Lieferschein erstellen und Rechnung schreiben

Lieferschein erstellen

So entsteht ein Lieferschein

Der Lieferschein begleitet die Ware zum Kunden und nennt keine Preise. In OfficeOmni entsteht er fast immer aus einem vorhandenen Beleg: aus einem Auftrag, einer Rechnung, einem Angebot oder einer Proforma-Rechnung. Der Weg über den Auftrag hat drei Stationen.

Auftrag

Öffnen Sie den Auftrag in der Belegvorschau und klicken Sie auf Lieferschein erstellen. In der Belegliste führt der Rechtsklick über Weiteres Dokument erstellen zum selben Ziel.
Lieferschein, auch in Teilen

OfficeOmni übernimmt nur die noch offenen, lieferbaren Positionen. Je Position sehen Sie Bestellt, Bereits geliefert und Noch offen. Die Menge unter Jetzt liefern lässt sich verringern, abgewählte Positionen bleiben für einen weiteren Lieferschein offen. Nach dem Speichern steht der Auftrag auf Teilweise geliefert oder Vollständig geliefert.
Rechnung

Aus dem gespeicherten Lieferschein erzeugt Rechnung erstellen in der Belegvorschau die Rechnung. In der Belegliste heißt der Eintrag Rechnung aus Lieferschein. Den Lagerbestand bucht OfficeOmni erst beim Speichern der Rechnung ab, nicht schon beim Lieferschein.

Ohne Auftrag geht es auch: Setzen Sie beim Schreiben einer Rechnung oben rechts im Belegeditor das Häkchen Lieferschein. Nach dem Speichern öffnet OfficeOmni den Lieferschein, bereits gefüllt mit den Positionen der Rechnung.

Muster und Anleitung

Wie ein fertiger Lieferschein aussieht, zeigen die Muster: derselbe Beispielbeleg in mehreren Designs, als Bild und als PDF. Jeden Schritt mit allen Feldern erklärt das Handbuch.

Musterlieferschein ansehen Anleitung: Lieferschein erstellen Belegfluss vom Angebot zur Rechnung

Was Sie dafür brauchen

OfficeOmni für Windows. Lieferscheine entstehen in der Windows-Anwendung, nicht im Browser. Der Installer ist für Windows 10 und 11 (64 Bit) gedacht: OfficeOmni für Windows herunterladen.
30 Tage Test ohne Zahlungsdaten. Ohne Lizenzschlüssel läuft OfficeOmni 30 Tage als Testversion, wahlweise mit lokalem SQL Server oder in der Cloud: Installer und Einrichtung.
Vorführung mit Beispieldaten. Im Anmeldefenster öffnet Vorführung ansehen eine Beispielumgebung mit Kunden, Produkten und Belegabläufen; Ihre Firmendaten werden dafür nicht verwendet: So starten Sie die Vorführung.
Tarif. Das Modul Dokumente / Rechnungen gehört laut Modulvergleich zu jedem Tarif und zur Demo: Tarife und Module vergleichen.

Lieferscheine & Rechnungen

Rechnung schreiben, Lieferschein erzeugen, Zahlung im Blick behalten.

Mit OfficeOmni schreiben Sie Rechnungen in einem Editor mit Live-Vorschau, erzeugen Lieferscheine direkt aus dem Vorgang und behalten Zahlungseingänge, Skonto und Mahnungen im Blick — inklusive E-Rechnung und XRechnung erstellen. So sieht die Rechnungserstellung in OfficeOmni aus:

Alle Belege in einer Liste — suchen, prüfen, erledigen

Die Belegliste zeigt Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften und alle weiteren Belege mit Nummer, Datum, Betrag, Zahlungsstand, Fälligkeit, Status und Mahnstufe. Per Rechtsklick erledigen Sie die tägliche Arbeit direkt in der Liste: PDF öffnen, Status ändern, drucken, Mahnung oder Folgebeleg erstellen, Zahlungseingänge verwalten — ohne den Beleg erst zu öffnen.

