Rechnung erstellen

Die Rechnung ist der Beleg, an dem alles hängt: Zahlungsziel, Skonto, Fälligkeit, Umsatzsteuer, E-Rechnung und der Lagerabgang. Sie entsteht im selben Belegeditor wie jede andere Belegart, bringt aber zwei eigene Karten mit — STAMMDATEN und ZAHLUNG & KONDITIONEN. Dieser Artikel geht beide Karten Feld für Feld durch und beschreibt, was beim Speichern tatsächlich passiert.

Wie eine Rechnung entsteht

Kommt die Rechnung aus einem Vorbeleg, übernimmt OfficeOmni dessen Positionen und Kopfdaten — darunter auch einen im Vorbeleg hinterlegten Skonto — und verknüpft beide Belege miteinander.

Die Karte STAMMDATEN

Zwei Felder sind Pflicht und mit einem roten Stern markiert: die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum.

Das Leistungsdatum und die Automatik

Das Leistungsdatum ist keine Formalie. Der Hinweis am Feld sagt: „Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG - ohne Angabe wird das Rechnungsdatum als Leistungsdatum verwendet. Ausnahme: Kleinbetragsrechnung bis 250 € Gesamtbetrag (§ 33 UStDV) - dort keine Pflichtangabe.“ Ist die Angabe für den vorliegenden Beleg zwingend, erscheint neben Leistung von ein roter Stern.

Das Häkchen Auto ermittelt den Zeitraum selbst: Es nimmt die Datumsangaben der freien Positionen, setzt das kleinste als Leistung von und das größte als Leistung bis. Gibt es nur ein Datum, wird nur von gefüllt. Der Zeitraum aktualisiert sich bei jeder Änderung an den Positionen. Sobald Sie eines der beiden Datumsfelder von Hand ändern oder leeren, schaltet sich die Automatik ab. Beim Bearbeiten einer bereits gespeicherten Rechnung bleibt die Automatik bewusst aus, damit sie einen gespeicherten Leistungszeitraum nicht überschreibt.

Die Karte ZAHLUNG & KONDITIONEN

Woher das Zahlungsziel kommt

Beim Öffnen einer neuen Rechnung holt OfficeOmni die Standard-Zahlungsfrist aus den Einstellungen: zuerst aus dem als Standard markierten Eintrag der Zahlungsziele, ersatzweise aus dem Zahlungsziel der Firma. Findet sich dort kein gültiger Wert, bleibt der aktuelle Wert stehen. Sobald Sie die Tage selbst eintippen, gilt Ihr Wert — ein späterer Kundenwechsel setzt ihn nicht mehr zurück.

Fälligkeit und Skonto auf dem Beleg

Das Fälligkeitsdatum ist keine eigene Eingabe, sondern eine Rechnung: Rechnungsdatum plus Fälligkeit (Tage). Ändern Sie eines von beiden, zieht das Fälligkeitsdatum nach. Auf dem Beleg entsteht daraus eine Zeile im Kopfblock und ein Satz im Zahlungsteil:

Der Skontosatz wird nie automatisch aus einer Vorlage gesetzt. Skonto ist beim Öffnen einer Rechnung immer aus und gilt nur, wenn Sie ihn selbst eintragen. Der Skontohinweis erscheint zudem nur, wenn drei Bedingungen zusammenkommen: Der Prozentsatz ist größer als null, die Skonto-Tage sind größer als null, und die Skonto-Tage sind kürzer als das Zahlungsziel.

Was beim Speichern passiert

Gespeichert wird mit Dokument speichern in der Kopfleiste. OfficeOmni arbeitet dabei eine feste Kette von vierzehn Schritten ab und zeigt sie einzeln an. Bricht ein Schritt ab, endet der Vorgang an dieser Stelle. Die vollständige Schrittkette und alle Prüfungen vor dem Schreiben stehen in Beleg speichern und Status setzen.

Zwei Schritte betreffen allein die Rechnung:

• Lagerbestand aktualisieren — reduziert die Bestände. Der Schritt läuft nur bei der Belegart Rechnung; bei allen anderen wird er als Nicht relevant für diese Dokumentart. übersprungen.
• E-Rechnung erzeugen — erstellt die XML-Datei der E-Rechnung.

Schon die Validierung kann die Rechnung aufhalten: Reicht der verfügbare Bestand für eine Position nicht, bricht das Speichern mit der Meldung „Nicht genug Lagerbestand“ und der Nennung der betroffenen Artikel ab.

Der Lagerabgang

Nur die Rechnung bucht Bestand ab, und zwar für Positionen mit einer Menge größer als null, die auf einem echten Artikel beruhen. Dienstleistungen, Vaterartikel und freie Positionen bleiben außen vor. Zu jeder Abbuchung schreibt OfficeOmni eine Lagerbewegung mit dem Vermerk Rechnung und der Belegnummer, damit der Abgang in den Lagerbewegungen sichtbar ist. Hat ein Artikel gar keinen Lagerbestandseintrag, meldet der Schritt das als Warnung, ohne das Speichern zu stoppen.

Die E-Rechnung

Für die Rechnung erzeugt OfficeOmni die E-Rechnung automatisch; es gibt dafür keinen Schalter zum Abwählen. Fehlt beim Kunden die E-Mail-Adresse, weist OfficeOmni darauf hin — die elektronische Käuferadresse gehört zu den Pflichtangaben —, speichert aber trotzdem weiter.

Vor dem Speichern können Sie das Ergebnis prüfen: Die Schaltfläche ZUGFeRD prüfen in der Kopfleiste trägt den Hinweis: „Prüft die E-Rechnung (ZUGFeRD CII / Profil XRechnung) aus dem aktuellen Formularstand mit dem amtlichen KoSIT-Validator — vor dem Speichern, ohne etwas zu speichern.“ Ist das Prüfmodul noch nicht vorhanden, bietet OfficeOmni den einmaligen Download an.

Gleich einen Lieferschein mitnehmen

Oben rechts, neben Dokument speichern, liegt bei der Belegart Rechnung das Häkchen Lieferschein. Ist es gesetzt, öffnet OfficeOmni nach dem Speichern ein neues Fenster mit einem Lieferschein, der die Positionen und die Bestellnummer der Rechnung bereits trägt, und verknüpft beide Belege. Das Rechnungsfenster schließt sich dabei. Das Häkchen ist beim Öffnen nicht gesetzt.

Verwandte Themen

• Zahlungseingang erfassen
• E-Rechnung: Grundlagen und Voraussetzungen
• Mahnung erstellen
• Fenster Beleg bearbeiten: Aufbau und Funktionen
• Lieferschein erstellen
• Proforma-Rechnung erstellen
• Summen, Steuern und Rundung
• Beleg speichern und Status setzen
• Rechnung stornieren
• Rechnungskorrektur erstellen
• Belegnummern und Belegstatus
• Automatisches Mahnwesen und offene Posten
• Rechnungen per DATEV-Export an die Buchhaltung
• Modulseite: E-Rechnung und XRechnung