Lagerplätze & mobile Lagerbuchung

Lagerorte anlegen: vom einzelnen Platz bis zur Standortstruktur

Ein Lagerort braucht zunächst einen Namen. Halle beziehungsweise Gebäude, Regal und Fach sind optionale Ergänzungen. Im erweiterten Bereich stehen außerdem Bereich, Untereinheit und Feinposition sowie Lagerart, Strukturtyp und Platztyp zur Verfügung. So lässt sich ein kleines Materiallager ebenso beschreiben wie ein Standort mit mehreren Regalen.

Aus den Strukturangaben schlägt OfficeOmni einen Anzeigenamen und Kurzcode vor. Beides lässt sich an die vorhandene Beschriftung anpassen. Beschreibung, Notizen, Sortierung, Kapazität und Traglast ergänzen die Stammdaten des Platzes.

Am Lagerort pflegen Sie außerdem das Standardlager-Kennzeichen und optional einen Standard für einen Verwendungszweck. Im Wareneingang dient ein passender Standard als Zielvorschlag für die Bestellposition; den Zielort können Sie weiterhin von Hand wählen. Die technische Kennung des Platzes bleibt beim Umbenennen erhalten.

Lagerplätze suchen, Belegung prüfen und Artikel öffnen

Die Lagerortverwaltung zeigt, welche Artikel auf einem Platz liegen, wie viele Stück dort vorhanden sind und welchen Status der Ort hat. Bei gepflegter Kapazität berechnet sie die Auslastung aus der vorhandenen Menge. Die Summenleiste fasst die aktuell gezeigten Plätze, Stückzahlen und Artikelpositionen zusammen.

Suchen Sie nach Lagerort, Kurzcode, Gebäude oder Regal – oder nach einem Artikel auf dem Platz. Standort- und Strukturfilter sowie Schalter für Favoriten, leere Plätze und fällige Inventuren grenzen die Liste ein. Archivierte Orte bleiben über den eigenen Statusfilter auffindbar.

Im Detailbereich stehen die Artikel des gewählten Lagerorts mit ihren Mengen. Von dort wechseln Sie zum Artikel oder öffnen eine Ein-, Aus- beziehungsweise Umbuchung mit passendem Lagerort. Ein zweiter Bereich zeigt Verkäufe vom Platz und ermöglicht den Wechsel zur zugehörigen Rechnung.

• Favoriten werden für den jeweiligen Benutzer gespeichert.
• Inhalt und Auslastung stammen aus dem aktuellen Bestand.
• Lagerwert und preisbezogene Angaben erscheinen entsprechend den freigegebenen Rechten.

QR-Codes für Lagerplätze: Kennzeichnung statt neuer Zugang

Der QR-Code am Lagerplatz identifiziert den Ort in OfficeOmni. Er ist von dem QR-Code zu unterscheiden, der einen zeitlich begrenzten mobilen Zugang öffnet. Ein Platzetikett ersetzt deshalb keinen mobilen Zugang.

Zeigen Sie den Platz-QR größer an, kopieren Sie seinen Inhalt oder öffnen Sie die Etikettenvorschau. In der Lagerplatzverwaltung führt ein erkannter zugeordneter Code zum entsprechenden Platz. Bei einem noch freien Vorab-Code kann eine Zuordnung erfolgen; gesperrte oder archivierte Plätze werden beim Erkennen entsprechend gemeldet.

Auch ein Artikel kann mit Lagerort und QR-Code auf einem Etikett gekennzeichnet werden. Die Vorschau hilft, Artikelbezeichnung, Platzangabe und Code vor dem Druck zu prüfen.

QR-Etiketten auf Vorrat erzeugen und später zuordnen

Im Fenster „QR-Etiketten“ erzeugen Sie freie Codes, bevor die neuen Lagerplätze feststehen. Pro Erzeugung sind 1 bis 1.000 Codes möglich. Kleine, mittlere und große Formate sowie die Ausgabe für Etikettendrucker oder als A4-Bogen unterstützen unterschiedliche Beschriftungen.