Suche über Nummer, Kunde, Titel und Positionen, dazu Datum und Zeitraum; Spalten frei wählbar.
Kennzahlen unter der Liste zeigen nicht bezahlte, überfällige und angemahnte Beträge — ein Klick filtert die Liste darauf.
Markierte Belege gesammelt als PDF speichern, Daten nach Excel/CSV exportieren, fehlende Nummern anzeigen.

Belegliste nach der Suche „Rechnung“ mit Spalten für Zahlung, Fälligkeit, Status und Verknüpfung: offene, abgeschlossene und teilweise bezahlte Rechnungen, zwei überfällige Rechnungen rot hinterlegt; darüber das Kontextmenü mit PDF öffnen, Bearbeiten, Status ändern, Eigene Felder, Drucken, Empfängerkopie, Exportieren, Weiteres Dokument erstellen, Mahnung erstellen, Mahnhistorie, Mahnakte und Zahlungseingänge verwalten; unten die Kennzahlen Nicht bezahlt, Überfällig, Heute fällig und Angemahnt — Rechtsklick auf eine Rechnung: alle Aktionen direkt in der Liste. Die Spalte „Zahlung“ zeigt bezahlt, offen oder teilweise bezahlt, „Fälligkeit“ markiert überfällige Rechnungen; unten stehen die Kennzahlen.

Lieferscheine — mit Teillieferung, Austausch und Rückgabe

Lieferscheine entstehen per Klick aus dem Auftrag — auch als Teillieferung — oder aus der Rechnung, auf Wunsch direkt beim Speichern der Rechnung. Aus dem Lieferschein wird mit „Rechnung erstellen“ die fertige Rechnung, mit dem Liefertag als Leistungsdatum. Geht ein Leih- oder Ersatzgerät im Austausch raus, markieren Sie die Position; in der Belegvorschau erfassen Sie später, was zurückgekommen ist: „Zurückerhalten“ ist die eingetroffene Menge, „Noch offen“ steht noch aus.

Lieferschein, Packliste und Empfangsbestätigung direkt aus dem Vorgang erzeugen.
Austausch je Position markieren und die Rückgabe mit „Verbuchen“ am Lieferschein festhalten — der Status zeigt „Teilweise“ oder „Vollständig zurückgegeben“.
Jeder Lieferschein bleibt mit Auftrag und Rechnung verknüpft; zu einer Rechnung entstehen bei Bedarf Gutschrift, Storno oder Rechnungskorrektur.

Belegvorschau von Lieferschein 24 für Praxis Dr. Hansen & Kollegen mit Status „Teilweise zurückgegeben“: oben der Belegkopf mit Vorgangsleiste und den Aktionen Drucken, Versenden, Lieferschein bearbeiten, Rechnung erstellen und Packliste erstellen; darunter der Reiter Positionen mit einem Laserdrucker und vier Headsets als Austauschpositionen, Spalten Zurückerhalten und Noch offen, je einem Eingabefeld unter „Rückgabe erfassen“ mit Knopf Verbuchen und dem Hinweis, dass die Rückgabe noch aussteht — Lieferschein mit Ersatzgeräten während einer Reparatur: zwei von vier Headsets sind zurück, Drucker und zwei Headsets stehen noch aus. „Verbuchen“ hält die Rückgabe am Lieferschein fest.

Belegliste mit Lieferscheinen: Lieferschein 24 teilweise zurückgegeben, Lieferschein 23 offen mit Verknüpfung zu Angebot 6 und Auftrag 1, ältere Lieferscheine abgeschlossen und jeweils mit ihrer Rechnung verknüpft — Lieferscheine in der Belegliste: Status und Verknüpfung zu Auftrag oder Rechnung auf einen Blick.

