Produktdaten eines Lieferanten einlesen

12. August 2026· OfficeOmni· 6 Min. Lesezeit

Preisliste eines Lieferanten aus Excel oder CSV einlesen: Spalten zuordnen, Treffer prüfen, Artikel und Konditionen übernehmen.

Schickt Ihnen ein Lieferant seine Preisliste als Excel- oder CSV-Datei, müssen Sie sie nicht abtippen. OfficeOmni liest die Datei ein, sucht zu jeder Zeile den passenden Artikel in Ihrem Bestand, legt fehlende Artikel an und hinterlegt für jeden Treffer die Konditionen dieses Lieferanten. Vor dem Schreiben zeigt eine Vorschau Zeile für Zeile, was geschehen wird. Dieser Artikel geht den ganzen Ablauf durch.

Den Import öffnen

Zwei Wege führen hin:

Im Bereich Produkte über das Menü Import / Export und den Eintrag Excel / CSV importieren…. Den Lieferanten wählen Sie dann im Assistenten.
Im Bereich Lieferanten: Öffnen Sie den Lieferanten, wechseln Sie in den Abschnitt Produkte und klicken Sie auf KI-Import. Lieferant und Importziel sind damit bereits gesetzt. Ist der Lieferant noch nicht gespeichert, fragt OfficeOmni vorher danach.

Der Assistent führt durch sieben Schritte: Datei wählen, Datei analysieren, Ziel auswählen, Mapping, Importmodus, Validierung und Import starten. Die Leiste links zeigt jederzeit, wo Sie stehen.

Schritt 1: Datei wählen

Klicken Sie auf Datei auswählen. Unterstützt werden Excel-Dateien (.xlsx, .xls), CSV und TXT. Bei einer Excel-Mappe erscheint darunter eine Auswahl für das Excel Sheet. Für Textdateien öffnen Sie bei Bedarf den Abschnitt mit den CSV-Einstellungen und stellen Trennzeichen, Anführungszeichen, Startzeile und Zeichensatz ein — zur Wahl stehen dort UTF-8 und Windows-1252.

Schritt 2 und 3: Analysieren und Ziel auswählen

Der Assistent liest die Datei ein und zeigt die erkannten Spalten mit Beispielzeilen. Wählen Sie anschließend unter Wählen Sie das Importziel: den Eintrag Lieferanten-Produktliste. Erst dadurch schaltet der Assistent auf den Lieferantenimport um.

Unterhalb der Zielliste erscheint jetzt die Auswahl Lieferant auswählen. Ohne Lieferanten geht es nicht weiter — alle Verknüpfungen und Konditionen des Imports gehören zu genau diesem einen Lieferanten. Der gewählte Name wird daneben mit dem Vermerk Ausgewählt: angezeigt.

Das Importziel Lieferanten-Produktliste mit der Lieferantenauswahl — Das Importziel *Lieferanten-Produktliste* mit der Lieferantenauswahl

Schritt 4: Die Spalten zuordnen

Im Schritt Mapping steht eine Tabelle mit den Spalten DB-Feld, Typ, Dateispalte und AI-Hinweis. Für jedes Feld wählen Sie in der Spalte Dateispalte die passende Spalte Ihrer Datei. Pflichtfelder sind fett gesetzt; für diesen Import ist das die Bezeichnung.

Die Schaltfläche 🔗 Lieferant Auto-Map nimmt Ihnen die Arbeit ab. Sie vergleicht die Spaltenüberschriften der Datei mit einer eingebauten Liste gebräuchlicher Bezeichnungen — deutsch wie englisch — und ordnet zu, was sie erkennt. Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen, Punkte und Bindestriche spielen dabei keine Rolle.

Feld	Erkannt werden zum Beispiel
ArtikelNr	Artikelnr, Artikelnummer, Art-Nr, SKU, Item No, Produktnummer
Bezeichnung	Bezeichnung, Artikelname, Name, Produktname, Title, Description
Hersteller	Hersteller, Manufacturer, Marke, Brand, Fabrikat
HerstellerNummer	Herstellernummer, Hersteller-ArtikelNr, MPN, OEM Number
EAN	EAN, EAN13, GTIN, UPC, Barcode
LieferantenArtikelNr	Lieferantenartikelnummer, Supplier SKU, Vendor Part Number
EkPreisNetto	EK-Preis, Einkaufspreis, Nettopreis, Einstandspreis, Cost Price
LieferzeitTage	Lieferzeit, Lieferfrist, Lead Time, Delivery Days
Verpackungseinheit	Verpackungseinheit, VPE, Verpackung, Einheit
Mindestabnahme	Mindestabnahme, Mindestbestellmenge, MOQ
Waehrung	Waehrung, Currency, Currency Code
Notiz	Notiz, Bemerkung, Kommentar, Hinweis, Remark

Weitere Felder der Vorlage sind Beschreibung, UVP, RabattProzent und Lagerstatus. Was die automatische Zuordnung nicht trifft, setzen Sie von Hand — oder lassen es leer.

Schritt 5: Den Importmodus festlegen

Für den Lieferantenimport erscheinen eigene Optionen unter der Überschrift Lieferanten-Import Optionen, gegliedert in drei Blöcke.

