CRM & Kundenverwaltung für KMU
Stammdaten, Ansprechpartner, Lieferadressen, Belege und E-Mails - die komplette Kundenakte griffbereit in einer Software.
Kundenverwaltung & CRM
Eine zentrale Kundenakte für Ihr gesamtes Unternehmen.
Stammdaten, Ansprechpartner, Lieferadressen, Konditionen, Dokumente, E-Mails, Umsätze und Historie: Die OfficeOmni-Kundenverwaltung bündelt alle wichtigen Kundeninformationen an einem Ort. So arbeiten Verkauf, Verwaltung und Buchhaltung mit demselben aktuellen Datenstand.
Für wen eignet sich das Modul?
Kundenverwaltung für Teams, die nicht mehr mit getrennten Listen arbeiten möchten.
OfficeOmni eignet sich für kleine und mittelständische Unternehmen, die Kundeninformationen, Kommunikation und Belege nachvollziehbar zusammenführen möchten.
Handel & E-Commerce
Kunden, Käuferkonten, Lieferadressen, Bestellungen und Belege zentral zuordnen.
Dienstleister & Handwerk
Ansprechpartner, Konditionen, Angebote, Aufträge und Rechnungen direkt aus der Kundenakte starten.
Mehrere Mitarbeiter
Alle berechtigten Benutzer arbeiten mit denselben Kundendaten und einer gemeinsamen Historie.
Excel-Ablösung
Verteilte Tabellen durch strukturierte Stammdaten, Filter, Statushinweise und nachvollziehbare Vorgänge ersetzen.
Kundendaten schneller aus Freitext übernehmen
E-Mail-Signatur, Briefkopf oder Webseiten-Impressum einfügen: Der KI-Assistent erkennt mögliche Namen, Adressen, Ansprechpartner und Kontaktdaten und bereitet das Kundenformular vor. Gelb markierte Felder bleiben transparent als Vorschläge erkennbar und werden erst nach Ihrer Prüfung übernommen.
- KI-Massenimport: Mehrere Kunden aus Freitext erkennen, prüfen und in einem Schritt importieren.
- Kontrollierte KI-Vorschau: Vorschläge werden nicht ohne Ihre Bestätigung als Kundendaten gespeichert.
- Auch Lieferadressen und Ansprechpartner werden erkannt und zugeordnet.
Status-Ampel, Mahnstopp & Sperren
Jeder Kunde kann eine Statusfarbe mit frei definierbarem Hinweis erhalten — zum Beispiel „Zahlt zuverlässig“, „Zahlt oft verspätet“ oder „Offene Mahnungen“. Der Hinweis bleibt in der Kundenliste, in der Kundenakte und beim Erstellen neuer Belege sichtbar.
- Gesperrte Kunden werden deutlich rot markiert, damit versehentliche neue Vorgänge vermieden werden.
- Mahnstopp pausiert das Mahnwesen für einzelne Kunden, ohne Daten zu ändern.
- Nach Status filtern und kritische Kunden gezielt anzeigen.
Vom Kunden direkt zum Dokument
Rechnung, Angebot, Auftrag oder Mahnung starten direkt aus der Kundenakte. Adresse, Konditionen und hinterlegte Steuereinstellungen werden in den neuen Vorgang übernommen. Zusätzlich können USt-IdNr. über VIES geprüft und Adressen in Google Maps geöffnet werden.
- Bis zu 11 Dokumenttypen direkt aus der Kundenliste oder Kundenakte starten.
- USt-IdNr. über VIES prüfen und das Prüfergebnis am Kunden dokumentieren.
- Rechnungs- und Lieferadressen direkt in Google Maps öffnen.
location_onAdresse in Google Maps öffnen
Und außerdem
Werkzeuge für jeden Tag
Gespeicherte Ansichten
Eigene Ansichten mit Spalten, Filtern und Kennzahlen speichern — persönlich oder als gemeinsame Firmenansicht.
