Verknüpfte Dokumente
Ein Angebot, der daraus entstandene Auftrag, der Lieferschein und die Rechnung gehören zusammen. OfficeOmni merkt sich diese Zusammengehörigkeit als Verknüpfung und zeigt sie an mehreren Stellen: als Streifen in der Kopfzeile des Belegeditors, als kurze Liste in den Stammdaten des Belegs und als vollständige Tabelle in der Belegvorschau. Dieser Artikel erklärt, was dort steht, wann eine Verknüpfung entsteht und wie Sie ihr folgen.
Wann eine Verknüpfung entsteht
Verknüpfungen legt OfficeOmni im Regelfall selbst an. Eine Verknüpfung entsteht in dem Moment, in dem Sie einen Folgebeleg aus einem anderen Beleg heraus speichern. Solange der neue Beleg ungespeichert im Editor steht, ist noch nichts verbunden; brechen Sie ab, bleibt der Ursprungsbeleg unberührt.
Nachträglich von Hand verknüpfen kann nur ein Super-Admin. In der Werkzeugleiste der Belegvorschau liegt dafür Dokument zuweisen mit dem Kurzhinweis „Super-Admin: Dieses Dokument nachträglich mit einem anderen Dokument verknüpfen (z. B. Auftrag zuweisen)“. Den Verknüpfungstyp bestimmt OfficeOmni dabei anhand der beiden Belegarten.
Verbunden werden unter anderem diese Übergänge:
- Angebot → Auftrag, Angebot → Rechnung, Angebot → Proforma-Rechnung
- Auftrag → Lieferschein, Auftrag → Rechnung
- Lieferschein → Rechnung, Proforma-Rechnung → Rechnung
- Rechnung → Mahnung und Mahnung → Mahnung für die nächste Stufe
- Rechnung → Stornorechnung, Rechnung → Rechnungskorrektur, Rechnung → Gutschrift
- Rechnung, Lieferschein, Auftrag oder Angebot → Packliste beziehungsweise → Handelsrechnung
- Abschlagsrechnung und Schlussrechnung zu ihrem Basisdokument sowie Schlussrechnung → Abschlagsrechnung
Der Streifen in der Kopfzeile des Editors
Legen Sie einen Folgebeleg an oder bearbeiten Sie einen vorhandenen Beleg, erscheint in der Kopfzeile des Editors rechts neben den Auswahlfeldern der Streifen Verknüpfte Dokumente. Er zeigt je Beleg eine kleine Kachel mit Belegart und Nummer sowie einer Rolle: Quelle für den Beleg, aus dem heraus Sie arbeiten, Vorgänger für die direkt darüber liegenden und Nachfolger für die direkt darunter liegenden Belege.
Fahren Sie eine Kachel an, nennt der Kurzhinweis zusätzlich Datum, Betrag und — sofern vorhanden — Auftragsnummer, externe Nummer und Projektnummer. Der Kurzhinweis des ganzen Streifens fasst zusammen, etwa „3 Dokumente im Vorgang“. Passen mehr Kacheln hinein als Platz ist, lässt sich der Streifen waagerecht schieben. Gibt es keine Verknüpfung, erscheint der Streifen gar nicht erst.
Die Kurzliste in den Stammdaten
Direkt unter dem Nummernfeld der Karte STAMMDATEN steht eine zweite, kompaktere Anzeige. Ihre Kopfzeile nennt die Anzahl — „2 verknüpfte Dokumente im Vorgang“ beziehungsweise „1 verknüpftes Dokument“ —, darunter folgt je Beleg eine Zeile mit Symbol, Belegart, Nummer, Datum und der Schaltfläche Öffnen. Der Kurzhinweis dazu lautet „In Vorschau öffnen“.
Diese Kurzliste zeigt nicht nur die direkten Nachbarn, sondern die ganze Kette in beide Richtungen. Steht ein Lieferschein vor Ihnen, der aus einem Auftrag entstanden ist, welcher wiederum aus einem Angebot kam, sehen Sie Auftrag und Angebot gleichermaßen. Sortiert wird nach der Reihenfolge des Vorgangs: Angebot, Auftrag, Bestellung, Lieferschein, Packliste, Proforma-Rechnung, Abschlagsrechnung, Rechnung, Schlussrechnung, Rechnungskorrektur, Gutschrift, Storno, Mahnung.
