Wiederkehrende Rechnungen mit Vorlage und Zeitplan

Die Quelle ist ein Beleg der Belegart Wiederkehrende Rechnung. Sie legen ihn in der Belegliste über Neues Dokument → Wiederkehrende Rechnung an oder bei einem markierten Beleg über Neu aus → Wiederkehrende Rechnung (Vorlage). Darin halten Sie Kunde, die regelmäßig benötigten Positionen und die Konditionen fest, wie bei einer gewöhnlichen Rechnung. In der Belegliste finden Sie Ihre Vorlagen später unter Wiederkehrende Rechnungen.

Die Vorlage ist noch nicht die Rechnung. Sie trägt eine eigene Vorlage-Nr.; die Rechnungsnummer vergibt OfficeOmni erst, wenn aus der Vorlage eine Rechnung entsteht. Auch den Lagerbestand bucht erst diese Rechnung ab, nicht die Vorlage.

Speichern Sie eine neue Vorlage, öffnet sich der Dialog Automatisierung planen von selbst, mit dieser Vorlage als Quelle. Unter Wie oft? wählen Sie Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Alle 3 Monate oder Jährlich. Das Datum unter Erster Termin ist zugleich der Anker, von dem aus OfficeOmni alle weiteren Termine rechnet. Für eine monatliche Leistung können Sie beispielsweise den ersten Tag eines Monats verwenden. Ein Datum unter Letzter Termin begrenzt die Erinnerungen, wenn die Vereinbarung befristet ist; bleibt das Feld leer, läuft der Zeitplan ohne Ende. Vor dem Speichern zeigt der Dialog die nächsten Termine an.

Der Zeitplan sollte zur Abrechnung passen. Wird die Leistung nachträglich berechnet, muss auch der im Beleg angegebene Leistungszeitraum dazu stimmen. Das Rechnungsdatum und der abgerechnete Monat sind zwei verschiedene Angaben. OfficeOmni übernimmt das Leistungsdatum der Vorlage unverändert in jede neue Rechnung; steht in der Vorlage keines, trägt die Rechnung das Tagesdatum.

An fällige Termine erinnert OfficeOmni nach dem Anmelden mit dem Hinweis Wiederkehrende Dokumente und mit einer Zahl an der Schaltfläche Automatisierungen in der Belegliste. Diese Schaltfläche öffnet das Fenster Dokument-Automatisierungen.

1. Prüfen Sie im Abschnitt Jetzt fällig die Einträge. Je Automatisierung steht dort eine Karte mit dem Termin; sind mehrere Termine offen, nennt sie deren Anzahl.
2. Klicken Sie bei der passenden Karte auf Rechnung erstellen. Der Editor öffnet sich, vorausgefüllt aus der Vorlage, für den ältesten offenen Termin.
3. Kontrollieren Sie den Beleg und tragen Sie den zutreffenden Leistungszeitraum ein.
4. Speichern Sie die Rechnung. Erst damit gilt der Termin als erledigt; im Verlauf des Fensters steht danach die erstellte Rechnung mit ihrer Nummer.
5. Prüfen Sie die Ausgabe und versenden Sie den Beleg über Ihren vorgesehenen Weg. Automatisch verschickt OfficeOmni nichts.

Ändert sich der vereinbarte Preis, passen Sie die Vorlage an: In ihrer Belegvorschau öffnet Wiederkehrende Rechnung bearbeiten den Editor. Bereits gespeicherte Rechnungen ändert das nicht. OfficeOmni liest die Vorlage aber erst beim Klick auf Rechnung erstellen. Eine noch offene Oktoberabrechnung entstünde nach einer Preisänderung für November also schon mit dem neuen Preis. Erstellen Sie offene Termine deshalb vor der Änderung oder prüfen Sie den Preis im Editor.

Vergeben Sie unter Name in der Liste eindeutige Namen. „Wartung Lagertechnik – Beispielkunde – monatlich“ ist in einer langen Liste leichter zuzuordnen als „Rechnung monatlich“.