Handelsrechnung erstellen mit OfficeOmni

Öffnen Sie die Rechnung, den Auftrag oder den Lieferschein in der Belegvorschau und klicken Sie auf Handelsrechnung erstellen. OfficeOmni übernimmt die Positionen, füllt den Absender aus Ihren Firmenstammdaten und Rechnungs- sowie Lieferadresse aus dem Kunden und dem Beleg. Steht am Beleg ein Lieferland außerhalb der EU, weist die Belegvorschau darauf hin, dass eine Handelsrechnung oder ein Zolldokument erforderlich sein kann.

Prüfen Sie die übernommenen Positionen und die drei Anschriften RECHNUNGSADRESSE, LIEFERADRESSE und ABSENDER. Sie müssen zur tatsächlichen Lieferung passen. OfficeOmni übernimmt alle Positionen außer Leerzeilen, also auch Dienstleistungen oder Versandzeilen des Quellbelegs; entfernen Sie, was nicht als Ware versandt wird. Die Zoll-/EORI-Nr. des Absenders tragen Sie selbst ein, sie kommt nicht aus den Firmenstammdaten.

Eine interne Artikelnummer allein beschreibt die Ware für die Einfuhr meist nicht ausreichend. Als Warenbeschreibung steht die Bezeichnung der Position auf der Handelsrechnung; ergänzen Sie sie, wo nötig. Die Spalten Zolltarifnr. und Ursprung füllt OfficeOmni aus dem Artikelstamm. Sie können die Werte in der Handelsrechnung für diesen Beleg ändern. Zolltarifnummer und Ursprungsland sind fachlich zu prüfen, bevor sie in den Artikelstamm übernommen werden.

Kontrollieren Sie Menge, Einzelwert und Währung sowie Nettogewicht (kg) und Bruttogewicht (kg) in der Karte VERSANDDATEN. Das Nettogewicht schlägt OfficeOmni aus den Artikelgewichten vor, wenn jede Ware ein Gewicht trägt. Versand wählen übernimmt Spediteur, Gewicht, Packstücke und Trackingnummern aus einer Sendung.

Auch die Lieferbedingung muss stimmen. Lieferbedingung / Incoterm und Benannter Ort gehören zusammen; fehlt der Ort, meldet OfficeOmni das vor dem Speichern. Bei einem Lieferland außerhalb der EU schlägt OfficeOmni DAP mit Lieferort und Lieferland vor. Tragen Sie die Lieferbedingung nach der Vereinbarung ein, nicht nach einer unverändert übernommenen Vorgabe.

Welche Dokumente zusätzlich gebraucht werden, hängt von Ware, Bestimmungsland und Verfahren ab. Klären Sie Anforderungen an Sprache, Unterschrift, Ursprungsnachweis und Versandunterlagen mit den zuständigen Stellen und Ihrem Transporteur. Die Handelsrechnung ersetzt keine erforderliche Zollanmeldung.

Je Position druckt die Handelsrechnung Zolltarifnummer und Ursprung. Die Karte ERKLÄRUNG / UNTERSCHRIFT ist mit zwei Texten vorbelegt; die Erklärung (DE) bezeichnet die Waren als „präferenzbegünstigte EU Ursprungswaren“. Prüfen Sie, ob das für Ihre Sendung zutrifft, und ändern Sie den Text sonst.

Vor dem Speichern listet OfficeOmni fehlende Angaben auf, etwa EORI-Nummer, Zolltarifnummer und Ursprungsland je Position, Gewicht, Benannter Ort oder Zahlungsbedingung. Die Liste blockiert nicht. Sie zeigt, was fehlt, nicht, ob ein eingetragener Wert stimmt.

Die Handelsrechnung beschreibt unter anderem den Warenwert. Die Packliste hilft bei der Zuordnung des Inhalts zu einer Sendung und ergänzt Mengen- und Gewichtsangaben. In der Packliste ordnen Sie die Handelsrechnung im Bereich VERSANDPAPIERE zu; dort steht auch, ob sie für den Empfänger nötig ist.

Achten Sie darauf, denselben Verkauf nicht versehentlich doppelt als Forderung zu behandeln. Die Handelsrechnung ist in OfficeOmni eine eigene Belegart mit eigener Nummer; das Mahnwesen behandelt sie nicht als Forderung. Belegzweck und Bezug müssen für Ihre Buchhaltung erkennbar bleiben.