Belegvorlagen
Rechnungsvorlagen: Muster aller Belegarten
Alle Muster hat OfficeOmni selbst gedruckt, mit demselben Programmteil, der auch Ihre Belege druckt: 19 Belegarten in 11 Designs, mit Artikeln, Dienstleistungen und freien Positionen. Jedes Muster gibt es als PDF.
Galerie
Die Muster
Firmen-, Kunden- und Betragsangaben sind erfunden. Ein Klick zeigt das Muster in voller Größe.
Angebot
Angebot mit Artikeln, Montage nach Stunden, Anfahrtspauschale, Positionsrabatt, Lieferzeit und Gültigkeitsdatum im Schlusstext.
Auftragsbestätigung
Auftragsbestätigung mit Bezug auf das Angebot, Bestellnummer des Kunden, Liefertermin und Lieferzeit.
Auftrag
Auftrag mit Bezug auf das Angebot, Bestellnummer des Kunden, Liefertermin und allen Positionen.
Proforma-Rechnung
Proforma-Rechnung zur Vorabinformation mit allen Positionen und Beträgen.
Rechnung
Rechnung mit Artikeln, einer Dienstleistung nach Stunden, einer freien Position, Positionsrabatt, Liefer- und Leistungsdatum und Umsatzsteuer zu 19 % und 7 %.
Abschlagsrechnung
Erste Abschlagsrechnung über 30 % des Auftrags, mit enthaltener Umsatzsteuer und Restbetrag nach dem Abschlag.
Schlussrechnung
Schlussrechnung mit allen Positionen des Auftrags, abzüglich der geleisteten Abschläge.
Wiederkehrende Rechnung
Vorlage einer monatlichen Rechnung mit Wartungsvertrag, Service und Leistungszeitraum.
Gutschrift
Gutschrift über eine zurückgenommene Ware und einen Preisnachlass, mit Bezug auf die Rechnung.
Stornorechnung
Stornorechnung zur Rechnung RE-1042: alle Positionen mit negativen Mengen und Beträgen.
Rechnungskorrektur
Rechnungskorrektur wegen einer Mengenabweichung, mit Bezugsrechnung, Korrekturgrund und Korrekturbetrag.
Mahnung
Mahnung der ersten Stufe mit Bezugsrechnung, Zahlungstermin, Mahngebühr und Gesamtbetrag.
Lieferschein
Lieferschein ohne Preise, mit Bestellnummer, Lieferdatum und Artikelbeschreibungen.
Packliste
Packliste mit Maßen und Gewichten je Position, Verpackungsart, Anzahl der Packstücke und Netto- und Bruttogewicht.
Handelsrechnung
Handelsrechnung für die Ausfuhr in die Schweiz mit Zolltarifnummern, Ursprungsland, Incoterm, Fracht, Verpackung und Gewichten.
Empfangsbestätigung
Empfangsbestätigung mit Referenzen, Warenliste und Feldern für Datum, Zustand der Lieferung und Unterschrift.
Bestellung
Bestellung an einen Lieferanten mit Einkaufspreisen und Wunsch-Liefertermin.
Ankaufsformular
Kaufvertrag über gebrauchte Ware, die die Firma von einer Privatperson ankauft.
Schreiben
Geschäftsbrief mit Betreff und Brieftext in Firmenkopf und Fußzeile der Belege.
Designs
Die Vorlagen im Überblick
OfficeOmni bringt 6 Systemdesigns und 5 Premiumvorlagen mit. Die Systemdesigns unterscheiden sich in der Farbe des Tabellenkopfs und teils in der Schrift, die Premiumvorlagen haben einen eigenen Seitenaufbau.
Systemdesigns
Standard
Weißer Tabellenkopf mit schwarzer Kopfzeilenschrift. Die Vorbelegung.
Schrift: Arial19 Muster ansehen
Minimal Grau
Hellgrauer Tabellenkopf mit schwarzer Kopfzeilenschrift.
Schrift: Calibri19 Muster ansehen
Orange Akzent
Oranger Tabellenkopf mit schwarzer Kopfzeilenschrift.
Schrift: Segoe UI19 Muster ansehen
Premiumvorlagen
OfficeOmni Premium-Belegdesign
Einheitliches Design für alle Belege: Kopfbereich, Positionstabelle, Summendarstellung und Fußzeile. Gilt für Angebot, Auftragsbestätigung, Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift, Stornorechnung, Mahnung, Packliste und Handelsrechnung.
