Bestand korrigieren und Abweichungen begründen

Wenn Buchbestand und Regal auseinanderlaufen, wird korrigiert. Das ist kein Buchungsmodus wie Ein- und Ausbuchen, sondern ein eigener Weg — und der einzige, über den sich der Bestand überhaupt direkt setzen lässt.

Warum das Bestandsfeld gesperrt ist

In der Bestandsansicht trägt das Feld den Zusatz Bestand (nur über „Korrigieren“ änderbar). Sie können die Zahl also nicht einfach überschreiben.

Der Grund ist Nachvollziehbarkeit. Eine überschriebene Zahl hinterlässt keine Spur; eine Korrektur hinterlässt einen Eintrag mit Menge, Zeitpunkt, Benutzer und Grund. Bei der nächsten Prüfung ist das der Unterschied zwischen einer erklärbaren Abweichung und einem unerklärlichen Sprung.

So korrigieren Sie

1. Den betroffenen Artikel und Lagerort wählen.
2. Bestand korrigieren aufrufen.
3. Den tatsächlich gezählten Wert eintragen — nicht die Differenz.
4. Unter Art der Korrektur den Grund wählen.
5. Bestätigen.

OfficeOmni bildet die Differenz zum bisherigen Buchbestand selbst und schreibt sie als Bewegung fort.

Die Art der Korrektur

Der Grund ist keine Formalie, sondern die eigentliche Information. Zur Auswahl stehen unter anderem Bestandsmangel und Beschädigung.

Erst dadurch lassen sich später Fragen beantworten, die sonst offenbleiben: Schwindet Ware regelmäßig an einem bestimmten Platz? Häufen sich Beschädigungen bei einem bestimmten Artikel? Eine Korrektur ohne Grund beantwortet nichts.

Was eine Korrektur nicht ist

• Kein Warenausgang. Verkaufte oder entnommene Ware wird ausgebucht, nicht korrigiert.
• Kein Wareneingang. Eine Lieferung wird eingebucht, auch wenn sie erst spät auffällt — dafür gibt es das überschreibbare Buchungsdatum.
• Kein Ersatz für die Inventur. Die Zählung hat einen eigenen Weg, der die Differenzen im Zusammenhang erfasst.

Wer diese drei Fälle über die Korrektur abwickelt, hat am Jahresende zwar den richtigen Bestand, aber keine brauchbare Verbrauchsstatistik.

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