIC-WL genügen der deutschen B2B-Regelung nicht. Empfängervorgaben bleiben maßgeblich.
ZUGFeRD oder XRechnung – welches Format brauche ich?
Maßgeblich ist, was Ihr Empfänger verarbeiten kann. Öffentliche Auftraggeber geben das Format und den Übermittlungsweg vor, häufig XRechnung. Im B2B-Bereich kommen XRechnung und ZUGFeRD in Betracht, ZUGFeRD nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. OfficeOmni gibt XRechnungs-XML im CII-Format aus und kann sie in die Beleg-PDF einbetten; eine als ZUGFeRD geprüfte PDF/A-3-Datei erzeugt OfficeOmni nicht.
Kann ich eine XRechnung mit OfficeOmni erstellen?
Ja. OfficeOmni erzeugt strukturierte Rechnungs-XML mit dem XRechnung-Profil im CII-Format aus den Belegdaten. Sie können sie lokal mit dem KoSIT-Validator prüfen, aus der Belegvorschau exportieren und im vorgesehenen Versandablauf verwenden. Wählen Sie die Ausgabe passend zu den Anforderungen Ihres Empfängers.
Ist eine PDF mit eingebetteter XML automatisch ZUGFeRD-konform?
Nein. Zum ZUGFeRD-Format gehören neben der XML auch Anforderungen an die PDF/A-3-Datei und ihre Metadaten. OfficeOmni kann die E-Rechnungs-XML in die Beleg-PDF einbetten. Die KoSIT-Prüfung bewertet die strukturierte XML; sie bestätigt keine PDF/A-Konformität der gesamten PDF-Datei.
Seit wann muss ich E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen für betroffene Umsätze E-Rechnungen empfangen können; das gilt auch für Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt grundsätzlich als Empfangsmöglichkeit. Die Übergangsfristen betreffen die Ausstellung von Rechnungen und verschieben diese Empfangspflicht nicht.
Wann gilt die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung?
Für betroffene inländische B2B-Umsätze gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen alle Rechnungsaussteller noch sonstige Rechnungen verwenden. Bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz verlängert sich die Frist bis Ende 2027. Ab 2028 gilt die E-Rechnung grundsätzlich für alle betroffenen Umsätze; gesetzliche Ausnahmen bleiben bestehen.
Brauche ich für jede E-Rechnung eine Leitweg-ID?
Nein. Eine Leitweg-ID dient insbesondere der Adressierung von Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Im B2B-Bereich ist sie grundsätzlich nicht erforderlich; andere Käufer- oder Bestellreferenzen können verlangt werden. Klären Sie Referenz und Übermittlungsweg mit Ihrem Auftraggeber und pflegen Sie die Angaben am Kunden.
Was prüft der KoSIT-Validator in OfficeOmni?
Er prüft die XML anhand der eingerichteten XRechnungs-Konfiguration, einschließlich Schema und Geschäftsregeln. OfficeOmni zeigt Status, Fehler, Warnungen und Regelhinweise an. Eine erfolgreiche technische Prüfung bestätigt weder die sachliche Richtigkeit der Rechnung noch ihre Annahme durch jedes Rechnungsportal.
Läuft die E-Rechnungsprüfung lokal?
Ja. Das KoSIT-Prüfmodul läuft lokal über Java. OfficeOmni lädt bei der ersten Einrichtung das Prüfmodul einschließlich Java-Laufzeit herunter; eine separate Java-Installation ist nicht nötig. Die eigentliche XML-Validierung erfolgt auf Ihrem Rechner. E-Mail-Versand und andere Online-Funktionen benötigen ihre jeweilige Verbindung.
Kann OfficeOmni mehrere E-Rechnungen gleichzeitig prüfen?
Ja. Die Belegliste bietet eine Stapelprüfung für mehrere Belege. Sie erhalten eine Excel-Übersicht mit dem Ergebnis je Beleg und können fehlende Angaben gezielt korrigieren. Die Stapelprüfung kontrolliert Rechnungen; sie übernimmt nicht automatisch den Versand an ein Behördenportal.
Kann ich eine E-Rechnung per E-Mail verschicken?
Ja, wenn Ihr Empfänger diesen Übermittlungsweg akzeptiert. OfficeOmni unterstützt den Versand aus dem Beleg; je nach Ablauf liegt die XML eingebettet in der PDF oder als separate Datei vor. Öffentliche Auftraggeber können ein bestimmtes Portal oder einen anderen Übermittlungsweg verlangen. Prüfen Sie die vorgesehenen Anhänge vor dem Versand.
Kann OfficeOmni empfangene E-Rechnungen einlesen?
Der Rechnungsradar erkennt UBL- und CII-Rechnungs-XML, direkt als XML-Datei oder eingebettet in einer PDF. Er liest wichtige Kopfdaten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Bruttobetrag und Währung. Kontrollieren Sie die erkannten Werte am Original; daraus folgt keine vollständige automatische Übernahme aller Rechnungspositionen.
Den E-Rechnungsablauf selbst ausprobieren
Erstellen Sie einen Beleg, prüfen Sie Ihre Rechnungsdaten und lernen Sie OfficeOmni im Arbeitsalltag kennen.