Schrift: Segoe UI10 Muster ansehen
OfficeOmni Lieferschein
Eigenständige, neutrale Lieferschein-Vorlage im OfficeOmni-Design: Firmenkopf mit Logo, Belegkopf mit Barcode und Positionstabelle. Gilt für den Lieferschein.
Schrift: Segoe UIDas Muster ansehen
OfficeOmni Brise
Helles Design mit großem Titel und Dankeszeile, luftiger Positionstabelle, hervorgehobenem Gesamtbetrag, handschriftlicher Grußzeile und einem Wellenband mit den Pflichtangaben. Gilt für Angebot, Auftragsbestätigung, Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift, Stornorechnung, Mahnung, Packliste und Handelsrechnung.
Schrift: Segoe UI10 Muster ansehen
OfficeOmni Kontor
Klares Geschäftsdesign mit Akzentleiste und Firmenname in der Firmenfarbe, Kopfdaten in einer Zeile, Positionstabelle mit USt.-Spalte, Zahlungsblock neben den Summen und den Pflichtangaben in drei Spalten. Gilt für Angebot, Auftragsbestätigung, Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift, Stornorechnung, Mahnung, Packliste und Handelsrechnung.
Schrift: Segoe UI10 Muster ansehen
OfficeOmni Linie
Ruhiges Geschäftsdesign mit senkrechter Linie in Tannengrün oder der Firmenfarbe, großem Belegtitel, Kopfdaten im hinterlegten Kasten, Gesamtbetrag im farbigen Feld und der Seitenzahl im Fuß. Gilt für Angebot, Auftragsbestätigung, Auftrag, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift, Stornorechnung, Mahnung, Packliste und Handelsrechnung.
Schrift: Segoe UI10 Muster ansehen
Eigene Designs im Design-Editor
Reichen die mitgelieferten Vorlagen nicht, stellen Sie im Design-Editor ein eigenes Design zusammen: Logo, Farbschema, Positionstabelle, Fußzeile, Seitenränder, Kopfzeile und die Anordnung der Layout-Blöcke.
Logo und Fußzeile einrichtenBelegarten
Für welche Belege das gilt
OfficeOmni druckt 19 Belegarten über dieselbe Vorlagenauswahl. Die Premiumvorlagen gibt es nur für einen Teil davon; fehlende Kombinationen stehen auch nicht in der Galerie. Jede Belegart hat eine eigene Seite mit allen Mustern, dem Inhalt des Musters und dem Weg zum Beleg.
Angebot und Auftrag
Vom ersten Preis bis zur verbindlichen Zusage an den Kunden.
- Angebot Eröffnet einen Verkaufsvorgang mit Positionen, Preisen und einer Gültigkeit in Tagen.10 Designs
- Auftragsbestätigung Sagt dem Kunden schriftlich zu, was Sie zu welchen Konditionen ausführen.10 Designs
- Auftrag Macht einen Verkauf verbindlich und ist der Ausgangspunkt für Lieferschein, Packliste und Rechnung.10 Designs
- Proforma-Rechnung Weist Positionen und Beträge wie eine Rechnung aus, aber ohne Zahlungsziel und Fälligkeit.6 Designs
Rechnungen
Abrechnen – auf einmal, in Teilen oder regelmäßig.
- Rechnung Rechnet eine Lieferung oder Leistung ab, mit Zahlungsziel, Skonto und E-Rechnung.10 Designs
- Abschlagsrechnung Stellt einen vereinbarten Anteil der Auftragssumme als Teilrechnung sofort fällig.6 Designs
- Schlussrechnung Schließt einen über Abschläge vorfinanzierten Vorgang ab und fordert nur noch die Differenz.6 Designs
- Wiederkehrende Rechnung Dient als Vorlage für Rechnungen, die in festen Abständen an denselben Kunden gehen.6 Designs
Korrekturen und Mahnwesen
Wenn eine Rechnung nicht stimmt oder nicht bezahlt wird.
- Gutschrift Ein eigenständiger Beleg zugunsten des Kunden, der keine Rechnung aufhebt und keine Angabe berichtigt.10 Designs
- Stornorechnung Hebt eine Rechnung vollständig auf; danach trägt die Originalrechnung den Status Storniert.10 Designs
- Rechnungskorrektur Berichtigt eine bestehende Rechnung in Betrag, Menge, Steuersatz oder einer Angabe, immer mit Bezug auf das Original.6 Designs
- Mahnung Fordert den offenen Betrag einer Rechnung an, mit Mahnstufe, Zahlungsfrist, Mahngebühr und auf Wunsch Verzugszinsen.10 Designs
Versand und Export
Was mit der Ware reist, auch über die Grenze.
