Lagerverwaltung & Bestandsführung für KMU

Bestandsübersicht für mehrere Lagerorte

Ein Artikel kann auf mehreren Lagerplätzen liegen. Jede Zeile zeigt den Bestand am jeweiligen Ort, reservierte und verfügbare Mengen, offenen Zulauf sowie den Status. Im Detailbereich stehen außerdem Einkaufspreis, Verkaufspreis, Lagerwert, Stammdaten, QR-Code und die letzten Bewegungen.

Suchen Sie nach Artikelbezeichnung, Artikelnummer, Lagerort oder QR-Code. Der Lagerstrukturbaum und die Auswahl von Gebäude, Regal und Platz grenzen die Übersicht ein. Schnellfilter zeigen beispielsweise kritische, verfügbare oder leere Positionen sowie Positionen unter dem Meldebestand.

Auch direkt am Artikel gibt es eine Bestandsansicht über seine Lagerorte. Vaterartikel bündeln ihre Varianten; gebucht wird auf den konkreten Kindartikel.

• Kennzahlen für den aktuellen Ausschnitt: Gesamtbestand, verfügbar, reserviert, Lagerwert und Nachbestellbedarf.
• Lagerwert als physischer Bestand × Einkaufspreis netto; Marge pro Einheit als Differenz von VK und EK.
• Vom ausgewählten Artikel direkt zum Buchen, Umbuchen, Journal oder Etikett.

Reservierungen aus Aufträgen nachvollziehen

Reserviert bedeutet mehr als eine einzelne Zahl: OfficeOmni unterscheidet manuell vorgemerkte Mengen von Beständen, die offene Aufträge und Auftragsbestätigungen binden. Der verfügbare Bestand ergibt sich aus der physischen Menge abzüglich beider Reservierungsarten.

Im Lagerbereich des Produkteditors zeigt die Karte „Reservierungen aus Aufträgen“, welcher Beleg welche Menge benötigt, wie viel reserviert ist, welcher Bedarf ungedeckt bleibt und auf welche Lagerorte die Reservierung verteilt ist. Ein aufklappbarer Verlauf nennt Änderungen, Zeitpunkt, Anlass, Bezug und Benutzer.

Änderungen an Aufträgen und Lagerbuchungen ziehen die Reservierungen nach. Über „Aufträge abgleichen“ lässt sich der Stand offener Aufträge zusätzlich neu abgleichen, etwa nach einer Datenübernahme.

Wareneingang, Warenausgang und Umlagerung in einem Dialog

Wählen Sie Einbuchen, Ausbuchen oder Umbuchen, anschließend den Zielort beziehungsweise Quelle und Ziel. Mehrere Artikel lassen sich in derselben Buchungsliste mit eigenen Mengen erfassen. Bei der Umlagerung bleibt die Gesamtmenge erhalten und wandert vom Quell- zum Zielplatz.

Der Dialog zeigt den Bestand am gewählten Ort und eine Vorschau „alt → neu“. Beim Aus- und Umbuchen wird eine Menge über dem verfügbaren Bestand hervorgehoben; mit einem Klick lässt sie sich auf die freie Menge kürzen. Rechts sehen Sie alle ausgewählten Positionen, auch wenn Suche oder Filter einzelne Zeilen gerade ausblenden.

Buchungsdatum, Referenz oder Belegnummer und Notiz geben dem Vorgang einen Zusammenhang. Die Summenleiste zeigt Positionen, Menge und Wert zum Einkaufspreis netto. Vor dem Buchen meldet die Oberfläche fehlende Lagerorte, Bestandsmangel oder eine laufende Inventur; beim Einbuchen wird auch eine gepflegte Platzkapazität geprüft.

• Einbuchen: gelieferte Ware auf den ausgewählten Lagerplatz übernehmen.
• Ausbuchen: freie Ware am gewählten Quellort entnehmen.
• Umbuchen: mehrere Artikel mit eigener Menge zwischen zwei Lagerorten verlagern.

Bestandsgrenzen pflegen und Nachbestellbedarf erkennen

Mindest- und Maximalbestand werden an der einzelnen Lagerposition gepflegt. So kann derselbe Artikel im Hauptlager andere Grenzen haben als an einem weiteren Standort. Die Übersicht vergleicht die verfügbare Menge mit der wirksamen Meldeschwelle und macht kritische Positionen über Status, Kennzahl und Filter auffindbar.

