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Bestellungen, Wareneingang und Lieferanten

Einkauf & Lieferanten

Lassen Sie sich vorschlagen, was nachbestellt werden sollte, erzeugen Sie daraus Bestellungen je Lieferant und buchen Sie den Wareneingang direkt ins Lager. Lieferstatus und Rechnungsstatus laufen getrennt, dazu kommen Lieferantenkonditionen, Bewertungen und der Drei-Wege-Abgleich.

Einkauf & Lieferanten

Vom Nachbestellvorschlag bis zum gebuchten Wareneingang.

OfficeOmni schlägt vor, was nachbestellt werden sollte, erstellt daraus Bestellungen je Lieferant und bucht den Wareneingang direkt ins Lager. Lieferstatus und Rechnungsstatus laufen auf zwei getrennten Achsen, damit Sie jederzeit sehen, was geliefert und was schon berechnet ist. So sieht der Einkauf in OfficeOmni aus:

Nachbestellvorschläge rechnen mit, was fehlt

OfficeOmni vergleicht den verfügbaren Bestand mit Mindest- und Optimalbestand und bezieht die Verkäufe pro Monat ein. Daraus entsteht je Artikel ein Vorschlag mit Priorität. Die Bestellmenge passen Sie direkt in der Tabelle an. Ein Klick auf „Bestellung erzeugen" macht daraus fertige Bestellungen, sauber getrennt je Lieferant.

  • Vorschlag aus verfügbarem Bestand, Mindest- und Optimalbestand und Verkäufen.
  • Priorität erkennbar, Bestellmenge direkt in der Zeile änderbar.
  • Aus allen Vorschlägen Bestellungen je Lieferant erzeugen.
notifications_activeNachbestellvorschläge7 unter Mindestbestand
ProduktVerf.MindestVorschlagBestellen
Sicherheitsschuh Gr. 43142046edit46
Montageset A02580edit80
Schutzhelm ProGuard283040edit40
shopping_cartBestellung erzeugen filter_altNur mit Lieferant
infoGeschätzter Einkaufswert aller vorgeschlagenen Mengen: 5.782,00 €. Vorschläge ohne hinterlegten Lieferanten werden getrennt ausgewiesen.
smart_toyKI-Erfassung
auto_awesomeBestelltext einfügen oder Beleg anhängen
Bestellbestätigung SafeWork GmbH vom 23.07.2026
40 × Sicherheitsschuh S3 ProStep Gr. 42, 34,50 € netto
40 × Sicherheitsschuh S3 ProStep Gr. 43, 34,50 € netto
picture_as_pdfbestellbestaetigung.pdf auto_fix_highMit KI ausfüllen
ARTIKEL-ZUORDNUNG PRÜFEN
✓Sicherheitsschuh Gr. 42 ART-10234-42Übernehmen
?Schutzbrille klarArtikel anlegenNur für diesen Einkauf

Bestellung anlegen, auf Wunsch mit KI aus dem Beleg

Sie erfassen eine Bestellung von Hand oder fügen den Bestelltext ein und hängen den Beleg als PDF oder Bild an. Die KI liest Lieferant, Betrag und Positionen aus und füllt den Dialog. Erkannte Artikel werden mit dem Artikelstamm verknüpft, unklare Zeilen landen in einer Prüfliste. Von dort übernehmen Sie den Vorschlag, legen einen neuen Artikel an oder buchen die Zeile nur für diesen Einkauf.

  • Kopfdaten mit Lieferant, Kaufart, Zahlungsart, Beleg und Notiz.
  • Positionen mit Artikelsuche, Menge, Einkaufspreis und Steuersatz.
  • Neue Artikel samt Lieferantenkonditionen direkt aus dem Dialog anlegen.

Wareneingang bucht direkt ins Lager

Beim Wareneingang sehen Sie je Position die bestellte, bereits gelieferte und noch offene Menge. Sie erfassen die eingegangene Menge, wählen den Ziellagerplatz und hinterlegen bei Bedarf Charge, Seriennummer und Mindesthaltbarkeit. Die Menge geht in den Lagerbestand und erscheint als Bewegung mit Bezug zur Bestellnummer. Liegt die Eingangsmenge über der offenen Menge, fragt OfficeOmni vor dem Buchen nach.

