E-Mail-Client und KI-Assistent in der Warenwirtschaft

Mails landen beim richtigen Kunden, Beleg oder Lieferanten

Beim Abruf verknüpft OfficeOmni jede Mail nach festen Regeln: Absender mit Kunde oder Lieferant, eine eindeutige Belegnummer im Betreff mit dem Beleg, eine Bestellnummer mit der Lieferantenbestellung, eine Sendungsnummer mit der Sendung und Antworten mit der Mail, die Sie gesendet haben. Automatisch gesetzte Verknüpfungen tragen ein Blitz-Symbol und lassen sich entfernen; weitere setzen Sie mit Verknüpfen — zu Kunde, Beleg, Ansprechpartner, Produkt oder Bestellung.

Das wirkt in beide Richtungen: Die verknüpften Mails erscheinen in der Belegvorschau und in der Kundenakte unter Kommunikation und im Verlauf. Ist noch kein Kunde verknüpft, schlägt OfficeOmni passende Kunden vor — nach Adresse, Firmendomain und Name.

• Status je Mail: Offen, In Bearbeitung, Wartet auf Kunde, Erledigt — und „Zuweisen an“ eine Kollegin oder einen Kollegen.
• Favoriten, eigene Gruppen per Ziehen und Markierungen wie Dringend, Wartet auf Antwort oder Erledigt.
• Suche über Betreff, Absender und Text, Filter nach Status und KI-Kategorie.

Belege per E-Mail — mit PDF, Vorlage und Protokoll

Versenden in der Belegvorschau öffnet im E-Mail-Modul eine neue Nachricht: das PDF ist angehängt, der Empfänger kommt aus dem Kunden, Betreff und Text aus Ihrer Vorlage. Platzhalter für Kunde, Beleg und Mahnung füllt OfficeOmni selbst. E-Rechnungen gehen als PDF mit eingebetteter ZUGFeRD-XML hinaus.

Entwürfe speichert OfficeOmni alle 15 Sekunden, eine Kopie landet im Gesendet-Ordner Ihres Postfachs, und jeder Versand erscheint im Versandprotokoll am Beleg — mit dem Stand, den der Mailserver zurückgemeldet hat.

• Vorlagen in Ordnern, Signatur, Cc und Bcc, Vorschau vor dem Senden.
• Antworten gehen über das Konto, das die Mail empfangen hat.
• Externe Bilder in Mails lassen sich abschalten — Schutz vor Tracking.

Der KI-Assistent im Postfach und im ganzen Programm

Neue Mails ordnet die KI einer von neun Kategorien zu — etwa Rechnung, Bestellung, Reklamation, Lieferantenanfrage oder Zahlungserinnerung — und liest Angaben wie Rechnungs-, Kunden- oder Sendungsnummer aus, aber nur, wenn sie wörtlich in der Mail stehen. Auf Klick fasst sie eine Mail zusammen, übersetzt sie ins Deutsche oder entwirft eine Antwort. Die automatische Einordnung schalten Sie unter Einstellungen › E-Mail ab.

Den KI-Assistenten öffnen Sie über die Kopfleiste. Er beantwortet Fragen mit Ihren Daten — offene Posten, Umsatz, Lager, Kunden —, zeigt die Quellen seiner Antwort und kennt Kurzbefehle wie /rechnung, /mahnen oder /heute. Er arbeitet mit Ihren Berechtigungen und liefert Entwürfe: Gespeichert, gebucht oder gesendet wird erst nach Ihrer Bestätigung.

Kundendaten aus einer E-Mail-Signatur übernehmen

Einen neuen Kunden legen Sie aus einer E-Mail-Signatur oder einem beliebigen Text an: Der KI-Assistent im Kundenformular füllt Anrede, Firmenname, Anschrift, E-Mail, Telefon, Website, Ansprechpartner und Lieferadresse als Vorschlag aus. Die vorgeschlagenen Felder sind gelb markiert; mit Übernehmen bestätigen Sie sie, mit Verwerfen setzen Sie das Formular zurück.

Rechnungen aus dem Postfach sammeln: der Rechnungs-Radar

Der Rechnungs-Radar („Rechnungen sammeln“ im E-Mail-Modul) durchsucht das E-Mail-Archiv auf diesem PC nach Rechnungen und Zahlungsbelegen — in PDF-, XML- und ZIP-Anhängen, Bildern und im Mailtext, gescannte Belege per Texterkennung — und legt sie in einem Zielordner ab. Eindeutige Rechnungen landen direkt im Ordner, Zweifelsfälle in einer Prüfliste. Gebucht wird dabei nichts: Die Dateien lesen Sie anschließend im PDF-Massenimport der Buchhaltung ein und prüfen sie vor dem Speichern.

Das KI-Urteil und die Abholung aus Kundenportalen lassen sich getrennt abschalten; Portale fragt der Radar nur mit Ihrer Freigabe je Portal ab und zahlt nie etwas.

KI-Hinweise für heute

Auf der Startseite zeigt die Karte KI-Hinweise für heute, was Aufmerksamkeit braucht: überfällige Rechnungen, Artikel unter Mindestbestand oder Mails, die seit mehr als einem Tag warten — mit Knöpfen, die direkt zur passenden Liste führen. Die Hinweise entstehen nach festen Regeln aus Ihren Daten, nicht aus einem Sprachmodell.