Rechnungskorrektur erstellen

Die Rechnungskorrektur berichtigt eine bestehende Rechnung. Sie ist ein eigener Beleg mit eigenem Nummernkreis und trägt immer einen Bezug auf die Original-Rechnung. OfficeOmni führt Sie über einen Assistenten dorthin: Sie sagen, was korrigiert werden soll und warum — den Rest rechnet die Anwendung aus. Dieser Artikel geht den Assistenten Schritt für Schritt durch und beschreibt anschließend jedes Feld des Korrekturbelegs.

Wann die Rechnungskorrektur der richtige Weg ist

Der Assistent Rechnung korrigieren

Öffnen Sie die Rechnung in der Belegvorschau und klicken Sie auf Rechnung korrigieren. Das gleichnamige Fenster stellt Ihnen zwei bis drei Fragen und bereitet danach den Korrekturbeleg vor.

1. Was soll korrigiert werden? Sie wählen eine der fünf Korrekturarten: Rechnungsbetrag mindern, Rechnung vollständig stornieren, Angaben berichtigen, Betrag nachberechnen oder Rechnung stornieren und neu erstellen. Aus dieser Wahl leitet OfficeOmni die Richtung der Korrektur, die zulässigen Gründe und den Belegweg ab.
2. Warum wird korrigiert? Sie wählen den Korrekturgrund. Er ist Pflichtangabe und erscheint auf dem Beleg. Je nach Grund kommt eine Rückfrage dazu — bei Reklamation oder Mangel, wie die Reklamation gelöst wird, bei Sonstiger Grund unter einer Minderung, wie gerechnet werden soll.
3. Wie lief die Rückgabe? Diesen dritten Schritt hängt der Assistent nur beim Grund Artikel zurückgegeben an. Alles Weitere dazu steht in Warenrückgabe erfassen.

Am Ende heißt der Fußknopf Korrektur vorbereiten. Führt die gewählte Lösung bewusst zu keinem Beleg — etwa bei einem wertgleichen Austausch oder einer Nachbesserung —, heißt er stattdessen Schließen — keine Korrektur nötig.

Zwei Sperren begegnen Ihnen in Schritt 1 häufig: Eine bereits stornierte Rechnung lässt sich nicht erneut korrigieren, und für eine Rechnung, auf die schon Geld gebucht ist, sind die beiden Storno-Wege gesperrt — mindern, berichtigen und nachberechnen bleiben wählbar. Gibt es zur Rechnung bereits Mahnungen, weist der Assistent darauf hin: Bereits erstellte Mahnungen bleiben unverändert, künftige rechnen mit dem nach der Korrektur reduzierten offenen Betrag.

Die geführten Masken

Nach Korrektur vorbereiten zeigt das Fenster kurz „Korrektur wird vorbereitet…“ und blendet danach — je nach Grund — eine geführte Maske als nächste Seite ein. Die Grundregel ist überall dieselbe: Sie tragen den richtigen Zustand ein, OfficeOmni rechnet die Differenz.

Der Zurück-Pfeil im Kopf führt aus der Maske in den Assistenten zurück. Esc verwirft die Maske und lässt den Expertenweg stehen. Übernehmen Sie die Maske, ersetzen die gerechneten Zeilen die vollen Originalpositionen im Belegeditor.

Das Fenster der Rechnungskorrektur

Der Belegeditor zeigt drei Karten: links STAMMDATEN und darunter ZAHLUNG & KONDITIONEN, daneben KORREKTUR.

Karte STAMMDATEN

Jedes Datumsfeld hat rechts eine kleine Schaltfläche mit dem Kurzhinweis „Datum entfernen“, die das Feld wieder leert. Unter der Bezugsnummer liegt der Block der verknüpften Dokumente.

Ist eine Bezugsnummer eingetragen, erscheint darunter ein gelb hinterlegter Kasten mit dem Satz, der auf dem Beleg steht: „Diese Korrektur bezieht sich auf Rechnung Nr. … vom …“

Karte ZAHLUNG & KONDITIONEN

Sie enthält Fälligkeit (Tage), Zahlungsstatus (Offen, Teilbezahlt, Bezahlt, Überfällig, Storniert, Erstattet), Skonto in Prozent, Skonto-Tage und den errechneten Skonto-Betrag in EUR.

Karte KORREKTUR

Unter dem Feld Bestand steht der Hinweis: „Hinweis: Die Bestandswirksamkeit wird nur vorbereitet und nicht ausgeführt. Tatsächliche Lagerbewegungen erfolgen über den Retoure-/Lager-Workflow.“

Je nach Grund erscheinen in dieser Karte bis zu drei zusätzliche Blöcke:

• Reklamationsdokumentation — bei Reklamationsgründen. Felder: Datum, Mangel, Seriennummer, Kundenforderung, Entscheidung. Der Hinweis darüber lautet: „Interne Dokumentation des Reklamationsfalls — erscheint nicht auf dem Beleg.“
• Leistung nicht erbracht — reine Anzeige dessen, was in der gleichnamigen Maske erfasst wurde. Ohne Erfassung steht dort: „Noch nicht erfasst - die Angaben entstehen in der Maske "Leistung nicht erbracht".“
• Mengenvergleich zur Originalrechnung — eine Tabelle mit den Spalten Position, Original, Verbraucht, Aktuell und Verbleibend. Verbraucht meint die „bereits durch wirksame frühere Korrekturen verbrauchte Menge“, Aktuell die „Mengenwirkung dieses Korrekturbelegs“. Warnungen erscheinen darunter.

Was auf dem Korrekturbeleg erscheint

Über den Positionen druckt OfficeOmni einen Block aus mehreren Zeilen, in dieser Reihenfolge:

1. Der Bezugstitel, gebildet aus der gewählten Belegart: „Berichtigungsrechnung zu Rechnung … vom …“
2. Bei einer Warenrückgabe die Rückgabezeilen mit Datum und Rückgabegrund.
3. „Korrekturgrund: …“ mit dem Klartext des Grundes.
4. Bei einer Retoure: „Diese Rechnungskorrektur erfolgt aufgrund einer Warenrückgabe.“
5. Ihre Freitext-Begründung, sofern gefüllt.
6. Der Betragshinweis — bei mindernder Richtung „Minderungsbetrag zugunsten des Kunden: … €“, bei erhöhender „Nachberechnungsbetrag zulasten des Kunden: … €“. Eine wertneutrale Berichtigung trägt keinen Betragshinweis.

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