Rechnungssoftware für Kleinunternehmer

Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung anwenden, öffnen Sie die Einstellungen und dort Firma. In der Karte Umsatzbesteuerung wählen Sie im Feld Besteuerungsart den Eintrag Kleinunternehmer (§19 UStG) und klicken auf Speichern. Ab dann berechnet OfficeOmni auf neuen Rechnungen und Angeboten keine Umsatzsteuer und druckt unter den Summen einen Hinweis auf § 19 UStG. Im Beleg-Editor nennt die Angabe Umsatzsteuer unter Optionen den Steuerfall § 19 UStG. Prüfen Sie eine Musterrechnung im PDF-Entwurf, bevor Sie den ersten Beleg an einen Kunden senden.

Entscheidend ist Ihre tatsächliche steuerliche Einordnung. Eine Software-Einstellung macht aus einem regelbesteuerten Betrieb keinen Kleinunternehmer. Ob die Regelung für Ihr Unternehmen gilt oder ein Wechsel ansteht, ergibt sich aus den gesetzlichen Voraussetzungen und Ihrer steuerlichen Situation.

Sie wählen Artikel und Dienstleistungen aus Ihrem Artikelstamm oder beschreiben eine Leistung mit Freie Position. Für eine Beratung tragen Sie beispielsweise „Beratung zur Lagerorganisation am 12. Oktober 2026“ und den vereinbarten Betrag ein. Für verkaufte Waren nennen Sie Artikel und Menge. Eine genaue Beschreibung erspart Rückfragen.

Die Mindestangaben für Kleinunternehmerrechnungen regelt § 34a UStDV. Dazu gehören unter anderem die Beteiligten, eine zulässige steuerliche Identifikationsangabe, das Ausstellungsdatum, die Leistung, der Gesamtbetrag und der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Eine eigene Belegnummer und ein deutliches Zahlungsziel helfen zusätzlich bei der Zuordnung. In OfficeOmni trägt jede gespeicherte Rechnung die Nummer aus Ihrem Nummernkreis und, wenn ein Zahlungsziel gesetzt ist, das Fälligkeitsdatum. Ihre Steuernummer oder USt-IdNr. hinterlegen Sie in den Firmendaten; eine der beiden verlangt OfficeOmni dort.

Vor der Rechnung steht häufig ein Angebot. Bei einem Warenverkauf kommt ein Lieferschein dazu. Sie erstellen diese Belege in OfficeOmni mit denselben Kunden- und Artikeldaten. Für einen kleinen Auftrag reicht der direkte Weg zur Rechnung; bei einem längeren Vorgang erstellen Sie die Rechnung in der Belegvorschau des Angebots mit Rechnung erstellen, und die Positionen werden übernommen.

In der Belegliste sehen Sie bei jeder Rechnung, ob sie offen, teilweise bezahlt, überfällig oder bezahlt ist; unter der Liste stehen Anzahl und Betrag der nicht bezahlten Rechnungen. Geht nur ein Teilbetrag ein, erfassen Sie mit Zahlung die tatsächliche Zahlung, und die Rechnung steht danach auf Teilweise bezahlt. Bei einer Rückfrage des Kunden finden Sie den ursprünglichen Beleg über die Suche der Belegliste wieder, statt verschiedene Dateiversionen vergleichen zu müssen.