Die Liste unterscheidet ungedruckte, gedruckte, zugeordnete und inaktive Codes. Zu einer gewählten Zeile sehen Sie Vorschau, Format, Erstellungs- und Druckzeitpunkt sowie die bestehende Platzzuordnung. Suche und Zustandsfilter helfen, einen Code oder einen Lagerplatz wiederzufinden.

Markieren Sie mehrere Codes zum Drucken oder Kopieren. Freie Codes lassen sich stilllegen und später reaktivieren. Für die Zuordnung wählen Sie einen freien Code und suchen den Zielplatz. Wird ein bereits zugeordneter Vorab-Code ersetzt oder die Zuordnung gelöst, fragt OfficeOmni vor der Änderung nach.

Platzstatus und Historie für den Lageralltag

Die Übersicht trennt aktive, eingeschränkte, gesperrte und archivierte Plätze. Im Stammdialog stehen weitere Zustände wie Reserviert und In Prüfung zur Verfügung. Der Platzstatus beschreibt den Ort; er ist von einer reservierten Artikelmenge zu unterscheiden.

Über Sperren und Archivieren steuern Sie den Platzstatus. Einbuchungen prüfen gesperrte oder archivierte Zielplätze und eine gepflegte Kapazität; Umlagerungen prüfen Quelle und Ziel. Eine laufende Inventur kann Buchungen oder Statusänderungen verhindern.

Die Platzhistorie zeigt Zeitpunkt, Benutzer, Aktion, Mengenänderung und Kommentar. So lassen sich etwa Stammdatenänderungen, Sperren oder Buchungen am gewählten Ort prüfen. Nicht mehr benötigte Plätze können archiviert werden; Löschen prüft unter anderem noch vorhandene Bestände, Verbrauchsware und Unterplätze.

Mobile Lagerbuchung im Smartphone-Browser

Öffnen Sie im Hauptprogramm „Lager mobil“. OfficeOmni erzeugt einen mobilen Zugangs-QR und synchronisiert die benötigten Artikel-, Lagerort- und Bestandsdaten. Am Smartphone öffnet der QR-Code die Buchungsseite im Browser; eine zusätzliche App-Installation ist dafür nicht erforderlich.

Der mobile Zugang ist 30 Tage gültig und kann vorher widerrufen werden. Im Bereich „Lager mobil“ beendet „Alle Zugänge widerrufen“ die aktiven mobilen Zugänge der Firma. Für die weitere Arbeit ist anschließend ein neuer Zugang nötig.

Im Browser suchen Sie einen Artikel über Artikelnummer oder Bezeichnung, wählen die Buchungsart und erfassen Menge und Lagerort. Bei einer Umlagerung wählen Sie Quelle und Ziel; ein optionaler Buchungsgrund ergänzt den Vorgang. Die Browserbuchung erfordert eine Verbindung zum Dienst.

Ausstehende mobile Buchungen prüfen und übernehmen

„Mobile Buchungen“ zeigt Buchungsart, Artikel, Lagerort beziehungsweise Zielort, Menge, Bemerkung und Zeitpunkt. Eine mitgelieferte Geräte- oder Sitzungsbezeichnung hilft, die Herkunft des Vorgangs zuzuordnen. Bei einer namentlichen Geräteanmeldung ist der eingegebene Name eine Selbstauskunft.

Wählen Sie einzelne Zeilen oder übernehmen Sie alle. Die Übernahme läuft durch die Lagerprüfungen des Hauptprogramms. Fehlgeschlagene Einträge bleiben mit ihrem Grund sichtbar, beispielsweise wenn eine Inventur den Vorgang blockiert oder der verfügbare Bestand nicht mehr ausreicht.

Erst nach bestätigter Übernahme verschwinden erledigte Zeilen aus der Liste. Wurde lokal gebucht, aber die Rückmeldung an den Dienst scheitert, erscheint „Bestätigung ausstehend“. Das hilft, offene Rückmeldungen von noch nicht gebuchten Vorgängen zu unterscheiden.