Kundenanalyse: Umsatz, Aktivität und Zahlungsrisiken

11. August 2026· OfficeOmni· 8 Min. Lesezeit

Umsatzentwicklung, Kundenaktivität, ABC-Klassen und offene Beträge Ihrer Kunden — und wie OfficeOmni jede Kennzahl der Kundenanalyse berechnet.

Die Kundenanalyse ist der Bericht über Ihren gesamten Kundenbestand: Sie wählen einen Zeitraum, und OfficeOmni rechnet daraus vier Seiten Kennzahlen — wer gekauft hat, wer neu dazugekommen ist, wer weggeblieben ist, wo Geld offen steht und wo die Stammdaten Lücken haben. Dieser Artikel erklärt, welche Zahl wie zustande kommt, damit Sie den Bericht richtig lesen.

Wo die Kundenanalyse liegt

Öffnen Sie in der Navigation den Punkt Reports. Es öffnet sich das Fenster OfficeOmni – Reports & Analysen.
Wählen Sie in der linken Spalte unter der Überschrift STAMMDATEN den Eintrag Kundenanalyse.
Der Bericht wird berechnet und als Seitenvorschau angezeigt. Während der Berechnung steht dort Kundenanalyse wird berechnet…

Der Punkt Reports erscheint nur, wenn Ihre Rolle den Zugriff auf die Buchhaltung erlaubt. Fehlt er in der Navigation, ist das keine Störung, sondern eine fehlende Berechtigung.

Zeitraum und Vergleichszeitraum

Über der Vorschau liegt die Filterleiste mit dem Feld Zeitraum, den beiden Datumsfeldern Von und Bis sowie den Schaltflächen Aktualisieren und Excel. Sobald Sie den Zeitraum oder eines der Datumsfelder ändern, rechnet OfficeOmni den Bericht selbsttätig neu — Aktualisieren brauchen Sie nur, wenn zwischenzeitlich Belege dazugekommen sind.

Eintrag im Feld Zeitraum	Bedeutung
Aktueller Monat	Vom Ersten des laufenden Monats bis heute.
Letzter Monat	Der komplette Vormonat, erster bis letzter Tag.
Aktuelles Quartal	Vom ersten Tag des laufenden Quartals bis heute.
Letztes Quartal	Das komplette vorherige Quartal.
Aktuelles Jahr	Vom 1. Januar bis heute. Das ist die Voreinstellung beim Öffnen.
Letztes Jahr	1. Januar bis 31. Dezember des Vorjahres.
Benutzerdefiniert	Lässt Von und Bis unverändert. Sie setzen die Grenzen selbst.

Der Vergleichszeitraum lässt sich nicht getrennt einstellen. OfficeOmni nimmt immer denselben Zeitraum ein Jahr früher: Wählen Sie den laufenden Monat, wird gegen den gleichen Monat des Vorjahres gerechnet. Beide Zeiträume stehen im Kopf des Berichts, zusammen mit dem Firmennamen und dem Erstellungszeitpunkt.

Welche Belege in den Umsatz einfließen

Alle Umsatzzahlen der Kundenanalyse sind Netto-Beträge und folgen derselben Regel:

Rechnungen zählen positiv.
Gutschriften und Rechnungskorrekturen mindern den Umsatz.
Stornierte Belege und Entwürfe zählen überhaupt nicht.
Maßgeblich ist das Belegdatum, nicht der Zahlungseingang. Auch unbezahlte Rechnungen zählen zum Umsatz; die Kennzahl beschreibt also weder Zahlungseingänge noch Gewinn.
Belege ohne Kundenzuordnung bleiben außen vor. Zugeordnet wird über die interne Kundennummer am Beleg; fehlt der Stammsatz, erscheint der Kunde als Kunde #….

Für die Zählung der Kunden gilt eine engere Regel: Als Aktivität zählt nur eine gültige Rechnung. Ein Kunde, der im Zeitraum ausschließlich ein Angebot oder einen Lieferschein erhalten hat, taucht in der Kundenanalyse nicht als aktiver Kunde auf.

Seite 1: Kundenübersicht

Die erste Seite beginnt mit neun Kennzahlenkarten. Sie beziehen sich alle auf den gewählten Zeitraum.

