Fenster Kundenakte: alle Reiter im Detail

Die Kundenakte ist das Fenster, in dem ein einzelner Kunde vollständig gepflegt wird. Sie öffnet sich mit einem Doppelklick auf eine Zeile der Kundenliste, über Bearbeiten in den Kundendetails oder über Kunde bearbeiten im Kontextmenü. Der Fenstertitel lautet dann Kunde bearbeiten, gefolgt von Name, Straße, Postleitzahl, Ort und Land des Kunden. Dieser Artikel geht jeden Reiter durch und listet die Feldgruppen samt Feldern auf.

Der Rahmen des Fensters

Der Aufbau ist in jedem Reiter gleich:

• Die Reiterleiste oben schaltet zwischen den acht Bereichen um.
• Die Feldsuche rechts daneben trägt den Hinweistext Feld suchen… Strg+K.
• KI-Assistent ganz rechts öffnet die Freitext-Erkennung.
• Die Fußzeile unten trägt Abbrechen und Kunde speichern.

Die acht Reiter heißen Stammdaten, Erweitert, Kommentare, Dokumente, Versand, ZAHLUNGEN, E-MAILS und VERLAUF. Bei der Neuanlage sind Dokumente, Versand, ZAHLUNGEN und E-MAILS ausgeblendet, weil es zu einem noch nicht gespeicherten Kunden keine verknüpften Daten geben kann.

Reiter Stammdaten

Der erste Reiter trägt alles, was einen Kunden ausmacht, verteilt auf sieben Karten.

Identität

Feld	Bedeutung
Kundentyp	Auswahl zwischen Kunde und Lieferant. Der Wert steuert, unter welchem Filter der Datensatz in der Liste erscheint.
Kundengruppe	Auswahl aus den angelegten Gruppen. Die Schaltfläche … daneben öffnet Kundengruppen verwalten.
Titel	Auswahlliste mit einem leeren Eintrag sowie Dipl.-Ing., Dipl.-Kfm., Dr., Prof. und Prof. Dr.
Anrede	Firma, Herr, Frau, Familie. Das Feld entscheidet, ob der Datensatz als Person oder als Firma behandelt wird, und damit auch, welche Namensfelder Pflicht sind.
Firmenname Zusatz	Zweite Zeile des Firmennamens, etwa eine Rechtsform-Ergänzung oder ein Zusatz wie „Werk Nord".
Vorname	Vorname der Person. Bei Firmen bleibt das Feld in der Regel leer.
Nachname / Firmenname	Nachname der Person oder der Firmenname. Dieses Feld darf nie leer bleiben.
Status / Hinweis	Freier Hinweistext zum Kunden, der in der Liste in der Spalte Status erscheint — etwa „zahlt oft verspätet" oder „sehr zuverlässig".
Status-Farbe	Keine, Rot – Kritisch, Gelb – Vorsicht, Grün – Positiv, Schwarz – Info. Ohne Farbe wird der Hinweis in der Liste nicht angezeigt.
Vorschau	Zeigt, wie Hinweis und Farbe später in der Liste aussehen.
Mahnstopp	Gesetzt bedeutet: Für diesen Kunden werden keine automatischen Mahnungen mehr erstellt.
Gesperrt	Gesetzt bedeutet: Für diesen Kunden lassen sich keine neuen Belege und Aufträge anlegen.

Während Sie Namen eintippen, prüft OfficeOmni den Bestand. Bei einer exakten Übereinstimmung erscheint Kunde existiert bereits (gleicher Name), bei ähnlichen Schreibweisen die Liste Ähnliche Kunden. Mit dem Häkchen Ähnliche Kunden ausblenden – ich habe geprüft, das ist ein neuer Kunde bestätigen Sie, dass es sich um einen anderen Geschäftspartner handelt.

Rechnungsadresse

Feld	Bedeutung
Strasse und Hausnummer	Straße mit Hausnummer.
PLZ	Postleitzahl.
Ort	Ort.
Bundesland	Bundesland beziehungsweise Region.
Land	Auswahl mit eigenem Suchfeld (Land suchen…).