- Lieferschein Begleitet die Ware zum Kunden und nennt, was tatsächlich das Haus verlässt, ohne Preise.11 Designs
- Packliste Nennt Stückzahl, Maße und Gewicht jeder Position einer Sendung und hängt immer an einem Basisdokument.10 Designs
- Handelsrechnung Begleitet eine Warensendung ins Ausland, zweisprachig beschriftet, mit Zolltarifnummer und Ursprung je Position.5 Designs
- Empfangsbestätigung Weist den Erhalt einer Lieferung nach, als Gelangensbestätigung für die EU oder als allgemeine Empfangsbestätigung.Eigener Aufbau
Einkauf und Schriftverkehr
Beim Lieferanten bestellen, gebrauchte Ware ankaufen, Briefe schreiben.
- Bestellung Bestellt Ware beim Lieferanten, mit Wunsch-Lieferdatum, Bestellstatus und Versanddaten.6 Designs
- Ankaufsformular Erzeugt einen Kaufvertrag für den Ankauf von Ware, wahlweise von Privatpersonen oder Unternehmen.Eigener Aufbau
- Schreiben Bringt einen Brief ohne Beträge auf Ihr Briefpapier, mit Betreff, Text, Logo und Fußzeile.Eigener Aufbau
Pflichtangaben
Was auf eine Rechnung gehört
§ 14 Abs. 4 UStG zählt auf, was eine Rechnung enthalten muss. OfficeOmni belegt diese Angaben aus Ihren Firmen-, Kunden- und Belegdaten. Die Tabelle zeigt, aus welchem Feld die jeweilige Angabe stammt.
| Nr. | Angabe | Woher sie kommt |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers | Firmendaten und Kundenstammdaten |
| 2 | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers | Firmendaten |
| 3 | Ausstellungsdatum | Belegkopf |
| 4 | Fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird | Nummernkreis |
| 5 | Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung | Positionen |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung | Leistungsdatum oder Leistungszeitraum im Belegkopf |
| 7 | Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist | Summenblock, Rabatte und Konditionen |
| 8 | Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag — oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung | Summenblock |
| 9 | Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG | Infotext am Beleg |
| 10 | Die Angabe „Gutschrift", wenn der Leistungsempfänger abrechnet | Infotext am Beleg |
- Nummer 9 und 10 gelten nur in bestimmten Fällen: Nummer 9 bei bestimmten Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, Nummer 10, wenn nicht der leistende Unternehmer abrechnet, sondern der Empfänger.
- „Gutschrift" in Nummer 10 meint diese Abrechnung durch den Leistungsempfänger, nicht die kaufmännische Gutschrift über einen bereits abgerechneten Betrag. Die kaufmännische Gutschrift ist in OfficeOmni ein eigener Belegtyp.
- Eine Plausibilitätsprüfung im Beleg meldet unter anderem einen fehlenden Kunden, eine fehlende Steuernummer beim Kunden, eine fehlende Bankverbindung und einen Beleg ohne Positionen.
Sonderfälle
Wann weniger genügt und wann etwas hinzukommt
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Übersteigt der Gesamtbetrag 250 Euro nicht, genügen nach § 33 UStDV: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der anzuwendende Steuersatz oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Die Erleichterung gilt unter anderem nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und nicht beim Reverse-Charge-Verfahren.
Kleinunternehmerregelung
Wer die Regelung nach § 19 UStG anwendet, weist keine Umsatzsteuer aus und nimmt stattdessen einen Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung (§ 34a UStDV).
OfficeOmni liefert dafür einen vorbereiteten Infotext, der auf § 19 UStG verweist; Sie setzen ihn auf den Beleg.
Reverse-Charge-Verfahren
Geht die Steuerschuld nach § 13b UStG auf den Leistungsempfänger über, weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus und trägt die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (§ 14a Abs. 5 UStG).
Auch dafür ist ein Infotext hinterlegt.
Stand: 4. September 2026. Diese Übersicht beschreibt, wie OfficeOmni die Angaben belegt, und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Welche Angaben Ihr Betrieb führen muss, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
E-Rechnung
Warum eine Word-Vorlage im B2B künftig nicht mehr genügt
Eine Word- oder Excel-Vorlage ergibt ein Dokument zum Drucken, aber kein strukturiertes Format. Zwischen Unternehmen wird dieses Format schrittweise Pflicht.