Zahlungseingänge, Skonto und Mahnungen im Griff

Jede Zahlung wird am Beleg erfasst — mit Betrag, Datum, Konto, Zahlungsart und Bemerkung. Der Status wechselt mit den Zahlungen von „Offen“ über „Teilweise bezahlt“ zu „Abgeschlossen“; überfällige Rechnungen fallen in der Liste sofort auf. Wird es Zeit für eine Erinnerung, erstellen Sie die Mahnung per Rechtsklick oder aus der Belegvorschau — die Mahngebühr fließt in die Forderung ein.

Zahlungseingänge verwalten: Teil- und Vollzahlungen, Skonto und Zahlungsart je Beleg, mit Vorschlag für 50 %, 100 % oder den Skontobetrag.
Überfällige Rechnungen automatisch markiert — inklusive Mahnstufe.
Mahnung per Klick, Mahnhistorie je Rechnung.

Belegvorschau von Rechnung 67, Reiter Zahlungen: offener Betrag 2.928,12 Euro, 40 Prozent bezahlt; Aufstellung aus Rechnungsbetrag, Mahngebühr 5,00 Euro, effektiver Forderung und erfassten Zahlungen; daneben Kunde, Rechnungsnummer, Datum und Fälligkeit; darunter die Rechnung als Vorgang mit Dokumentstatus „Teilweise bezahlt“ — Zahlungsreiter einer gemahnten Rechnung: 40 % bezahlt, die Mahngebühr ist Teil der Forderung.

E-Rechnung: XRechnung und PDF mit E-Rechnung direkt aus dem Beleg

OfficeOmni erzeugt aus den Belegdaten eine E-Rechnung mit XRechnung-Profil im CII-Format. Über „Exportieren“ geben Sie die XML separat aus; sie lässt sich auch in die Beleg-PDF einbetten. „E-Rechnung prüfen“ prüft die XML lokal mit dem KoSIT-Validator anhand der eingerichteten XRechnungs-Konfiguration. Die Prüfung bestätigt keine PDF/A- oder vollständige ZUGFeRD-Konformität der PDF und garantiert keine Annahme durch jedes Rechnungsportal. Prüfen Sie vor dem Versand die Vorgaben Ihres Empfängers.

XRechnung (XML) und E-Rechnung-in-PDF per Klick über „Exportieren“.
XML-Prüfung auf Ihrem Rechner, mit vollständigem amtlichem Prüfbericht zu jeder Meldung.
Markierte Belege gesammelt als E-Rechnung prüfen, Ergebnis als Excel-Report.
XRechnung erstellen: Anleitung zu XML, Export und Versand.

Belegvorschau von Rechnung 70 mit Status „Offen“, fällig am 22.10.2026: oben der Belegkopf mit Vorgangsleiste und den Aktionen Drucken, Exportieren, Versenden und Rechnung korrigieren; darunter der Reiter E-Rechnung-Prüfung: XRechnung-Validierung mit dem amtlichen KoSIT-Validator, Ergebnis „Gültige E-Rechnung — keine Fehler, keine Warnungen“ und Knopf „Vollständigen amtlichen Report anzeigen“ — E-Rechnung-Prüfung in der Belegvorschau: XRechnung aus Rechnung 70, geprüft mit dem amtlichen KoSIT-Validator — gültig, ohne Fehler und Warnungen.

Und außerdem

Alles, was zum Rechnungs-Alltag dazugehört

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Folgebelege per Klick

Rechnung aus Angebot, Lieferschein oder Proforma erstellen, Serviceauftrag anlegen, Empfängerkopie erzeugen — jeder Beleg bleibt mit seinem Ursprung verknüpft.

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Storno & Korrektur

Stornorechnung und Rechnungskorrektur entstehen aus dem Original — mit Verknüpfung, sauberer Nummernvergabe und nachvollziehbarem Status.

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Wiederkehrende Rechnungen

Vorlagen für regelmäßige Abrechnungen: einmal anlegen, wiederverwenden — ideal für Wartungsverträge und Abos.

