Angebotssoftware für Artikel und Dienstleistungen

Waren und Dienstleistungen aus Ihrem Artikelstamm fügen Sie unter den Positionen mit Artikel ein. Einmalige Tätigkeiten erfassen Sie mit Freie Position oder mit Dienstleistung, einer freien Zeile mit der Einheit Std. Trennen Sie unterschiedliche Leistungen in eigene Zeilen: „Montage, zwei Stunden“ und „Materialpaket“ sind für den Empfänger leichter zu prüfen als eine einzige Sammelposition.

Im Kopf des Angebots stehen Gültig bis und Lieferzeit. Ein neues Angebot gilt 14 Tage, die Lieferzeit ist mit „3–5 Werktage“ vorbelegt; beides ändern Sie direkt auf der Seite. Einleitung und Schlusstext schreiben Sie selbst oder setzen einen Textbaustein ein. Wie das fertige Dokument aussieht, zeigt PDF-Entwurf Vorschau.

Bei einem klar abgegrenzten Auftrag gilt die Summe der Positionen als fester Preis. Ist der Umfang noch offen, wählen Sie unter Weitere Angaben zum Beleg in der Karte ALTERNATIVE PREISGESTALTUNG statt Fester Gesamtpreis einen Unverbindlicher Preisrahmen mit Preisrahmen von und Preisrahmen bis, netto oder brutto, oder Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand. Das Angebot zeigt dann die kalkulierte Positionssumme und darunter Preisrahmen oder Abrechnungsart mit einem Hinweistext.

OfficeOmni schlägt diesen Hinweistext vor. Der Vorschlag zum Preisrahmen spricht von Reparaturumfang und Fehleranalyse – passen Sie ihn an Ihre Leistung an. Eine Auswahl im Programm ersetzt keine klare Absprache: Schreiben Sie dazu, wie zusätzliche Arbeiten freigegeben werden und welche Voraussetzungen Ihrer Kalkulation zugrunde liegen.

Den Stand eines Angebots halten Sie im Status fest, etwa „Versendet“, „Angenommen“, „Abgelehnt“ oder „Ohne Auftrag“. Setzen Sie ein Angebot im Feld Status der Belegvorschau oder in der Belegliste über Status ändern auf „Abgelehnt“ oder „Ohne Auftrag“, fragt OfficeOmni nach dem Grund: Preis, Konkurrenz, Keine Rückmeldung, Lieferzeit, Projekt verschoben oder Sonstiges. Der Angebotsreport wertet diese Gründe aus.

Ist die Gültigkeit vorbei und gibt es keinen Folgebeleg, setzt OfficeOmni ein offenes oder versendetes Angebot beim nächsten Programmstart auf „Abgelaufen“. Welche Angebote eine Rückfrage brauchen, zeigt die Startseite unter Zu erledigen: Angebote, die in den nächsten sieben Tagen ablaufen, seit mindestens sieben Tagen ohne Antwort sind oder vor höchstens 14 Tagen abgelaufen sind. Nachfassen öffnet das Angebot. Im Kalender steht drei Tage vor Ablauf ein Eintrag „Nachfassen“.

Nimmt der Kunde an, klicken Sie in der Belegvorschau des Angebots auf Auftrag erstellen oder, ohne Auftrag dazwischen, auf Rechnung erstellen. OfficeOmni übernimmt Kunde, Lieferadresse, Positionen, Konditionen sowie Einleitung und Schlusstext; nach dem Speichern steht das Angebot auf „Mit Auftrag“ beziehungsweise „Angenommen“. Prüfen Sie die übernommenen Mengen und Konditionen vor dem Speichern. Eine zugesagte Änderung, etwa fünf statt vier Geräte, gehört in den neuen Beleg.

Für ähnliche Anfragen nutzen Sie Angebot duplizieren: Sie wählen die Positionen, das neue Angebot erhält die nächste Nummer und das heutige Datum. Kunde und Texte kommen aus dem alten Angebot mit – prüfen Sie deshalb zuerst den Empfänger.