Forderungsreport: offene und überfällige Beträge prüfen
Mit dem Forderungsreport sehen Sie, welche Rechnungsbeträge zu einem Stichtag noch offen sind, welche davon überfällig sind und bei welchen Kunden ein Guthaben besteht. Der Bericht verbindet eine Gesamtübersicht mit Altersklassen, einer Schuldnerrangliste und den einzelnen Posten. So richten Sie Ihre Prüfung auf hohe oder lange offene Forderungen aus.
Für den täglichen Blick genügt der heutige Stichtag. Für eine frühere Betrachtung ändern Sie das Datum; welche Grenzen das hat, steht weiter unten.
Den Bericht einstellen
Öffnen Sie in der Navigation Reports und wählen Sie unter FINANZEN den Eintrag Forderungsreport. Beim Öffnen steht der Stichtag auf heute, und alle Häkchen sind aus. Klicken Sie auf Aktualisieren, wenn inzwischen Zahlungen erfasst oder Rechnungen geändert wurden.
Drei Häkchen grenzen die Postenliste ein: Nur überfällige, Nur Guthaben und Nur in Mahnung. Sie wirken ausschließlich auf die Postenliste. Gesamtkennzahlen, Altersstruktur und Schuldnerauswertung beziehen sich weiter auf den ganzen Bestand zum Stichtag, damit Sie die ausgewählten Posten im Verhältnis zum Ganzen sehen.
Mehrere Häkchen gelten gemeinsam. Nur überfällige und Nur Guthaben zusammen ergeben deshalb immer eine leere Liste: Ein überfälliger Posten hat einen offenen Betrag, ein Guthaben nicht. Entfernen Sie alle Häkchen, wenn Sie einen bestimmten Posten suchen.
Mit Dokument und Diagramme wechseln Sie die Darstellung, über Excel speichern Sie den Bericht zur Weiterverarbeitung. Ein neuer Stichtag oder ein Häkchen rechnet die geladene Grundlage neu; Aktualisieren lädt die Daten erneut.
So entstehen offene Beträge und Guthaben
Der Forderungsreport wertet die Belegart Rechnung aus. Entwürfe, stornierte Rechnungen, als Kulanz erledigte Fälle und Rechnungen nach dem Stichtag fallen heraus. Abschlags-, Schluss- und Proforma-Rechnungen gehören nicht zur Grundlage.
Die Berechnung beginnt beim Bruttobetrag:
Forderung = Rechnungsbrutto − berücksichtigte Korrekturen, mindestens 0
Davon gehen die berücksichtigten Zahlungen ab. Ein positiver Rest ist offen, eine Überzahlung ergibt ein Guthaben. Liegt der Rest nach einer Zahlung im vorgesehenen Skontospielraum, gilt die Rechnung als ausgeglichen. Mahngebühren stehen als eigene Angabe daneben und erhöhen die Forderung nicht.
Eine wirksame Bezahlt-Markierung schließt den offenen Rest ebenfalls. Fehlen dazu passende Zahlungen, weist der Bericht darauf hin. Guthaben werden getrennt ausgewiesen und nicht mit anderen offenen Rechnungen desselben Kunden verrechnet.
Fälligkeit und Kennzahlen
Fällig ist eine Rechnung am Rechnungsdatum plus Zahlungsziel in Tagen. Fehlt das Zahlungsziel oder ist es nicht positiv, gilt das Rechnungsdatum als Fälligkeit; solche Rechnungen nennt der Bericht in einem Datenhinweis. Überfällig ist ein offener Betrag erst ab dem Tag nach der Fälligkeit.
| Angabe | Bedeutung |
|---|---|
| Offene Forderungen | Summe der offenen Beträge zum Stichtag mit der Zahl der Rechnungen. |
| davon überfällig | Überfälliger Anteil als Betrag und in Prozent des offenen Gesamtbetrags. |
| davon heute fällig | Beträge, die genau am Stichtag fällig werden. |
| Kundenguthaben | Überzahlungen, getrennt von den Forderungen. |
| Größter Schuldner | Kunde mit dem höchsten offenen Betrag und seinem Anteil. |
| Älteste offene Rechnung | Nach Rechnungsdatum bestimmt. Sie muss nicht die am längsten überfällige sein. |
| Ø Zahlungsdauer | Tage vom Rechnungsdatum bis zum Ausgleich, gemittelt über die ausgeglichenen Rechnungen der 365 Tage bis zum Stichtag. Vorkasse zählt mit null Tagen. |
Die Altersklassen lauten Nicht fällig, 1–7 Tage überfällig, 8–30 Tage überfällig, 31–60 Tage überfällig, 61–90 Tage überfällig und über 90 Tage überfällig. Nicht fällig enthält auch die heute fälligen Beträge, die zusätzlich unter davon heute fällig stehen. Zählen Sie beide Angaben deshalb nicht zusammen.
Stichtagswerte richtig einordnen
Ein früherer Stichtag ist keine eingefrorene Momentaufnahme. Zahlungen mit einem Datum nach dem Stichtag werden nicht angerechnet. Nachgebuchte Zahlungen und Einträge ohne brauchbares Zahlungsdatum können aber auch für frühere Stichtage wirken, ebenso Storno- oder Kulanzmerkmale ohne Datum.
Gehen Sie deshalb in dieser Reihenfolge vor: erst die Datenhinweise, dann die größten offenen Beträge, dann die älteren Überfälligkeitsklassen. Prüfen Sie bei Auffälligkeiten Zahlungsdatum, Korrekturen, Zahlungsziel und Bezahlt-Markierung an der Rechnung und aktualisieren Sie danach den Bericht. Die Spalte Nächste Aktion schlägt je Posten Zahlungserinnerung, Mahnung 1, Mahnung 2 oder Rücksprache vor. Sie dient der Bearbeitung; das Öffnen des Reports versendet keine Mahnung.
Häufige Fragen
Warum bleiben die Gesamtbeträge trotz Häkchen gleich?
Die Häkchen begrenzen nur die Postenliste. Die Übersicht zeigt bewusst den ganzen Bestand zum Stichtag, damit Sie die ausgewählten Posten im Verhältnis zur Gesamtsumme beurteilen können.
Warum fehlt eine als bezahlt markierte Rechnung?
Eine wirksame Bezahlt-Markierung schließt den offenen Rest. Ohne Guthaben erscheint die Rechnung dann nicht mehr als offener Posten. Ein Datenhinweis macht auf fehlende passende Zahlungen aufmerksam.
Kann ich ein Guthaben direkt mit einer Forderung verrechnen?
Der Report zeigt Guthaben nur an und verrechnet nichts. Prüfen Sie die betroffene Rechnung mit ihren Zahlungen und Korrekturen im jeweiligen Vorgang.
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