Auftragsbestätigung erstellen mit OfficeOmni

Vergleichen Sie die Kundenbestellung mit Ihrem Angebot: ob Menge, Preis und Liefertermin gleich geblieben sind und ob eine abweichende Lieferadresse gilt. Übernehmen Sie diese Angaben bewusst. Eine alte Angebotsnummer allein erklärt eine spätere Änderung nicht.

In OfficeOmni legen Sie die Auftragsbestätigung über Neues Dokument oder im Beleg-Editor im Feld Typ an und erfassen Kunde und Positionen. Die Bestellnummer des Kunden tragen Sie im Kopf unter Bestellungs-Nr. ein, die Nummer Ihres Angebots unter Weitere Angaben zum Beleg im Feld Bezugsangebot-Nr.. Beide Angaben stehen dann auf dem Beleg; eine Verknüpfung mit dem Angebot entsteht dadurch nicht.

Ein konkretes Datum und eine allgemeine Lieferzeit sind nicht dasselbe, und OfficeOmni führt beides getrennt: Lieferdatum für einen Termin, Lieferzeit als freien Text, etwa „3–5 Werktage / nach Absprache“. Das Lieferdatum steht nur auf dem Beleg, wenn daneben Anzeigen gesetzt ist; je nach Einstellung ist es mit dem heutigen Datum vorbelegt. Schreiben Sie nur die Zusage, die Sie mit dem Kunden vereinbart haben: „Lieferung am 18. November“ ist eindeutiger als eine unbestimmte Formulierung. Wenn noch eine Freigabe fehlt, benennen Sie diese Voraussetzung.

Auch Nebenleistungen gehören in die Bestätigung, wenn sie Teil der Vereinbarung sind. Dazu können Verpackung, Versand oder eine vereinbarte Montage gehören. So muss der Empfänger die Bedingungen nicht aus mehreren E-Mails zusammensuchen.

OfficeOmni zählt Auftragsbestätigungen getrennt von Angeboten und Aufträgen; auf dem Beleg steht die Nummer als Auftragsbest.-Nr.. Prüfen Sie im PDF-Entwurf, dass Belegbezeichnung, Ihre Kontaktdaten und die Referenzen auf dem Dokument stehen. Nach dem Speichern versenden Sie die Bestätigung aus der Belegvorschau mit Versenden per E-Mail.

Die Bestätigung ist Ihre Nachricht an den Kunden. In der Belegvorschau hat sie keine Knöpfe für Folgebelege: Lieferschein, Packliste und Rechnung entstehen aus einem Auftrag, den Sie aus dem Angebot mit Auftrag erstellen oder neu anlegen. Den Lieferfortschritt führt OfficeOmni nur am Auftrag aus dessen Lieferscheinen nach. Dokumentieren Sie nachträgliche Änderungen dort und stimmen Sie wesentliche Abweichungen mit dem Kunden ab.