Kundendaten automatisch laden ein- oder ausschalten
Sobald Sie in der Kundenverwaltung einen Kunden markieren, füllt OfficeOmni den Detailbereich unter der Liste: Ansprechpartner, Kennzahlen, Umsatzverlauf und die Historie aller Belege. Dafür werden die Daten frisch aus der Datenbank geholt. Bei großen Beständen kostet das bei jedem Zeilenwechsel Zeit. Das Kästchen Kundendaten automatisch laden schaltet dieses Nachladen ab.
Wo die Einstellung sitzt
Das Kästchen steht in der Filterleiste der Kundenverwaltung, rechts neben der Suchzeile, Filter zurücksetzen und Filter anzeigen. Zeigen Sie mit der Maus darauf, erscheint der Hinweis: Wenn aktiv, werden Kundenkarten-Daten beim Auswählen automatisch aus der Datenbank geladen.
Der Haken ist gesetzt, wenn Sie die Kundenverwaltung öffnen. Die Einstellung gilt für die laufende Sitzung: Beim nächsten Start des Programms ist das automatische Laden wieder eingeschaltet.
Was beim Markieren eines Kunden geladen wird
Bei eingeschaltetem Haken holt OfficeOmni für den markierten Kunden:
- die Ansprechpartner des Kunden,
- alle Belege des Kunden — daraus entstehen die Zähler für Dokumente gesamt, Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Mahnungen, Gutschriften, Stornos und Proformas,
- Umsatz gesamt, Umsatz dieses Jahr, offener Betrag, offene Rechnungen, offene Aufträge, durchschnittlicher Auftragswert, höchste Rechnung, letzter Auftrag und letzte Rechnung,
- den Gewinn, für den zusätzlich die Eingangsrechnungen herangezogen werden,
- das Säulendiagramm der Umsätze der letzten zwölf Monate,
- die Kundenhistorie im Reiter Historie.
Was sich beim Abschalten ändert
| Bereich des Detailfensters | Verhalten ohne automatisches Laden |
|---|---|
| Kopfzeile mit Name, Kundennummer und Anschrift | Wechselt weiterhin sofort mit. |
| Reiter Übersicht | Adresse, Kontakt, Lieferadresse, eigene Felder, Tags und Notiz bleiben aktuell. Nur der Wert Letzter Auftrag wird nicht neu berechnet. |
| Reiter Kontakt & E-Mail | E-Mail-Adressen, Telefonnummern und weitere Kontaktdaten bleiben aktuell. Die Liste der Ansprechpartner wird nicht neu geladen. |
| Reiter Statistik | Kacheln und Umsatzdiagramm werden nicht neu berechnet. |
| Reiter Finanzen & Steuer | Zahlungsbedingung, Skonto, IBAN, BIC und Steuerangaben bleiben aktuell. Nur der Wert Letzte Rechnung wird nicht neu berechnet. |
| Reiter Historie | Die Belegliste des Kunden wird nicht neu aufgebaut. |
Der Grund für diese Trennung: Anschrift, Kontakt und Zahlungsangaben stecken bereits in der Zeile, die Sie anklicken. Ansprechpartner, Kennzahlen und Historie müssen dagegen für jeden Kunden einzeln nachgeschlagen werden.
Die nicht nachgeladenen Bereiche werden nicht geleert. Ansprechpartner, Statistik und Historie zeigen weiter das Ergebnis des zuletzt geladenen Kunden. Verlassen Sie sich bei abgeschaltetem Haken also nicht auf diese Zahlen.
Was die Einstellung nicht betrifft
Das Kästchen wirkt ausschließlich auf den Detailbereich unter der Liste. Unberührt bleiben:
- die Kundenliste selbst mit Suche, Filtern und Seitenschaltung,
- die Kundenakte, die Sie mit einem Doppelklick öffnen — sie lädt ihre Reiter unabhängig davon,
- die Kennzahl-Spalten einer gespeicherten Ansicht: Sie werden für alle Kunden der Seite auf einmal berechnet und über den Kreispfeil neben dem Namen der Ansicht aktualisiert,
- das Erstellen von Belegen aus der Liste heraus.
Wann sich das Abschalten lohnt
Nehmen Sie den Haken heraus, wenn Sie
- einen großen Kundenbestand mit vielen Belegen führen und beim Blättern durch die Liste Verzögerungen bemerken,
- ohnehin nur Stammdaten suchen — etwa eine Anschrift, eine Telefonnummer oder eine Kundennummer,
- mehrere Kunden nacheinander markieren, um sie zu exportieren oder zu bearbeiten,
- über eine langsame Verbindung zur Datenbank arbeiten.
Lassen Sie den Haken gesetzt, wenn Sie mit den Zahlen arbeiten: für die Beurteilung offener Beträge, für den Blick in die Historie oder vor einem Anruf beim Kunden.
Brauchen Sie den Detailbereich gerade gar nicht, blenden Sie ihn über die Schaltfläche Details über der Liste ganz aus. Die Liste hat dann die volle Höhe. Mit F11 schalten Sie zusätzlich in den Vollbildmodus.
Die Daten wieder laden
- Setzen Sie den Haken bei Kundendaten automatisch laden wieder.
- Markieren Sie den Kunden erneut — bei Bedarf zuerst eine andere Zeile, dann wieder die gewünschte.
Der Detailbereich füllt sich daraufhin mit den aktuellen Werten. Bei gesetztem Haken werden Historie und Statistik des markierten Kunden außerdem aktualisiert, sobald Sie aus der Kundenverwaltung heraus einen Beleg speichern. Ist der Haken entfernt, unterbleibt auch diese Aktualisierung.
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