Angebotsreport: Erfolge und offene Angebote auswerten

Der Angebotsreport zeigt, was aus Ihren Angeboten geworden ist. Sie sehen Anzahl und Nettovolumen, angenommene, abgelehnte, verlorene und offene Angebote, dazu die Umwandlungsrate, die Quote der entschiedenen Angebote, die Entwicklung im Zeitraum und die Gründe für Verluste.

Damit beantworten Sie zwei verschiedene Fragen: Welcher Anteil aller Angebote wurde angenommen? Und wie erfolgreich waren die Angebote, über die schon entschieden ist? Für eine sinnvolle Deutung müssen Sie wissen, welche Angebote zum Zeitraum gehören und wie OfficeOmni ihren Ausgang bestimmt.

Zeitraum und Darstellung wählen

Öffnen Sie in der Navigation Reports und wählen Sie unter VERTRIEB den Eintrag Angebotsreport. Beim Öffnen steht der Zeitraum auf Aktuelles Jahr, also vom 1. Januar bis heute. Zur Wahl stehen außerdem Aktuelle und Letzte Woche, Aktueller und Letzter Monat, Aktuelles und Letztes Quartal sowie Letztes Jahr. Eigene Grenzen setzen Sie direkt in Von und Bis; maßgeblich ist das Angebotsdatum, beide Grenztage zählen mit.

Aktualisieren lädt neue Belege und Änderungen. Ein neuer Zeitraum rechnet die geladene Grundlage neu. Mit Dokument und Diagramme wechseln Sie zwischen Bericht und Diagrammtafel, Excel speichert die Auswertung als Arbeitsmappe.

Welche Angebote zählen und welchen Ausgang sie haben

Gezählt werden alle Belege der Art Angebot mit Angebotsdatum im Zeitraum, auch Entwürfe; der Bericht nennt ihre Zahl in einem Hinweis. Stornierte Angebote zählen nicht. Jedes gezählte Angebot hat genau einen Ausgang, geprüft in dieser Reihenfolge:

1. Angenommen: Der Status lautet „Angenommen“ oder „Mit Auftrag“.
2. Angenommen: Es gibt einen Folgebeleg, auch wenn der Status etwas anderes sagt. Der Bericht nennt solche Angebote im Hinweis Angebote mit Folgebeleg, deren Status nicht nachgeführt ist.
3. Abgelehnt: Der Status lautet „Abgelehnt“.
4. Verloren: Der Status lautet „Ohne Auftrag“ oder „Abgelaufen“, oder das Datum Gültig bis liegt vor dem heutigen Tag. Am Gültigkeitstag selbst ist das Angebot noch offen; ein Gültig bis vor dem Angebotsdatum wird nicht berücksichtigt.
5. Offen: alle übrigen Angebote.

Folgebeleg ist ein verknüpfter Auftrag, eine Auftragsbestätigung, Rechnung, Abschlags- oder Schlussrechnung oder ein Lieferschein, sofern er weder Entwurf noch storniert ist. Verknüpft heißt: Die Belege sind in beliebiger Richtung miteinander verbunden, oder der Folgebeleg verweist auf das Angebot. Proforma, Packliste und Handelsrechnung zählen nicht als Folgebeleg.

Umwandlungsrate und Quote der entschiedenen Angebote

Die beiden Quoten haben verschiedene Bezugsgrößen:

• Umwandlungsrate = angenommene Angebote ÷ alle gezählten Angebote × 100. Darunter steht angenommen: … von ….
• Quote der entschiedenen Angebote = angenommene ÷ (angenommene + abgelehnte + verlorene) × 100. Offene Angebote fallen heraus. Darunter steht entschieden: … und als nach Wert die wertbezogene Quote: Nettovolumen der angenommenen ÷ gesamtes Nettovolumen × 100.

Ein Beispiel: Von zehn Angeboten sind vier angenommen, zwei abgelehnt, eins verloren und drei offen. Die Umwandlungsrate beträgt 40 Prozent, die Quote der entschiedenen Angebote rund 57,1 Prozent, weil die drei offenen aus ihrer Basis herausfallen.

Fehlt eine positive Basis, steht statt einer Prozentzahl ein Gedankenstrich. Das Angebotsvolumen ist der Nettobetrag ohne Versandkosten; das Volumen angenommener Angebote bleibt der Angebotswert und wird nicht durch den Betrag des Folgebelegs ersetzt.

Offene Angebote und Verlustgründe nutzen

Der Abschnitt Offene Angebote sortiert nach dem Datum Gültig bis, Angebote ohne gültige Frist folgen am Ende. Die Spalte Noch gültig (Tage) zeigt, wie viel Zeit bleibt; so finden Sie Angebote, die bald auslaufen. Unter Entschiedene Angebote steht in der Spalte Grund bzw. Folgebeleg etwa „Auftrag 2 vom 18.05.2026“ oder „laut Status“.

Gründe für verlorene Angebote zählt die abgelehnten und verlorenen Angebote. Ein erfasster Grund zählt nur bei den Status „Abgelehnt“, „Ohne Auftrag“ oder „Abgelaufen“. Ist ein Angebot abgelaufen, ohne dass ein Grund erfasst wurde, zählt der Bericht es als Keine Rückmeldung (abgelaufen) und nennt die Zahl in einem Hinweis. Das beschreibt die Auswertungsregel, nicht einen tatsächlichen Gesprächsverlauf. Andere fehlende Gründe stehen unter Ohne Angabe.

1. Lesen Sie zuerst die Hinweise und die beiden Quoten.
2. Gehen Sie die offenen Angebote mit kurzer Restlaufzeit durch.
3. Prüfen Sie bei angenommenen Angeboten mit unerwartetem Status den genannten Folgebeleg.
4. Setzen Sie bei verlorenen Angeboten den Status auf „Abgelehnt“ oder „Ohne Auftrag“ und erfassen Sie dabei den Grund. Aktualisieren Sie danach den Report.

Im Dokument steht der Status nur bei den offenen Angeboten. Status, Ausgang und Folgebeleg aller Angebote nebeneinander enthält die Excel-Tabelle Angebote. Der Abschnitt So wird gerechnet am Ende des Dokuments fasst die Regeln zusammen.

Häufige Fragen

Warum zählt ein abgelehntes Angebot als angenommen?

Ein verknüpfter Folgebeleg belegt eine Annahme und geht dem Status „Abgelehnt“ vor. Prüfen Sie die genannte Verknüpfung und führen Sie den Status am Angebot nach.

Warum ändern sich die Werte eines vergangenen Monats?

Der Zeitraum wählt die Angebote nach ihrem Datum aus. Aktuelle Status, später entstandene Folgebelege und inzwischen abgelaufene Fristen verändern den ausgewerteten Ausgang.

Warum ist die Quote der entschiedenen Angebote höher als die Umwandlungsrate?

Sie lässt offene Angebote weg. Solange es offene Angebote und Annahmen gibt, liegt sie deshalb über der Umwandlungsrate.

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