Produkt-Stammdaten

Option	Wirkung
Neue Produkte anlegen, wenn kein Treffer gefunden wird	Zeilen ohne passenden Artikel werden als neuer Artikel angelegt — mit Artikelnummer, Bezeichnung, Beschreibung, Hersteller, Herstellernummer, EAN und Einkaufspreis aus der Datei. Ab Werk eingeschaltet.
Vorhandene Produkt-Stammdaten aktualisieren (Bezeichnung, Hersteller, EAN)	Überschreibt bei Treffern diese Felder mit den Werten des Lieferanten. Ab Werk ausgeschaltet.
EinkaufspreisNetto im Produkt-Stammsatz aktualisieren	Schreibt den Preis der Datei zusätzlich in den Artikelstamm. Ab Werk ausgeschaltet.

Lieferanten-Verknüpfung

Option	Wirkung
Lieferanten-Konditionen (EK-Preis, Lieferzeit, VPE) aktualisieren	Aktualisiert bestehende Verknüpfungen. Der bisherige Preis rutscht dabei in das Feld für den letzten Einkaufspreis. Ab Werk eingeschaltet.
Als Standardlieferanten setzen, wenn noch keiner vorhanden ist	Macht diesen Lieferanten zum Standardlieferanten — nur bei Artikeln, die noch keinen haben, und nur dort, wo die Verknüpfung neu entsteht. Ab Werk ausgeschaltet.

Fehlerbehandlung

Nicht gefundene Produkte überspringen (statt Fehler) lässt Zeilen ohne Treffer stillschweigend liegen, statt sie als Fehler zu melden. Diese Option greift nur, wenn das Anlegen neuer Produkte ausgeschaltet ist. Ab Werk eingeschaltet.

Schritt 6: Die Vorschau prüfen

Klicken Sie auf 🔍 Vorschau generieren. OfficeOmni geht jede Zeile durch, sucht den passenden Artikel und trägt die geplante Aktion ein. Geschrieben wird dabei nichts.

Vier Zähler fassen das Ergebnis zusammen: Neu anlegen, Verknüpfen, Aktualisieren und Überspringen/Fehler. Darunter steht die Tabelle:

Spalte	Inhalt
Häkchen	Nur angehakte Zeilen werden importiert. Zeilen mit Fehler sind vorab abgewählt.
Zeile	Zeilennummer in der Datei. Die Kopfzeile zählt als Zeile 1.
Bezeichnung (Excel), ArtikelNr (Excel)	Die Werte aus der Datei.
Lief.ArtikelNr, EK-Preis	Lieferantennummer und Preis aus der Datei.
Gefundenes Produkt	Der zugeordnete Artikel mit Nummer, oder der Vermerk, dass keiner gefunden wurde.
Match	Worüber der Treffer zustande kam.
Aktion	Neu anlegen, Aktualisieren, Nur verknüpfen, Überspringen oder Fehler, farbig hervorgehoben.
Hinweis	Warnungen wie „Fuzzy-Treffer – bitte prüfen“.

Die Vorschau des Lieferantenimports mit Zählern und Zeilenaktionen

Wie ein Artikel gefunden wird

Die Suche läuft in fester Reihenfolge. Der erste Treffer gewinnt:

Artikelnummer, genau übereinstimmend. Match-Text: Treffer: ArtikelNr.
EAN, genau übereinstimmend und mindestens acht Zeichen lang.
Herstellernummer, genau übereinstimmend und mindestens drei Zeichen lang.
Lieferanten-Artikelnummer aus einer bereits bestehenden Verknüpfung mit diesem Lieferanten.
Bezeichnung, ab fünf Zeichen und nur als Ähnlichkeit: Der eine Text muss im anderen enthalten sein. Match-Text: Treffer: Bezeichnung (Fuzzy).

Die fünfte Stufe ist die unsichere. „Schraube M6“ trifft dort auch auf „Schraube M6 verzinkt 100er Pack“. Solche Zeilen bekommen den Hinweis Fuzzy-Treffer – bitte prüfen. Gehen Sie sie einzeln durch und nehmen Sie das Häkchen weg, wenn die Zuordnung nicht stimmt.

Schritt 7: Importieren

Starten Sie den Import im letzten Schritt. Ein Fortschrittsfenster meldet den Stand als „x / y Zeilen verarbeitet“. Danach zeigt der Ergebnisbericht die Zahlen Neue Produkte, Aktualisiert, Neue Verknüpfungen, Verknüpf. upd., Übersprungen und Fehler sowie die Dauer. Fehlgeschlagene Zeilen werden mit ihrer Zeilennummer aufgelistet.

Der Lauf wird protokolliert — mit Dateiname, Lieferant und den wichtigsten Zählwerten.

Führen Sie einen unbekannten Katalog beim ersten Mal mit ausgeschaltetem Neue Produkte anlegen… aus. Dann sehen Sie in der Vorschau, wie viele Zeilen wirklich zu Ihrem Bestand passen, ohne dass hunderte neuer Artikel entstehen. Erst wenn das Bild stimmt, schalten Sie die Option ein.