Kennzahl	Bedeutung
Aktive Kunden	Kunden mit mindestens einer gültigen Rechnung im Zeitraum.
Neukunden	Kunden, deren allererste Rechnung überhaupt in den Zeitraum fällt.
Wiederkehrende Kunden	Kunden, die im Zeitraum gekauft haben und schon davor mindestens eine Rechnung hatten.
Inaktive Kunden	Kunden, deren letzte Rechnung 180 Tage oder länger zurückliegt — gerechnet ab heute, nicht ab dem Ende des Zeitraums. Kunden ganz ohne Rechnung zählen nicht als inaktiv.
Ø Umsatz je akt. Kunde	Gesamtumsatz geteilt durch die Zahl der aktiven Kunden.
Ø Auftragswert	Gesamtumsatz geteilt durch die Zahl der Rechnungen im Zeitraum. Der Wert ist also rechnungsbezogen: Mehrere Rechnungen zu einem Auftrag und Korrekturen verschieben ihn.
Top-10-Umsatzanteil	Anteil der zehn umsatzstärksten Kunden am Gesamtumsatz. Haben andere Kunden durch Korrekturen einen negativen Umsatz, kann der Anteil ungewöhnlich hoch ausfallen.
Kunden mit Rückgang	Kunden, deren Umsatz gegenüber dem Vergleichszeitraum um mindestens 30 Prozent und mindestens 500 Euro gesunken ist.
Gesamtumsatz (netto)	Summe aller Kundenumsätze im Zeitraum. Darunter steht derselbe Wert für den Vergleichszeitraum.

Neu und reaktiviert hängen an der gespeicherten Beleghistorie: Fehlen ältere Rechnungen, etwa weil sie nie übernommen wurden, erscheint ein langjähriger Kunde als neu.

Darunter folgt das Balkendiagramm Kundenentwicklung je Monat (Neu / Aktiv / Reaktiviert) mit einer Säulengruppe pro Monat des Zeitraums, und anschließend Umsatzanteil Neukunden / Bestandskunden: zwei Balken, die zeigen, welcher Teil des Umsatzes aus dem Bestand kam und welcher von Kunden, die in diesem Zeitraum zum ersten Mal gekauft haben.

Seite 1 der Kundenanalyse mit Kennzahlenkarten, Kundenentwicklung je Monat und Umsatzanteil von Neu- und Bestandskunden — Seite 1 der Kundenanalyse: Kennzahlen, Monatsverlauf und Umsatzanteil von Neu- und Bestandskunden

Seite 2: Top-Kunden und ABC-Analyse

Die zweite Seite listet die zwanzig umsatzstärksten Kunden des Zeitraums, zeichnet die ersten zehn davon als Balkendiagramm und fasst darunter die ABC-Klassen zusammen. Beides ist ausführlich beschrieben in Umsätze und Top-Kunden auswerten und ABC-Klassifizierung und Kundenstatus verstehen.

Seite 3: Wachstum, Rückgang, Inaktive und Reaktivierte

Die dritte Seite vergleicht jeden Kunden mit sich selbst im Vorjahreszeitraum.

Kunden mit stärkstem Umsatzwachstum — bis zu zehn Kunden, die im Vergleichszeitraum bereits Umsatz hatten und jetzt mehr machen. Sortiert nach der größten Zunahme in Euro, nicht nach Prozent.
Kunden mit relevantem Umsatzrückgang — bis zu zehn Kunden, die mindestens 30 Prozent und mindestens 500 Euro verloren haben. Kleine Rückgänge werden bewusst nicht gemeldet. Die Spalte Empfehlung enthält je nach Lage Seit … Tagen keine Bestellung (wenn die letzte Rechnung mehr als 90 Tage her ist), Kontakt prüfen (bei einem Rückgang von 50 Prozent oder mehr) oder Angebotspotenzial.
Inaktive Kunden (umsatzstärkste zuerst) — bis zu 25 Kunden, deren letzte Rechnung 180 Tage oder länger zurückliegt. Die Reihenfolge richtet sich nach dem Gesamtumsatz über die ganze Geschäftsbeziehung, damit der wertvollste verlorene Kunde oben steht.
Reaktivierte Kunden — bis zu 25 Kunden, deren erste Rechnung im Zeitraum mindestens 180 Tage nach der davor liegenden Rechnung ausgestellt wurde. Die Tabelle zeigt beide Daten nebeneinander.

Seite 4: Zahlungsrisiko und Stammdatenqualität

Kunden mit Zahlungsrisiko führt bis zu 30 Kunden mit offenen oder überfälligen Forderungen auf, der höchste überfällige Betrag zuerst, danach der höchste offene. Die Beträge sind brutto und betreffen alle Rechnungen des Kunden, unabhängig vom gewählten Zeitraum. Fällig wird eine Rechnung am Belegdatum zuzüglich des hinterlegten Zahlungsziels. Die Spalte Risikostufe ergibt sich so:

Risikostufe	Wann sie vergeben wird
Niedrig	Es steht zwar Geld offen, aber nichts ist überfällig.
Mittel	Etwas ist überfällig, aber weder länger als 30 Tage noch mehr als 1.000 Euro.
Hoch	Die älteste Überfälligkeit liegt mehr als 30 Tage zurück oder der überfällige Betrag übersteigt 1.000 Euro.

