E-Rechnung prüfen
Ob eine E-Rechnung beim Empfänger durchgeht, entscheidet nicht das Auge, sondern ein Regelwerk. OfficeOmni prüft die erzeugte XRechnung mit dem amtlichen KoSIT-Validator — demselben Prüfprogramm, das die Rechnungseingangsportale des Bundes und der Länder einsetzen. Das Urteil ist damit identisch. Dieser Artikel zeigt die drei Wege zur Prüfung, erklärt den Prüfbericht und beschreibt den Sammellauf über die Belegliste.
Das Prüfmodul einmalig laden
Der Validator gehört nicht zum Programmumfang, sondern wird bei Bedarf nachgeladen. Beim ersten Prüfversuch fragt OfficeOmni unter dem Titel Prüfmodul herunterladen: „Das XRechnung-Prüfmodul (einmaliger Download, ca. 51 MB) ist noch nicht installiert. Jetzt herunterladen?“
Ein Ja öffnet das Fenster XRechnung-Prüfmodul mit der Überschrift XRechnung-Prüfmodul wird heruntergeladen und dem Untertitel „Einmaliger Download des amtlichen KoSIT-Validators (ca. 51 MB).“ Ein Fortschrittsbalken zeigt die geladenen Megabyte; Abbrechen hält den Vorgang an. Schlägt der Download fehl, erscheint der Grund als roter Kasten im selben Fenster.
Die Installation gilt für diesen Rechner und bleibt bestehen. Wurde das Modul bereits bei der Einrichtung von OfficeOmni mitinstalliert, entfällt die Frage. Der Download wiederholt sich nur, wenn eine neuere Fassung des Validators bereitsteht.
Weg 1: Vor dem Speichern, im Belegeditor
Im Belegfenster liegt rechts, unmittelbar links neben Dokument speichern, der Knopf ZUGFeRD prüfen. Sein Kurzhinweis lautet: „Prüft die E-Rechnung (ZUGFeRD CII / Profil XRechnung) aus dem aktuellen Formularstand mit dem amtlichen KoSIT-Validator — vor dem Speichern, ohne etwas zu speichern.“
Das ist der nützlichste Weg: Sie sehen den Befund, solange der Beleg noch offen ist und Sie ihn ändern können.
- Klicken Sie auf ZUGFeRD prüfen. Der Mauszeiger wechselt zur Sanduhr, der Knopf ist währenddessen gesperrt.
- OfficeOmni baut die XRechnung aus dem aktuellen Formularstand und lässt sie prüfen.
- Ist alles in Ordnung, erscheint eine Meldung nach dem Muster „Gültige E-Rechnung — Gültig“ beziehungsweise mit der Zahl der Warnungen in Klammern.
- Ist sie fehlerhaft, nennt die Meldung „Ungültige E-Rechnung — …“, listet bis zu fünf Fehler mit ihrer Regel-Kennung auf und fragt: „Vollständigen Prüfbericht anzeigen?“ Bei mehr als fünf Fehlern steht darunter „… und N weitere Fehler.“
Der Knopf erscheint nur bei den Belegarten, für die überhaupt eine E-Rechnung entsteht: Rechnung, Gutschrift, Stornorechnung, Rechnungskorrektur und Proforma-Rechnung. Bei allen anderen ist er ausgeblendet.
Kommt gar keine XML zustande, meldet OfficeOmni: „Die E-Rechnung-XML konnte nicht erzeugt werden. Häufigste Ursachen: unvollständige Firmen-Stammdaten (z. B. Telefonnummer, BR-DE-6) oder fehlender Kunde.“
Weg 2: Am gespeicherten Beleg, in der Vorschau
Die Belegvorschau hat den Reiter E-Rechnung-Prüfung. Er trägt die Überschrift XRechnung-Validierung (KoSIT), rechts davon den Knopf E-Rechnung prüfen und darunter den Hinweis: „Prüft die erzeugte E-Rechnung (ZUGFeRD CII / Profil XRechnung) mit dem amtlichen KoSIT-Validator — identisches Urteil wie ZRE/OZG-RE.“
Ein Klick auf E-Rechnung prüfen zeigt zunächst Prüfung läuft… mit einem laufenden Balken. Danach steht das Ergebnis im Reiter:
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Urteilskasten | Grün mit Häkchen und „Gültige E-Rechnung — …“, oder rot mit Warnzeichen und „Ungültig — …“. Der Zusatz nennt die Zahl der Fehler und Warnungen. |
| Meldungsliste | Je Meldung eine Karte: farbige Kennzeichnung mit der Regel-Kennung (rot bei Fehler, orange bei Warnung), rechts der Schweregrad, darunter der Meldungstext und die Fundstelle im Datensatz. |
| Vollständigen amtlichen Report anzeigen | Öffnet den amtlichen Prüfbericht. Der Knopf erscheint nur, wenn der Validator einen Bericht abgelegt hat. |
Geprüft werden hier nur Rechnung, Rechnungskorrektur und Stornorechnung. Bei anderen Belegarten meldet OfficeOmni: „Die E-Rechnung-Prüfung ist nur für Rechnungen verfügbar.“
Der amtliche Prüfbericht
Das Fenster heißt Amtlicher Prüfbericht (KoSIT-Validator). Im Kopf stehen die Überschrift Amtlicher Prüfbericht mit der Unterzeile KoSIT-Validator · XRechnung, darunter zeigt der Bericht selbst jede geprüfte Regel. Rechts liegen drei Knöpfe:
| Knopf | Wirkung |
|---|---|
| An Entwickler senden | Schickt den Bericht zur Kontrolle an die OfficeOmni-Entwicklung. Es erscheint vorher die Rückfrage: „Prüfbericht jetzt zur Kontrolle an die OfficeOmni-Entwicklung senden? Die E-Mail enthält das Prüfergebnis mit allen Meldungen sowie den HTML-Bericht als Anhang.“ Nach dem Versand steht auf dem Knopf Gesendet ✓. |
| Speichern unter… | Legt den Bericht als HTML-Datei ab. |
| Im Browser öffnen | Öffnet denselben Bericht im Standardbrowser. |
Weg 3: Viele Rechnungen auf einmal, mit Excel-Bericht
Das Kontextmenü der Belegliste enthält zwei Einstiege in denselben Sammellauf:
- Im Untermenü N markierte Belege: Als E-Rechnung prüfen (Excel). Geprüft wird, was Sie mit dem Merk-Häkchen markiert haben. Das Untermenü erscheint nur, wenn überhaupt Häkchen gesetzt sind, und nennt in seiner Beschriftung deren Anzahl.
