Handelsrechnung und Proforma-Rechnung im Vergleich

Für die passende Unterlage zählt der wirtschaftliche Anlass der Sendung. Ein verkaufter Artikel und ein kostenloses Muster sind unterschiedliche Vorgänge.

Beim Verkauf die Abrechnung darstellen

Eine Handelsrechnung wird für die Abwicklung von Warenverkäufen im Export verwendet. Sie enthält unter anderem Angaben zu Beteiligten, Ware, Mengen und Werten. Welche weiteren Angaben gebraucht werden, hängt vom Zielland und dem konkreten Geschäft ab.

In OfficeOmni ist die Handelsrechnung eine eigene Belegart. Sie trägt Rechnungs-, Liefer- und Absenderanschrift, je Position Zolltarifnummer und Ursprung, dazu Gewichte, Packstücke, Lieferbedingung und einen Exportgrund. Sie entsteht in der Belegvorschau einer Rechnung, eines Auftrags oder eines Lieferscheins mit Handelsrechnung erstellen.

Bei einer unentgeltlichen Sendung den Wert trotzdem prüfen

Bei einer kostenlosen Mustersendung kann eine Proforma-Rechnung benötigt werden. Der Empfänger zahlt zwar keinen Kaufpreis, die Ware kann für Zollzwecke aber einen anzugebenden Wert haben. Verwenden Sie nicht ohne Prüfung einen Nullwert.

Die Proforma-Rechnung ist in OfficeOmni eine eigene Belegart mit Positionen und Beträgen, aber ohne Zahlungsziel und ohne die Zoll- und Versandfelder der Handelsrechnung. Die Handelsrechnung hält den Anlass im Feld Exportgrund / Reason for export fest; neben Verkauf stehen dort unter anderem Muster, Geschenk, Reparatur und Rücksendung zur Wahl. Welche Unterlage die Stellen im Zielland verlangen, klären Sie vorab.

Die Bezeichnung allein entscheidet den Vorgang nicht

Ein regulärer Verkauf wird nicht durch das Wort Proforma zu einer unentgeltlichen Lieferung. Umgekehrt entsteht durch einen Warenwert auf einem Nachweisdokument nicht automatisch ein vereinbarter Kaufpreis. Dokument und tatsächlicher Sachverhalt müssen zusammenpassen.

Vor dem Versand die Anforderungen abstimmen

Klären Sie, ob Sprache, Unterschrift, Ursprungsangaben oder weitere Unterlagen verlangt werden. Nutzen Sie in OfficeOmni die passende Belegart und prüfen Sie den Bezug zur Sendung; in der Packliste ordnen Sie die Handelsrechnung im Bereich VERSANDPAPIERE zu. Die Handelsrechnung ist mit einer Erklärung vorbelegt, die die Waren als „präferenzbegünstigte EU Ursprungswaren“ bezeichnet. Prüfen Sie, ob das für Ihre Ware zutrifft. Handelsrechnung, Proforma und Packliste ersetzen keine zusätzlich erforderliche Zollanmeldung.

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