Sie finden die Kurzliste bei Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Packliste, Proforma-Rechnung, Abschlagsrechnung, Rechnung, Schlussrechnung, Rechnungskorrektur, Gutschrift, Stornorechnung und Mahnung. Ist noch nichts verknüpft, bleibt der Bereich ausgeblendet — die Karte quillt also nicht mit leerem Platz auf.
Solange ein Beleg noch nicht gespeichert ist, bleibt die Kurzliste leer. Sie braucht einen gespeicherten Beleg als Anker.
Der Bereich in der Belegvorschau
In der Belegvorschau gibt es die Verknüpfungen zweimal, in zwei Ausbaustufen.
Die Karte rechts
Rechts neben dem Beleg liegt die Karte Verknüpfte Dokumente. Neben der Überschrift steht die Anzahl als kleine Pille, daneben ein Symbol zum Neuladen („Verknüpfungen neu laden“). Jede Zeile trägt links ein Kennzeichen mit der Richtung — Vorgänger, Nachfolger oder Verknüpft —, dann Belegart und Nummer, darunter das Datum, rechts den Betrag und eine Schaltfläche „Dokument öffnen“. Gibt es nichts, steht dort Keine Verknüpfungen.
Darunter folgt die entsprechende Karte Verknüpfte E-Mails; sie sammelt den Schriftverkehr zum Beleg.
Der Reiter Verknüpfungen
Die vollständige Ansicht liegt im Reiter Verknüpfungen unterhalb des Belegs. Die Überschrift Verknüpfungen trägt die Anzahl der Einträge, rechts steht Neu laden. Die Tabelle hat sechs Spalten:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Richtung | Vorgänger, Nachfolger oder Verknüpft, als farbiges Kennzeichen. |
| Typ | Die Belegart des verknüpften Belegs. |
| Nr | Seine Belegnummer. |
| Datum | Sein Belegdatum. |
| Betrag | Der Gesamtbetrag des verknüpften Belegs. |
| Type | Die Art der Verbindung im Klartext, etwa Angebot → Auftrag, Auftrag → Lieferschein, Lieferschein → Rechnung, Rechnung → Mahnung oder Rechnung → Storno. |
Am Ende jeder Zeile stehen zwei Schaltflächen: Vergleichen legt das PDF des verknüpften Belegs neben das Hauptdokument, Öffnen holt den Beleg in eine eigene Vorschau.
Einer Verknüpfung folgen
- Öffnen Sie den Beleg in der Belegvorschau oder im Editor.
- Suchen Sie den gewünschten Beleg in der Kurzliste, in der Karte rechts oder im Reiter Verknüpfungen.
- Klicken Sie auf Öffnen. Der verknüpfte Beleg erscheint in einem eigenen Vorschaufenster, samt seinem Kunden.
Von dort führen die Verknüpfungen weiter — Sie können sich so durch den ganzen Vorgang bewegen, ohne in die Belegliste zurückzukehren.
Eine Verknüpfung entfernen
Im Reiter Verknüpfungen gibt es je Zeile die Schaltfläche Eintrag löschen mit dem Kurzhinweis „Super-Admin: Diese Verknüpfung entfernen“. Sie ist nur für Benutzer mit entsprechender Freigabe sichtbar und nicht für jede Zeile aktiv. Vor dem Entfernen kommt eine Rückfrage. Die Belege selbst bleiben erhalten — nur die Verbindung zwischen ihnen ist danach weg.
Wenn nichts angezeigt wird
- Steht in der Karte rechts Keine Verknüpfungen oder im Reiter Verknüpfungen Keine Verknüpfungen vorhanden., dann steht der Beleg für sich allein. Das ist bei jedem Beleg der Fall, den Sie über Neues Dokument frei angelegt haben.
- In der Karte STAMMDATEN und in der Kopfzeile des Editors fehlen Kurzliste und Streifen in diesem Fall ganz — dort bleibt kein leerer Platz stehen.
- Fehlt eine Verknüpfung, die es geben müsste, wurde der Folgebeleg vermutlich nicht aus dem Ursprungsbeleg heraus erzeugt, sondern frei angelegt.
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