Die Schaltfläche Maps in der Kopfzeile der Karte öffnet die eingetragene Adresse in Google Maps. Fehlen Straße, PLZ und Ort, meldet OfficeOmni das statt zu öffnen.

Lieferadressen

Die Karte ist zweigeteilt: links die Liste der hinterlegten Anschriften, rechts die Felder der links markierten Anschrift. Neue Lieferadresse beziehungsweise + Hinzufügen legt einen weiteren Eintrag an, Diese Lieferadresse löschen entfernt ihn nach Rückfrage. Die als Standard gesetzte Anschrift trägt die Marke STD. Sind noch keine Anschriften erfasst, steht dort Noch keine Lieferadressen.

Feld	Bedeutung
Bezeichnung	Interner Name der Anschrift, etwa „Lager Süd". Er steht in der Liste links.
Name	Empfängername auf dem Lieferschein.
Zusatz	Zusatzzeile, etwa Abteilung oder Torangabe.
Straße, PLZ, Ort, Land	Die Anschrift selbst.
USt-IdNr	Abweichende Umsatzsteuer-Identifikationsnummer dieser Anschrift.
Telefon, E-Mail	Kontaktdaten für die Zustellung.
Notiz	Freier Text, etwa Anlieferzeiten.
Standard	Markiert die Anschrift, die in neuen Belegen vorbelegt wird.

Ansprechpartner

Auch diese Karte ist zweigeteilt. Neuer Ansprechpartner legt einen Eintrag an, Diesen Ansprechpartner löschen entfernt ihn nach Rückfrage. Ohne Einträge steht dort Noch keine Ansprechpartner.

Feld	Bedeutung
Anrede	Herr, Frau oder Divers.
Position	Funktion im Unternehmen, etwa „Einkaufsleitung".
Vorname, Nachname	Name der Person.
Zuständig für	Sachgebiet, für das diese Person angesprochen wird.
E-Mail, Telefon, Mobil	Kontaktdaten.
Notiz	Freier Text zu dieser Person.
Standard	Markiert den Ansprechpartner, der in Belegen und Anschreiben vorbelegt wird.

Kommunikation

Feld	Bedeutung
KundenNr	Die Kundennummer. Sie ist frei änderbar, muss aber im Betrieb eindeutig bleiben.
Partner seit	Beginn der Geschäftsbeziehung.
E-Mail	Haupt-E-Mail-Adresse.
E-Mail Zusatz	Zweite Adresse, etwa ein Sammelpostfach.
E-Mail für Rechnung	Adresse, an die Rechnungen gehen, wenn sie von der Hauptadresse abweicht.
E-Mail für E-Rechnung	Adresse für elektronische Rechnungen.
Website	Internetadresse des Kunden.
Telefon 1, Telefon 2, Fax	Telefon- und Faxnummern.

Konditionen, Steuern & Bank

Diese Karte fasst drei Themen zusammen. Zuerst die Konditionen:

Feld	Bedeutung
Rabatt (%)	Kundenrabatt in Prozent. Über 100 Prozent sind nicht möglich; höhere Eingaben werden auf 100 Prozent begrenzt.
Skonto (%)	Freies Textfeld für die vereinbarte Skontoregel, etwa „2 % / 8 Tage".
Zahlungsziel (Tage)	Zahlungsfrist in Tagen.
Währung	Freies Textfeld für die mit diesem Kunden vereinbarte Währung.
Sprache	Freies Textfeld für die mit diesem Kunden vereinbarte Sprache.
Zahlungsart	Überweisung, Barzahlung, EC-Karte, Kreditkarte, PayPal, SEPA-Lastschrift, Rechnung, Vorkasse, Nachnahme, Sonstiges.

Danach die Steuer- und Registerangaben:

Feld	Bedeutung
USt-IdNr	Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
UmsatzsteuerID	Ergänzendes Feld für eine zweite Kennung.
Steuernummer	Steuernummer des Kunden.
Umsatzsteueroptionen	Freies Textfeld für steuerliche Sonderfälle dieses Kunden.
Registergericht, Registernummer	Handelsregisterangaben.