- Direkt im Kontextmenü: Markierte als E-Rechnung prüfen (Excel). Geprüft wird, was in der Liste ausgewählt ist; ist nichts ausgewählt, der zuletzt ausgewählte Beleg.
Beide Wege schauen zuerst nach, ob überhaupt eine Rechnung, Rechnungskorrektur oder Stornorechnung dabei ist. Ist keine dabei, bricht OfficeOmni ab und meldet: „Unter den markierten Dokumenten ist keine Rechnung. Nur Rechnungen können als E-Rechnung geprüft werden.“ Beim zweiten Weg kommt ohne jede Auswahl: „Bitte markieren Sie mindestens eine Rechnung.“ Die übrigen Belegarten werden nicht aussortiert — sie laufen mit und erscheinen im Bericht als nicht geprüft.
- Wählen Sie die Belege aus und rufen Sie einen der beiden Einträge auf.
- Fehlt das Prüfmodul, kommt zuerst die Download-Frage.
- Der Dialog E-Rechnung-Prüfbericht speichern fragt nach dem Ziel der Excel-Datei. Vorgeschlagen wird ein Name aus
ERechnung-Prüfung, Datum und Uhrzeit. - Das Fenster E-Rechnungen prüfen läuft los. Es zeigt die Überschrift Markierte Rechnungen werden geprüft, den Untertitel „Pro Rechnung wird die E-Rechnung erzeugt; anschließend werden alle mit dem amtlichen KoSIT-Validator geprüft.“, den aktuellen Beleg, einen Zähler nach dem Muster 3 / 12 und einen Fortschrittsbalken. Abbrechen hält an.
- Am Ende öffnet OfficeOmni die fertige Excel-Datei.
Was in der Excel-Datei steht
Die Datei hat zwei Blätter.
Das Blatt Übersicht beginnt mit der Zeile XRechnung-Prüfung (KoSIT-Validator), dem Erstellungszeitpunkt und einer Bilanz aus Geprüft, Gültig, Fehlerhaft und, falls zutreffend, Nicht geprüft. Darunter folgt eine Tabelle mit Filter:
| Spalte | Bedeutung |
|---|---|
| Rechnung-Nr. | Die Belegnummer. |
| Typ | Die Belegart. |
| Status | Grün hinterlegt ✔ Gültig, rot ✖ N Fehler, gelb der Grund der Nichtprüfung, etwa – Kein E-Rechnungs-Beleg. Ist kein Grund bekannt, steht dort – nicht geprüft. |
| Fehler · Warnungen | Die Anzahl je Beleg. Bleibt leer, wenn nicht geprüft wurde. |
| Hinweis | Warum ein Beleg nicht geprüft wurde — etwa „Kein E-Rechnungs-Beleg“ oder „XML konnte nicht erzeugt werden (Stammdaten unvollständig?)“. |
Das Blatt Fehler listet jede einzelne Meldung mit den Spalten Rechnung-Nr., Schweregrad (Fehler oder Warnung), Regel-ID, Meldung und Ort (BT/XPath). Gab es nichts zu beanstanden, steht dort „Keine Fehler oder Warnungen.“
Für einen ganzen Monat lohnt der Sammellauf. Er baut die E-Rechnungen einzeln neu auf und übergibt sie dann in einem Durchgang an den Validator, statt ihn je Rechnung einmal zu starten.
Die stille Prüfung nach dem Speichern
Ist das Prüfmodul installiert, prüft OfficeOmni jede beim Speichern erzeugte E-Rechnung zusätzlich im Hintergrund. Sie merken davon nichts: Das Speichern wird nicht aufgehalten, und bei einem gültigen Ergebnis passiert gar nichts. Fällt eine E-Rechnung durch, geht das Prüfprotokoll mit Belegnummer und Fehlerliste an die OfficeOmni-Entwicklung, damit die Ursache abgestellt werden kann. Derselbe Fehler an derselben Rechnung wird je Sitzung nur einmal gemeldet.
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