KI-gestützte Belegverarbeitung: PDF-Watcher und automatische Datenerkennung

Eingangsrechnungen ohne manuellen Aufwand

Gescannte oder als PDF empfangene Eingangsrechnungen landen häufig in einem Ordner und müssen mühsam in die Buchhaltung übertragen werden. Der PDF-Watcher von OfficeOmni übernimmt diesen Schritt automatisch.

So funktioniert der PDF-Watcher

Unter Einstellungen → PDF-Watcher legen Sie einen oder mehrere Überwachungsordner fest. Sobald eine neue PDF-Datei erscheint, erkennt OfficeOmni dies in Echtzeit und startet die automatische Verarbeitung:

1. Text wird per OCR aus dem Dokument extrahiert.
2. Ein KI-Modell liest Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Nettobetrag, MwSt und Bruttobetrag aus.
3. Ein Entwurf der Eingangsrechnung wird im Rechnungseingangsbuch angelegt.
4. Sie prüfen und bestätigen – ein Klick genügt.

Unterstützte Dokumenttypen

• Gescannte Papierrechnungen (PDF/A)
• Digitale Rechnungen als PDF (E-Mail-Anhang)
• ZUGFeRD und XRechnung (strukturierte XML-Daten werden bevorzugt)

Lernfähige Erkennung

Je öfter ein Lieferant verarbeitet wird, desto genauer ordnet OfficeOmni dessen Rechnungen zu. Manuelle Korrekturen werden als Trainingssignal verwendet und verbessern die Erkennungsrate kontinuierlich.

DATEV-Übergabe in einem Schritt

Bestätigte Eingangsrechnungen fließen direkt in den DATEV-Export ein. Kontonummern, Kostenstellen und Buchungsschlüssel werden aus dem Lieferantenstamm übernommen.