Der Block USt-IdNr. prüfen (VIES) darunter nimmt Ländercode und Nummer entgegen. Prüfen fragt beim amtlichen Dienst nach. Bis dahin steht dort Noch nicht geprüft. Das Ergebnis erscheint als Gültig mit Datum und zurückgemeldeten Namens- und Adressdaten, als Ungültig, als Format prüfen, als Prüfdienst nicht erreichbar oder als Land nicht unterstützt. Ein gültiges Ergebnis wird beim Speichern des Kunden mit übernommen; weicht die geprüfte Nummer vom Feld USt-IdNr ab, wird sie nicht gespeichert.

Die Untersektion BANK / SEPA:

Feld	Bedeutung
Kontoinhaber	Name auf dem Konto, falls er vom Kundennamen abweicht.
Bank	Name des Kreditinstituts.
IBAN, BIC	Internationale Kontoverbindung.
Kontonummer, Bankleitzahl	Klassische Kontoangaben.
SEPA	Freies Textfeld für Angaben zum SEPA-Mandat.
Eingangsdatum Mandat	Datum, an dem das SEPA-Mandat eingegangen ist.
Mandatsreferenz	Kennzeichen des SEPA-Mandats.

Und die Untersektion E-Rechnung:

Feld	Bedeutung
Leitweg-ID	Adressierungskennung des Empfängers für die elektronische Rechnung.
Lieferantennummer	Ihre Nummer in den Systemen des Kunden.
Referenznummer	Referenz, die der Kunde auf der Rechnung erwartet.
Zahlungsbedingung	Text der Zahlungsbedingung für den Beleg.
Lieferbedingung	Text der Lieferbedingung für den Beleg.
E-Rechnungs-E-Mail	Zustelladresse für die elektronische Rechnung.

Eigene Felder

Die letzte Karte des Reiters zeigt die Zusatzfelder, die Ihr Betrieb für Kunden eingerichtet hat. Sie erscheinen genau so, wie sie konfiguriert wurden, und werden zusammen mit dem Kunden gespeichert.

Reiter Erweitert

Zwei Bereiche. Links Zusatz / Notiz:

Feld	Bedeutung
Notiz	Mehrzeiliger interner Text zum Kunden.
Gründungsdatum	Gründungsdatum des Unternehmens.
Geburtsdatum	Geburtsdatum der Person.

Rechts System / eBay:

Feld	Bedeutung
Username	Benutzername des Kunden auf der Handelsplattform.
eBay Benutzer	Kennzeichnet den Datensatz als aus eBay stammend.
Erstelldatum	Wann der Datensatz angelegt wurde.
Änderungsdatum	Wann er zuletzt geändert wurde.

Reiter Kommentare

Der Reiter Kommentare und Logs stellt zwei Spalten nebeneinander: links die Kommentare, die Ihr Team zu diesem Kunden hinterlässt, rechts das Protokoll der Änderungen am Datensatz. Solange der Kunde noch nicht gespeichert ist, steht links der Hinweis Kommentare können erst nach dem Anlegen des Kunden hinzugefügt werden.

Reiter Dokumente

Hier stehen alle Belege dieses Kunden in einer Tabelle.

Spalte	Inhalt
Typ	Belegart, abgekürzt — RE Rechnung, AU Auftrag, RK Rechnungskorrektur, ST Storno, MA Mahnung.
Nr.	Belegnummer.
Datum	Belegdatum.
Fälligkeit	Fälligkeitsdatum.
Status	Entwurf, Nicht bezahlt, Teilweise bezahlt, Bezahlt, Überfällig, Storniert und weitere Zustände je nach Belegart.
Mahnstufe	Erreichte Mahnstufe.
ExterneNr	Nummer aus einem Fremdsystem, etwa der Plattform-Bestellnummer.
Erstellt am	Anlagedatum des Belegs.
Versand	Versanddienstleister des Belegs.
Projekt-Nr.	Zugeordnete Projektnummer.
Bemerkung	Bemerkung aus dem Beleg.

Symbole in der Zeile zeigen, ob eine Rechnung storniert wurde, ob eine Mahnung vorliegt und ob der Versand der Beleg-E-Mail geklappt hat. Verknüpfte Rechnungen und Aufträge werden ebenfalls angezeigt.