Die vorgeschlagene Nachbestellmenge berücksichtigt die freie Menge und den eingetragenen offenen Wareneingang. Ziel ist ein gepflegter Maximalbestand, sonst die wirksame Meldeschwelle. „Bestellt“ beziehungsweise „Zulauf“ bezeichnet die noch ausstehende Menge und ist noch kein physischer Bestand.

Im Bearbeitungsdialog pflegen Sie manuelle Reservierungen, bestellte Mengen und Bestandsgrenzen. Die Auftragsreservierung ist separat sichtbar. Den physischen Bestand verändern Sie über eine Buchung oder begründete Korrektur; eine Verlagerung erfolgt über Umbuchen.

Bestand korrigieren mit einem nachvollziehbaren Grund

Fehlt Ware nach einer Prüfung oder weicht die gezählte Menge vom Buchbestand ab, erfassen Sie den neuen physischen Bestand im Korrekturdialog. Die Differenz wird als Mengenänderung gebucht.

Wählen Sie die Art der Abweichung, etwa Inventurdifferenz, Schwund oder Beschädigung, und hinterlegen Sie einen Grund. So bleibt im Journal erkennbar, warum sich der Bestand geändert hat.

Lagerplätze gliedern und mit QR-Etiketten kennzeichnen

Ein Lagerort kann mit einem Namen beginnen. Gebäude, Regal und Fach ergänzen Sie nach Bedarf; im erweiterten Bereich stehen weitere Strukturangaben wie Bereich, Untereinheit und Feinposition zur Verfügung. Anzeigename und Kurzcode werden vorgeschlagen und lassen sich an Ihre Kennzeichnung anpassen.

Die Lagerortverwaltung zeigt Belegung, Auslastung und Status. Sie können Plätze sperren, archivieren oder als Favorit merken, zu den dort liegenden Artikeln wechseln und die Platzhistorie aufrufen. Jeder Platz hat eine dauerhafte technische Kennung für seinen QR-Code.

Lagerplatzetiketten drucken Sie direkt am Platz. QR-Codes können auch gesammelt vorbereitet und später zugeordnet werden. Für Artikel beziehungsweise ausgewählte Lagerpositionen gibt es eine Etikettenvorschau und Sammeldruck mit wählbaren Kopien.

• Name und Standortstruktur für kleine Lager ebenso wie mehrere Gebäude und Regale.
• Kapazität, Beschreibung, Notizen und Klassifizierung je Lagerort.
• QR-Codes und Etiketten verbinden die Kennzeichnung am Regal mit der Anwendung.

Lagerjournal: Mengenänderungen mit ihrem Anlass prüfen

Das Bewegungsjournal zeigt Datum, Bewegungsart, Menge, Artikel, Quell- und Zielort, Benutzer, Referenz und Notiz. Es unterscheidet Wareneingang, Warenausgang, Umbuchung, Inventur, Korrektur, Verkauf aus Rechnung, Einkauf aus Bestellung und Rückgabe.

Filter für Bewegungsart, Lagerort und Zeitraum sowie die Suche helfen beim Prüfen einzelner Vorgänge. Aus der Bestandsposition öffnen Sie den Verlauf des Artikels; bei Vaterartikeln lassen sich die Bewegungen seiner Varianten zusammen betrachten.

Eine Korrektur erhält einen Grund, etwa Inventurdifferenz, Schwund oder Beschädigung. Das Journal zeigt die Mengenbewegungen; die Lager-Auswertung bietet zusätzlich Bericht, Druck und Excel-Export.

Lager-Auswertung als Bericht und Excel-Arbeitsmappe

Die Lager-Auswertung fasst den aktuellen Bestand zusammen, zeigt kritische Positionen und Fehlmengen und gruppiert die Daten nach Gebäude und Regal. Die Liste „Top kritisch“ ordnet bis zu 30 Positionen nach ihrer Fehlmenge.

Optional beziehen Sie die Bewegungen eines gewählten Zeitraums ein. Diese werden nach Monaten als Zugang, Abgang und Nettoveränderung zusammengefasst. Die Bestandskennzahlen beruhen auf dem beim Laden aktuellen Stand; der Zeitraum grenzt die zusätzlich einbezogenen Bewegungen ein.

Die Vorschau lässt sich drucken oder als PDF ausgeben. Der Excel-Export enthält die Arbeitsblätter Kennzahlen, Top kritisch, Nach Gebäude und Nach Regal. Sind Bewegungen einbezogen und vorhanden, kommt ein Blatt mit den Monatssummen hinzu.