Kunden in OfficeOmni anlegen

Neue Kunden legen Sie in OfficeOmni über das Kundenmodul an. Dabei entscheidet die gewählte Anrede, welche Felder Pflicht sind, und OfficeOmni schlägt automatisch die nächste freie Kundennummer vor.

Wo finde ich die Funktion?

Öffnen Sie im Hauptmenü den Bereich Kunden. Oberhalb der Kundenliste finden Sie die Schaltfläche Erstellen. Sie öffnet das Fenster Neuen Kunden erstellen – in der Kopfzeile steht dann Kunde anlegen. Denselben Dialog erreichen Sie auch aus anderen Stellen des Programms, zum Beispiel aus der Kundenauswahl beim Erstellen einer Rechnung.

Voraussetzungen

• Sie benötigen die Berechtigung, Kunden anzulegen. Fehlt Ihnen die Schaltfläche Erstellen, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
• Sie sind mit Ihrer Firma in OfficeOmni angemeldet.

Person oder Firma? Die Anrede entscheidet

Ob Sie eine Privatperson oder ein Unternehmen anlegen, steuern Sie über das Feld Anrede:

• Bei Herr oder Frau sind Vorname und Nachname Pflichtfelder. Ohne beide Angaben lässt sich der Kunde nicht speichern.
• Bei Firma, Familie oder einer leeren Anrede genügt das Feld Nachname / Firmenname. Tragen Sie hier die vollständige Unternehmensbezeichnung ein, zum Beispiel „Brandt & Sohn GmbH".

Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie Kunden im Hauptmenü und klicken Sie auf Erstellen.
2. Wählen Sie die passende Anrede.
3. Füllen Sie die Namensfelder aus – je nach Anrede Vor- und Nachname oder den Firmennamen.
4. Ergänzen Sie nach Bedarf Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummern und weitere Angaben. Bei Postleitzahl und Ort hilft OfficeOmni mit Vorschlägen.
5. Prüfen Sie die Kundennummer: OfficeOmni trägt automatisch die nächste freie Nummer ein. Sie können sie ändern, solange sie noch nicht vergeben ist.
6. Klicken Sie auf Kunde speichern.

Was passiert danach?

Der neue Kunde erscheint sofort in der Kundenliste und wird dort kurz grün hervorgehoben, damit Sie ihn leicht wiederfinden. Haben Sie vor dem Speichern bereits Ansprechpartner oder Lieferadressen erfasst, werden diese zusammen mit dem Kunden gespeichert. Weitere Bereiche der Kundenakte – etwa Dokumente, Zahlungen oder E-Mails – füllen sich erst, wenn zu dem Kunden Vorgänge entstehen.

Typische Probleme und Lösungen

„Die KundenNr ist bereits vergeben"

Jede Kundennummer darf nur einmal existieren. Übernehmen Sie den automatischen Vorschlag oder tragen Sie eine andere, noch freie Nummer ein.

„Es existieren bereits Kunden mit dem gleichen Namen"

OfficeOmni verhindert beim Anlegen, dass ein Kunde mit exakt demselben Namen und derselben Anrede doppelt entsteht. Prüfen Sie in der Kundenliste, ob der Kunde schon vorhanden ist. Handelt es sich wirklich um eine andere Person, unterscheiden Sie die Einträge zum Beispiel durch einen Namenszusatz.

Hinweis auf ähnliche Kunden

Schon während der Eingabe zeigt OfficeOmni ähnliche, bereits vorhandene Kunden an. Dieser Hinweis blockiert das Speichern nicht – er hilft Ihnen nur, Dubletten zu vermeiden. Mit Geprüft bestätigen Sie, dass Sie die Ähnlichkeit kontrolliert haben.

Speichern schlägt bei „Herr" oder „Frau" fehl

Bei diesen Anreden verlangt OfficeOmni Vor- und Nachname. Ergänzen Sie das fehlende Feld – die Meldung nennt es ausdrücklich.

Gut zu wissen

• E-Mail-Adresse, IBAN und Anschrift werden beim Speichern nicht vollständig auf formale Richtigkeit geprüft. Kontrollieren Sie diese Angaben sorgfältig, bevor Sie sie z. B. auf Rechnungen verwenden.
• Die Kundengruppe ist eine frei pflegbare Liste. Über die Schaltfläche neben dem Feld verwalten Sie die verfügbaren Einträge.
• Status / Hinweis und die Status-Farbe (Rot, Gelb, Grün, Schwarz) können Sie jederzeit nachträglich setzen – etwa als Warnhinweis für Kollegen.