Das Häkchen Details in der Kopfzeile schaltet den unteren Teil der Ansicht ein. Dort erscheinen zum markierten Beleg zwei Blöcke: die Positionen mit den Spalten Nr., Typ, Artikel-Nr., Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzel netto, MwSt % und Rabatt % sowie die Zahlungseingänge mit Datum, Zahlungsart und Betrag, dazu die Summen Brutto, Bezahlt und Offen. Solange kein Beleg markiert ist, weist der Bereich darauf hin, dass zuerst ein Dokument zu markieren ist.

Reiter Versand

Der Reiter VERSANDAUFTRÄGE listet die Sendungen dieses Kunden.

Spalte	Inhalt
Shipment-Nr	Nummer des Versandauftrags.
Auftrag	Der zugehörige Auftrag.
Status	Stand der Sendung.
Versanddienstleister	Der beauftragte Dienstleister.
Versendet	Datum der Übergabe.

Reiter ZAHLUNGEN

Alle verbuchten Zahlungen dieses Kunden mit den Spalten Datum, Zahlungsart, Bemerkung und Betrag. Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet den zugehörigen Vorgang. Sind keine Zahlungen erfasst, steht dort Keine Zahlungen vorhanden.

Reiter E-MAILS

Der Reiter sammelt die empfangenen und gesendeten Nachrichten dieses Kunden. Jeder Eintrag ist als Eingang oder Ausgang gekennzeichnet. Bei Zustellproblemen erscheinen die Vermerke Unzustellbar, Teilweise unzustellbar oder Verzögert — die Einzelheiten stehen in der Mail-Liste des E-Mail-Moduls. Ohne Nachrichten steht dort Keine E-Mails vorhanden.

Reiter VERLAUF

Der Verlauf zeigt die Ereignisse rund um den Kunden in zeitlicher Folge: angelegte Belege, versendete Lieferscheine, stornierte Dokumente und eingegangene Zahlungen. Zahlungseinträge tragen die Form Zahlung zu …. Gibt es noch nichts zu zeigen, steht dort Noch keine Aktivitäten. Bei einer Neuanlage weist das Fenster darauf hin, dass der Verlauf erst nach dem Anlegen des Kunden zur Verfügung steht.

Die Feldsuche

Das Suchfeld neben der Reiterleiste findet ein Feld im aktiven Reiter — nicht im ganzen Fenster. Tippen genügt, die Treffer werden gelb hinterlegt. Strg+K springt aus jedem Feld heraus in die Feldsuche, Enter geht zum nächsten Treffer, Esc leert das Suchfeld.

Der KI-Assistent

Die Schaltfläche KI-Assistent öffnet ein Fenster, in das Sie unstrukturierten Text einfügen — eine E-Mail-Signatur, eine Visitenkarte, Firmenangaben. Die erkannten Werte erscheinen anschließend gelb hinterlegt im Formular, und oben legt sich das Band KI-Vorschau im Formular über die Maske. Dort haben Sie drei Möglichkeiten: Übernehmen bestätigt die Vorschläge, Verwerfen setzt sie zurück, Schließen blendet nur das Band aus. Ansprechpartner und Lieferadressen aus der Erkennung prüfen Sie in den jeweiligen Karten.

Speichern und Verlassen

Kunde speichern in der Fußzeile schreibt alle Reiter in einem Zug. Vorher prüft OfficeOmni die Pflichtangaben und die Kundennummer: Ist die Nummer bereits vergeben, erscheint die Meldung Die KundenNr „…" ist bereits vergeben., und es wird nichts gespeichert. Abbrechen schließt das Fenster ohne zu speichern.

Verwandte Themen

• Fenster Kundenverwaltung: Aufbau und Funktionen
• Fenster Neuer Kunde: Felder und Pflichtangaben
• Das Menü Kunden: alle Einträge
• Ansprechpartner eines Kunden verwalten
• Mehrere Lieferadressen eines Kunden verwalten
• Zahlungsdaten und Bankverbindung hinterlegen
• Steuerinformationen und USt-IdNr. hinterlegen
• Eigene Felder für Kunden anlegen
• Kunden sperren
• Übersicht: Kunden & CRM