Spalten nach Maß
Spalten auswählen, anordnen und fixieren. Wichtige Angaben bleiben beim horizontalen Scrollen sichtbar; bei Bedarf steht eine Vollbildansicht zur Verfügung.
Historie & Timeline
Änderungen, Dokumente und E-Mails chronologisch am Kunden nachvollziehen und nach Kategorie oder Zeitraum filtern.
Schnell kopieren
Name, Adresse, E-Mail-Adressen oder zusammengefasste Kundendaten mit wenigen Klicks in die Zwischenablage übernehmen.
Duplikat-Erkennung
Beim Anlegen weist OfficeOmni auf mögliche Dubletten hin, damit vorhandene Datensätze zuerst geprüft werden können.
Import & Export
Kundendaten importieren und exportieren. Importierte eBay-Käufer können automatisch als Kunden angelegt und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet werden.
Durchgängige Prozesse
Von der Kundenakte bis zum vollständigen Belegablauf.
Die Kundenverwaltung ist kein isoliertes Adressbuch. Sie verbindet Stammdaten mit Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen und elektronischen Rechnungsformaten.
Häufige Fragen
Fragen zur OfficeOmni-Kundenverwaltung
Welche Kundendaten kann OfficeOmni verwalten?
Sie können unter anderem Namen, Firmenangaben, Rechnungs- und Lieferadressen, Ansprechpartner, Kontaktdaten, Kundengruppen, Konditionen, Steuerinformationen, Statushinweise und interne Notizen hinterlegen. Dokumente, E-Mails, Umsätze und Vorgänge werden in der Kundenakte zusammengeführt.
Können mehrere Ansprechpartner und Lieferadressen hinterlegt werden?
Ja. Einem Kunden können mehrere Ansprechpartner und abweichende Lieferadressen zugeordnet werden. Beim Erstellen eines Vorgangs wählen Sie die passende Adresse und Kontaktperson aus.
Lassen sich bestehende Kundendaten importieren?
Ja. Kundendaten können importiert, geprüft und anschließend in OfficeOmni übernommen werden. Zusätzlich unterstützt der KI-Assistent das Erkennen strukturierter Kundendaten aus Freitext, beispielsweise aus einer E-Mail-Signatur oder einem Briefkopf.
Werden Dokumente und E-Mails einem Kunden zugeordnet?
Ja. Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen, Schreiben und zugeordnete E-Mails können direkt in der Kundenakte nachvollzogen werden. Dadurch bleibt die Kommunikation auch für andere berechtigte Mitarbeiter verständlich.
Können Kunden gesperrt oder vom Mahnwesen ausgenommen werden?
Ja. Kunden können deutlich gekennzeichnet und für neue Vorgänge gesperrt werden. Ein separater Mahnstopp pausiert das Mahnwesen für den jeweiligen Kunden, ohne bestehende Belege oder Stammdaten zu verändern.
Kann die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer geprüft werden?
OfficeOmni kann eine hinterlegte USt-IdNr. über VIES prüfen und das Ergebnis am Kunden dokumentieren. Die steuerliche Einordnung und die Vollständigkeit der Rechnungsangaben sollten weiterhin anhand des konkreten Geschäftsvorgangs geprüft werden.
Kann direkt aus der Kundenakte ein Angebot oder eine Rechnung erstellt werden?
Wissensdatenbank
Schritt für Schritt: Anleitungen zur Kundenverwaltung
Kunden anlegen
Anrede-Logik, Pflichtfelder, automatische Kundennummer und Dubletten-Hinweise.
Suchen und filtern
Suche über viele Felder, Filter für Kundenart und Status, gespeicherte Ansichten.
Ansprechpartner verwalten
Mehrere Ansprechpartner je Kunde anlegen, bearbeiten und einen Standard bestimmen.
Lieferadressen verwalten
Abweichende Lieferadressen pflegen, Standard setzen und in Belege übernehmen.
Beleg aus einem Kunden erstellen
Angebot, Auftrag oder Rechnung direkt aus Kundenliste und Kundenkarte starten.
Bereit, CRM & Kundenverwaltung für KMU produktiv zu nutzen?
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