Ein vorhandenes Angebot für eine neue Anfrage wiederverwenden
Ein ähnlicher Auftrag muss nicht vollständig neu erfasst werden. Verwenden Sie ein vorhandenes Angebot als Ausgangspunkt und prüfen Sie alle Angaben, die zur alten Anfrage gehörten.
Eine geeignete Grundlage auswählen
Nehmen Sie einen Vorgang mit ähnlichen Artikeln oder Leistungen. Ein Angebot mit vielen Sondervereinbarungen kann mehr Nacharbeit verursachen als eine kurze Neuanlage. Lesen Sie deshalb Positionen und Texte, bevor Sie es kopieren.
Duplizieren und die benötigten Positionen übernehmen
In der Belegvorschau des Angebots klicken Sie auf Angebot duplizieren. Im Fenster Positionen übernehmen sind alle Positionen gewählt; nehmen Sie die Häkchen bei denen heraus, die Sie nicht brauchen, und klicken Sie auf Übernehmen. Das neue Angebot öffnet sich im Beleg-Editor mit der nächsten freien Nummer und dem heutigen Datum. Es übernimmt den Kunden des alten Angebots – kontrollieren Sie deshalb zuerst den Empfänger und wählen Sie bei Bedarf über Kundenliste einen anderen.
Diese Angaben gehören auf die Prüfliste
- Kunde, Ansprechpartner und Lieferadresse
- Mengen, Ausführung und Zubehör
- Preise, Rabatte und Zahlungsbedingungen – die Positionen kommen mit den Preisen des alten Angebots
- Gültigkeit, Lieferzeit und Voraussetzungen
- Einleitung, Schlusstext, die interne Bemerkung und alte Projektreferenzen
Gerade Freitexte werden beim Wiederverwenden leicht übersehen. Ein Satz wie „Lieferung an Baustelle Nord“ darf nicht im Angebot für einen anderen Standort stehen bleiben.
Vorlage und neuen Vorgang unterscheiden
Prüfen Sie den PDF-Entwurf aus Sicht des neuen Empfängers. Der ursprüngliche Kunde sollte nicht mehr in Texten oder Referenzen auftauchen. Die Nummer vergibt OfficeOmni neu; die alte Angebotsnummer gehört nicht in den neuen Vorgang.
Für denselben Inhalt an einen weiteren Empfänger gibt es Empfängerkopie erstellen…: Sie kopiert alle Positionen mit neuer Nummer; prüfen Sie auch hier den Empfänger. Wiederkehrende Texte legen Sie besser als Textbaustein an. Soll dasselbe Angebot regelmäßig neu vorgelegt werden, richtet Automatisierung planen einen Zeitplan dafür ein.
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