  • Bestellt, geliefert und offen je Position auf einen Blick.
  • Ziellagerplatz je Zeile, dazu Charge, Seriennummer und Haltbarkeit.
  • Warnung bei Überlieferung, danach Buchung mit neuem Bestellstatus.
inventoryWareneingang buchenEK-2026-0187
ArtikelBestelltOffenEingang jetztLagerort
Schuh Gr. 42 ART-10234-42400—R12-04
Schuh Gr. 43 ART-10234-434040edit40K1-02
checkWareneingang buchen done_allAlles Offene übernehmen
labelOptional je Zeile: Charge, Seriennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum. Freie Positionen lassen sich als erledigt markieren, ohne Bestand zu buchen.
balanceDrei-Wege-Abgleich
BESTELLT (BRUTTO)3.284,40 €
GELIEFERT (WARENWERT)1.642,20 €
BERECHNET (RECHNUNGEN)1.642,20 €
✓Berechneter Betrag stimmt mit dem gelieferten Warenwert überein.
⚠Position „Schuh Gr. 43": 40 Stück bestellt, davon 0 geliefert.
ℹEine Eingangsrechnung ist mit dieser Bestellung verknüpft.
storeLieferantBewertung 4,3
Lieferzeit4,5
Qualität4,8
Preis3,8
Kommunikation4,1
Zahlungsziel
30 Tage
Skonto
2 % / 7 Tage
Lieferzeit
3 Tage
Mindestbestellwert
150 €
Versandkostenfrei ab
500 €

Lieferanten mit Konditionen, Bewertung und Artikeln

Zu jedem Lieferanten gehören Stammdaten, Adresse, Ansprechpartner, Bankdaten und vor allem die Konditionen: Zahlungsziel, Skonto, Lieferzeit, Rabatt, Mindestbestellwert und die Grenze für versandkostenfreie Lieferung. Sie bewerten Lieferzeit, Qualität, Preis und Kommunikation und sehen daraus einen Gesamtwert. Der Drei-Wege-Abgleich stellt Bestellung, Wareneingang und Rechnung gegenüber und meldet Abweichungen.

  • Konditionen je Lieferant, von Zahlungsziel bis versandkostenfrei ab.
  • Bewertung in vier Kategorien mit Gesamtwert und Notiz.
  • Zugeordnete Artikel mit Lieferanten-Artikelnummer und Einkaufspreis.

Und außerdem

Alles rund um Bestellung und Lieferant

alt_route

Zwei Achsen für den Status

Der Lieferstatus läuft von Entwurf über angefragt und bestellt bis geliefert und abgeschlossen. Davon unabhängig zeigt die Spalte Berechnet, ob eine Bestellung noch nicht, teilweise oder vollständig in Rechnung gestellt wurde.

link

Rechnung zur Bestellung

Eine Eingangsrechnung lässt sich mit der Bestellung verknüpfen. Aus dem Vergleich der Beträge ergibt sich der Berechnet-Status automatisch, kleine Rundungsdifferenzen bleiben dabei außen vor.

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Artikel und Lieferantenpreise

Je Artikel hinterlegen Sie mehrere Lieferanten mit eigener Lieferanten-Artikelnummer, Einkaufspreis, Lieferzeit, Mindestabnahme und Verpackungseinheit. Ein Lieferant gilt als Standard.

visibility

Beim Lieferanten unterwegs

Offene Bestellmengen erscheinen am Artikel als erwarteter Bestand. So sehen Sie beim Disponieren, was zwar fehlt, aber bereits bestellt ist.

payments

Kaufarten und Belege

Ob auf Rechnung, Barkauf oder Privatankauf: Kaufart, Zahlungsart und Bezahlt-Kennzeichen gehören zur Bestellung. Der Beleg hängt als PDF oder Bild direkt daran.

smart_toy

KI im Lieferantenprofil

Ein Beschaffungsprofil beschreibt, was Sie bei diesem Lieferanten kaufen. Aus den Stichwörtern schlägt die KI passende Lieferantenkategorien vor, und eine Sammelbestellung fasst alle fälligen Artikel zusammen.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu Einkauf und Lieferanten

Woraus entsteht ein Nachbestellvorschlag?
Aus dem verfügbaren Bestand im Verhältnis zu Mindest- und Optimalbestand, ergänzt um die Verkäufe pro Monat. Daraus ergeben sich Vorschlagsmenge und Priorität.
Kann ich eine Bestellung aus einem Beleg erfassen lassen?
Ja. Sie fügen den Bestelltext ein oder hängen ein PDF oder Bild an. Die KI liest Lieferant, Betrag und Positionen aus und füllt den Dialog, unklare Artikel kommen in eine Prüfliste.
Wird der Lagerbestand beim Wareneingang erhöht?
Ja. Die eingegangene Menge wird auf den gewählten Lagerplatz gebucht und erscheint als Bewegung vom Typ Wareneingang mit der Bestellnummer als Referenz. Optional mit Charge, Seriennummer und Haltbarkeit.
Was bedeutet die Spalte Berechnet?
Sie zeigt unabhängig vom Lieferstatus, wie viel der Bestellung bereits in Rechnung gestellt wurde: noch nicht, teilweise oder vollständig. Grundlage ist die verknüpfte Eingangsrechnung.
Kann ein Artikel mehrere Lieferanten haben?
Ja. Je Artikel hinterlegen Sie mehrere Lieferanten mit eigenem Einkaufspreis, Lieferanten-Artikelnummer und Lieferzeit. Einer davon gilt als Standardlieferant.

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