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QR-Code auf dem Beleg

Bankdaten- oder PayPal-QR-Code direkt auf die Rechnung drucken — Kunden zahlen schneller, Sie tippen nichts ab.

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JTL-Import

Bestehende Rechnungs-, Lieferschein- und Korrektur-PDFs aus JTL importieren — neu anlegen oder vorhandene Belege anreichern.

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KI-Assistent

Belege an den KI-Assistenten übergeben, Positionen aus Freitext erfassen und Dokumententwürfe vorbereiten lassen — jede Aktion bleibt kontrollierbar.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu Lieferscheinen und Rechnungen

Wie entsteht ein Lieferschein aus einem Auftrag?

Per Klick aus dem Auftrag — auch als Teillieferung, dann zeigt der Auftrag, was schon geliefert ist —, aus der Rechnung („Lieferschein erstellen“) oder direkt beim Speichern der Rechnung. Positionen und Mengen werden übernommen.

Kann ich Lieferscheine online erstellen?

Nicht im Browser. Lieferscheine erstellen Sie in OfficeOmni, einer Anwendung für Windows, die Sie herunterladen und installieren. Auf der Website sehen Sie vorab den Musterlieferschein in mehreren Designs und laden ihn als PDF herunter. Die Muster zeigen einen Beispielbeleg; ein Formular zum Ausfüllen im Browser bietet die Website nicht.

Kann ich einen Auftrag in mehreren Lieferungen ausliefern?

Ja. Beim Lieferschein aus einem Auftrag zeigt OfficeOmni je Position, was bestellt, bereits geliefert und noch offen ist. Was Sie jetzt nicht liefern, bleibt offen und geht mit einem weiteren Lieferschein hinaus. Solange noch etwas offen ist, steht der Auftrag nach dem Speichern auf Teilweise geliefert. Den Lagerbestand bucht OfficeOmni erst mit der Rechnung ab, nicht schon mit dem Lieferschein. Alle Felder erklärt die Anleitung Lieferschein erstellen.

Wie wird ein Auftrag mit mehreren Teillieferungen abgerechnet?

Entweder je Lieferschein mit „Rechnung erstellen“ — das Leistungsdatum ist dann der Liefertag — oder am Ende mit einer Rechnung aus dem Auftrag. Welche Mengen schon geliefert sind, zeigt der Auftrag („Teilweise geliefert“). Eine Sammelrechnung über mehrere Lieferscheine gibt es nicht.

Wie werden Austausch und Rückgabe erfasst?

Positionen, die im Austausch rausgehen — etwa ein Leih- oder Ersatzgerät —, markieren Sie im Lieferschein. In der Belegvorschau tragen Sie unter „Rückgabe erfassen“ die zurückerhaltene Menge ein und klicken „Verbuchen“; der Lieferschein zeigt dann, was zurück ist und was noch aussteht. Warenrückgaben zu einer Rechnung laufen über „Rechnung korrigieren“.

Unterstützt OfficeOmni E-Rechnung?

Ja. OfficeOmni erzeugt XRechnungs-XML im CII-Format aus den Belegdaten. Sie können die XML separat exportieren, in die Beleg-PDF einbetten und lokal mit dem KoSIT-Validator prüfen. Diese XML-Prüfung bestätigt keine vollständige ZUGFeRD-Konformität der PDF; zusätzliche Empfängervorgaben bleiben maßgeblich.

Wie funktioniert das Mahnwesen?

Überfällige Rechnungen werden in der Liste markiert. Die Mahnung erstellen Sie per Rechtsklick oder aus der Belegvorschau; OfficeOmni schlägt die nächste Stufe vor, rechnet die Mahngebühr in die Forderung ein und führt die Mahnhistorie je Rechnung.

Durchgängige Prozesse

Vom Auftrag bis zur bezahlten Rechnung – alles verbunden.

Wissensdatenbank

Rechnungsprogramm mit Lieferschein

So entsteht ein Lieferschein

Auftrag

Lieferschein, auch in Teilen