Die Risikostufe ordnet Ihre Prüfungen; eine Bonitätsauskunft ist sie nicht.

Lassen sich die Zahlungsdaten beim Erstellen nicht laden, entsteht der Bericht trotzdem — dann gelten alle Rechnungen als voll offen, ohne dass ein Hinweis erscheint. Wirkt die Risikoliste ungewöhnlich lang, prüfen Sie die Beträge am Forderungsreport.

Stammdatenqualität prüft danach den kompletten Kundenbestand — nicht nur die Kunden des Zeitraums — auf acht Punkte: Kunden ohne E-Mail-Adresse, ohne Telefonnummer, ohne Ansprechpartner, ohne Zahlungsziel, ohne vollständige Rechnungsadresse, Geschäftskunden ohne USt-IdNr., Kunden ohne Land und mögliche Dubletten. Jede Zeile nennt Anzahl und Anteil.

Aus denselben Prüfungen entstehen darunter die Datenpflege-Empfehlungen als Liste konkreter Sätze. Mögliche Dubletten (zu prüfen) nennt bis zu 15 Einträge, die über den Namen, die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer zusammenfallen. Beim Namensvergleich bleiben Rechtsformzusätze wie GmbH oder KG außen vor, damit „Muster GmbH" und „Muster" als ein Treffer erscheinen. Zusammengeführt wird nichts: Ob es sich um denselben Kunden handelt, entscheiden Sie anhand der Stammdaten.

Seite 4 der Kundenanalyse mit den Kunden mit Zahlungsrisiko und der Stammdatenqualität — Seite 4: Zahlungsrisiko und die acht Prüfungen der Stammdatenqualität

Drucken, als PDF sichern, nach Excel geben

Über der Seitenvorschau liegt eine eigene Leiste: das Feld Format mit den Werten A4 und A3, daneben die Wahl zwischen Hochformat und Querformat, dann PDF und Drucken. Eine Änderung an Format oder Ausrichtung baut die Vorschau neu auf; der Bericht bricht dann anders um.

Die Schaltfläche Excel in der Filterleiste schreibt eine Arbeitsmappe mit den Kennzahlen und vier Tabellen: Top-Kunden, ABC-Analyse, Zahlungsrisiko und Stammdatenqualität. OfficeOmni schlägt einen Dateinamen aus Berichtsname und Datum vor und öffnet die Datei nach dem Speichern.

Wachstum, Rückgang, inaktive und reaktivierte Kunden stehen nur in der Seitenvorschau und damit im PDF und im Ausdruck. In die Excel-Mappe wandern sie nicht.

Wenn der Bericht leer bleibt

Steht auf der ersten Seite der Satz Für den ausgewählten Zeitraum liegen keine umsatzwirksamen Kundendaten vor., dann gibt es im gewählten Zeitraum keine gültigen Rechnungen — häufig, weil der Zeitraum zu eng gewählt ist oder die Belege noch Entwürfe sind. Die übrigen Seiten mit Risiko und Stammdatenqualität erscheinen trotzdem; ganz leer bleibt der Bericht nur ohne jeden Kunden.

Erscheint dagegen Die Kundenanalyse konnte nicht erstellt werden., ist beim Laden der Kunden oder Belege ein Fehler aufgetreten. Aktualisieren hilft bei einer vorübergehenden Störung, etwa der Verbindung; bleibt die Meldung, liegt die Ursache in den Daten.

Häufige Fragen

Warum erscheint ein langjähriger Kunde als neu?

Der Bericht kennt nur die gespeicherten gültigen Rechnungen. Fehlen ältere Belege, beginnt die sichtbare Kundenhistorie entsprechend später.

Warum passen die offenen Beträge nicht zum Monatsumsatz?

Der Umsatz gilt für den gewählten Zeitraum und ist netto. Die offenen Beträge sind brutto und betreffen alle Rechnungen des Kunden bis heute.

Führt ein Dublettenhinweis Kunden zusammen?

Nein. Die Analyse zeigt mögliche Überschneidungen nur zur Prüfung. Ob es dieselbe Person oder dasselbe Unternehmen ist, entscheiden Sie selbst.