Was gilt
- Seit dem 1. Januar 2025 ist eine Rechnung zwischen inländischen Unternehmen umsatzsteuerlich nur dann eine E-Rechnung, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt wird (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein Papierausdruck oder eine reine PDF-Datei gilt als sonstige Rechnung.
- Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 empfangen können.
- Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln (§ 27 Abs. 38 UStG): Bis zum 31. Dezember 2026 darf weiter mit einer sonstigen Rechnung abgerechnet werden, auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format. Lag der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 Euro, verlängert sich das bis zum 31. Dezember 2027.
Was OfficeOmni daraus macht
- OfficeOmni erzeugt XML mit dem XRechnung-Profil im CII-Format aus Ihren Belegdaten. Sie können die XML separat exportieren und in die Beleg-PDF einbetten.
- Gespeicherte E-Rechnungen prüft OfficeOmni im Hintergrund gegen den KoSIT-Validator, sofern dieser eingerichtet ist. Die lokale XML-Prüfung bestätigt keine PDF/A-3- oder vollständige ZUGFeRD-Konformität der PDF-Datei.
- Das gedruckte PDF bleibt erhalten, für Ihre Ablage und für Empfänger, die kein strukturiertes Format annehmen.
Häufige Fragen
Fragen zu den Rechnungsvorlagen
Sind die Muster echte Belege aus OfficeOmni?
Ja. Jedes Bild und jede PDF-Datei auf dieser Seite hat OfficeOmni selbst gedruckt, mit demselben Programmteil, der auch Ihre Belege druckt. Firma, Kunde, Positionen und Beträge sind erfunden; Bankverbindung, USt-IdNr., Steuernummer und Handelsregister sind Platzhalter aus Nullen.
Kann ich ein Muster als Vorlage ausfüllen?
Nein. Die PDF-Dateien sind Ansichtsmuster, keine ausfüllbaren Formulare. Die Vorlagen selbst sind Teil von OfficeOmni: Firmendaten, Kundenstamm und Positionen füllen dort den Beleg, und das Design wählen Sie im Belegfenster.
Welche Designs gibt es?
OfficeOmni bringt 6 Systemdesigns mit: Standard, Business Blau, Dark, Minimal Grau, Orange Akzent und Green Akzent. Dazu kommen 5 Premiumvorlagen mit eigenem Seitenaufbau: OfficeOmni Premium-Belegdesign, OfficeOmni Lieferschein, OfficeOmni Brise, OfficeOmni Kontor und OfficeOmni Linie. Eigene Designs mit Logo, Farben, Tabelle, Fußzeile und Seitenrändern bauen Sie im Design-Editor.
Gilt ein Design für alle Belegarten?
Ja. Die Auswahl gilt für Ihren Benutzer und für alle Belegarten gemeinsam: OfficeOmni merkt sich Design-Modus, Layout, eigenes Design und Farbe, aber nicht getrennt nach Angebot, Rechnung oder Lieferschein. Premiumvorlagen stehen nur für die Belegarten zur Wahl, für die sie gelten.
Warum gibt es manche Belegarten nur in einem Design?
Handelsrechnung, Empfangsbestätigung, Ankaufsformular und Schreiben haben einen eigenen Aufbau, den die Systemdesigns nicht verändern: alle Systemdesigns ergeben dort dasselbe Bild. Deshalb gibt es von ihnen nur ein Muster für alle Systemdesigns; die Galerie zeigt es unter jedem Systemdesign.
Kann ich Logo und Farben meiner Firma verwenden?
Ja. Die Schaltfläche Farben im Belegfenster färbt Titel und Tabellenkopf eines Systemdesigns ein; neben dreißig vorgegebenen Farben lassen sich eigene hinzufügen. Das Logo kommt aus den Firmendaten. Wie Sie Logo und Fußzeile einrichten, beschreibt der Handbuchartikel Logo und Fußzeile.
Erzeugt OfficeOmni auch E-Rechnungen?
Ja. OfficeOmni erzeugt XML mit dem XRechnung-Profil im CII-Format aus Ihren Belegdaten. Sie können die XML separat exportieren und in die Beleg-PDF einbetten. Der eingerichtete KoSIT-Validator prüft die XML lokal; er bestätigt keine PDF/A-3- oder vollständige ZUGFeRD-Konformität der PDF-Datei. Das gedruckte PDF bleibt für Ihre Ablage erhalten.