Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Schlussrechnung unterscheiden
Die Begriffe beschreiben nicht einfach drei Namen für denselben Beleg. Entscheidend ist, was vereinbart wurde und welcher Teil einer Leistung abgerechnet wird.
Der Abschlag als Zahlung auf den Gesamtvorgang
Ein vereinbarter Abschlag bezieht sich auf einen größeren Auftrag. Er kann beispielsweise zu einem bestimmten Arbeitsstand oder Termin gefordert werden. Die Abschlagsrechnung muss erkennen lassen, zu welchem Gesamtvorgang sie gehört und welcher Betrag jetzt verlangt wird.
In OfficeOmni ist die Abschlagsrechnung eine eigene Belegart. Sie hängt an einem Auftrag, einer Auftragsbestätigung oder einem angenommenen Angebot. Auf dem Beleg stehen „Referenz-Nr.“ mit diesem Basisdokument und „Abschlag Nr.“ mit der laufenden Nummer des Abschlags.
Die Teilrechnung für eine entsprechend vereinbarte Teilleistung
Bei einer Teilrechnung geht es um die Abrechnung eines abgrenzbaren Teils. Ob tatsächlich eine selbstständige Teilleistung vorliegt, hängt von der Vereinbarung und dem Sachverhalt ab. Die Überschrift auf dem Dokument entscheidet diese Frage nicht allein.
Eine eigene Belegart Teilrechnung gibt es in OfficeOmni nicht. Eine abgegrenzte Teilleistung rechnen Sie mit einer gewöhnlichen Rechnung ab, etwa mit einer Rechnung aus dem Lieferschein einer Teillieferung. Solche Rechnungen zum selben Auftrag rechnet OfficeOmni bei späteren Abschlags- und Schlussrechnungen als bereits abgerechnet an. Umgekehrt lässt OfficeOmni zum Auftrag keine weitere gewöhnliche Rechnung zu, sobald dort eine Abschlagsrechnung besteht, und verweist auf die Schlussrechnung.
Die Schlussrechnung als abschließende Abrechnung
In der Schlussrechnung wird der Gesamtvorgang abschließend dargestellt und mit den zu berücksichtigenden Abschlägen in Beziehung gesetzt. Prüfen Sie dabei auch den Stand der tatsächlichen Zahlungen. Ein gestellter Abschlag ist noch kein Zahlungseingang.
OfficeOmni zieht in der Schlussrechnung die gestellten Abschläge mit Entgelt und Umsatzsteuer ab und zeigt daneben, was aus den Abschlagsrechnungen noch offen ist. Dieser offene Rest bleibt aus der jeweiligen Abschlagsrechnung fällig.
Vor der ersten Abrechnung den Ablauf festlegen
Notieren Sie, wann welche Beträge gefordert werden und wie die spätere Schlussabrechnung erfolgen soll. In OfficeOmni ordnen Sie Abschläge und Schlussrechnung demselben Basisdokument zu. Die richtige Referenz ist Voraussetzung dafür, dass die Schlussrechnung alle zugehörigen Belege findet.
Für die steuerliche Darstellung von vereinnahmten Teilentgelten enthält § 14 Absatz 5 UStG besondere Vorgaben. Klären Sie die Behandlung für Ihren konkreten Auftrag, bevor unterschiedliche Rechnungsarten vermischt werden.
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