Eingangsbuch: Belege und Zahlungsstände auswerten
Die Eingangsbuch-Auswertung verbindet Ihre erfassten Eingangsbelege mit den Zahlungen, die ihnen zugeordnet sind. Sie sehen Kosten nach Monaten, Lieferanten und Kategorien sowie bezahlte, offene und überfällige Beträge. Damit untersuchen Sie beides: wie sich Ihre Ausgaben entwickeln und welche Eingangsrechnungen gerade Bearbeitung brauchen.
Auswertung öffnen und eingrenzen
Öffnen Sie in der Navigation Reports und wählen Sie unter FINANZEN den Eintrag Eingangsbuch. Stellen Sie das Jahr und das Vergleichsjahr ein. Für einen gezielten Blick auf Verbindlichkeiten setzen Sie Nur offene oder Nur überfällige. Jede Änderung lädt die Auswertung neu; Aktualisieren holt nach Änderungen an Belegen den aktuellen Stand.
Beginnen Sie eine Kostenanalyse ohne diese Häkchen. Ein Filter auf offene Belege verändert nicht nur die offene Summe, sondern die gesamte ausgewertete Belegmenge: Auch Lieferantenanteile, Kategorien und Bruttosumme beziehen sich dann auf diesen Ausschnitt.
Stornierte Eingangsbelege bleiben immer außen vor. Für das laufende Jahr reicht die Auswahl vom 1. Januar bis heute, für ein vergangenes Jahr über das ganze Kalenderjahr. Maßgeblich ist das Rechnungsdatum des Eingangsbelegs. Eine Umschaltung auf Diagramme gibt es in diesem Bericht nicht; Tabellen und Grafiken stehen im Dokument.
Kosten und Zahlungsstand auseinanderhalten
Die Management-Übersicht zeigt Beleganzahl, Bruttosumme, Bezahlt, Offen, Überfällig, Vorsteuer, Zahlungsquote und den Top-Lieferant. Bezahlt entsteht allein aus den Zahlungen, die dem Eingangsbeleg zugeordnet sind. Offen ist der verbleibende Bruttobetrag, mindestens null. Zahlungen über den Belegbetrag hinaus zählen getrennt als Überzahlung.
Das Kennzeichen „bezahlt“ am Beleg selbst wertet dieser Bericht nicht aus. Ein Eingangsbeleg, der als bezahlt markiert ist, aber keine erfasste Zahlung hat, erscheint hier als offen.
Die Zahlungsquote setzt den bezahlten Betrag ins Verhältnis zur Bruttosumme der ausgewählten Belege. Sie beschreibt deren Zahlungsstand, nicht die Kontobewegungen eines Monats.
Ein Beispiel: Ein Beleg über 1.000 Euro mit zugeordneten Zahlungen über 400 Euro trägt 400 Euro zu Bezahlt und 600 Euro zu Offen bei; sein Status ist Teilbezahlt. Bei Zahlungen über 1.100 Euro gelten 1.000 Euro als gedeckt und 100 Euro als Überzahlung. So wird die offene Summe nie negativ.
Warum auch Vorjahresbelege den heutigen Zahlungsstand zeigen
Belegzeitraum und Zahlungsstand haben verschiedene Aufgaben. OfficeOmni lädt die zugeordneten Zahlungen ab dem 1. Januar des früheren der beiden gewählten Jahre bis heute. Ein inzwischen bezahlter Vorjahresbeleg erscheint deshalb als bezahlt. Einen eingefrorenen offenen Bestand zum damaligen Jahresende rekonstruiert der Bericht nicht.
Auch die Fälligkeiten werden am heutigen Datum gemessen. Die Übersicht unterscheidet Überfällig, Heute fällig, Diese Woche, Nächste Woche, Später und Ohne Fälligkeit. Die laufende Woche endet am Sonntag.
In der Kostenentwicklung über Zeit gehört ein Beleg zu seinem Rechnungsmonat. Die Zahlungsauswertung nach Monaten richtet sich dagegen nach dem Zahlungsdatum. Derselbe Beleg kann deshalb in zwei verschiedenen Monaten auftauchen.
Lieferanten, Kategorien und Vergleichswerte
Die Lieferantenrangliste gruppiert nach dem Namen des Zahlungsempfängers am Beleg. Abweichende Schreibweisen desselben Lieferanten ergeben getrennte Zeilen; pflegen Sie die Namen einheitlich, wenn Sie Anteile vergleichen. Das Dokument zeigt bis zu 40 Lieferanten, die Excel-Datei bis zu 50.
Die Kategorienübersicht zeigt die Kostenverteilung. Belege ohne Kategorie stehen unter Ohne Kategorie. Die Vorsteuerübersicht gruppiert nach Steuersatz und summiert die erfassten Steuerbeträge; innergemeinschaftliche Belege stehen dort gesammelt unter Reverse-Charge / Ausland. Eine steuerliche Prüfung im Einzelfall ersetzt das nicht.
Der Vorjahresvergleich nimmt alle nicht stornierten Belege des Vergleichsjahres. Die Häkchen für offene oder überfällige Belege gelten dort nicht. Für einen fairen Kostenvergleich lassen Sie die Häkchen aus und bedenken, dass das laufende Jahr noch nicht vollständig ist.
Offene Beträge abarbeiten
- Prüfen Sie Offen und Überfällig in der Übersicht.
- Sehen Sie die Fälligkeitsgruppen durch, zuerst Überfällig und Heute fällig.
- Öffnen Sie bei einem unerwartet offenen Beleg den Vorgang im Eingangsbuch und kontrollieren Sie die Zahlungszuordnung.
- Aktualisieren Sie danach die Auswertung.
Die Liste der offenen Belege zeigt die 40 am längsten überfälligen Einträge. Die Summen können also mehr Belege umfassen als diese Liste. Die Excel-Datei enthält Kennzahlen sowie Tabellen zu Kostenentwicklung, Lieferanten, Kategorien und Vorsteuer, aber keine Liste der offenen Belege.
Häufige Fragen
Zeigt ein vergangenes Jahr die damals offenen Rechnungen?
Nein. Das Jahr bestimmt die Belegauswahl. Später zugeordnete Zahlungen verändern den heutigen Zahlungsstand dieser Belege.
Warum stimmt der bezahlte Betrag nicht mit meinem Kontoauszug überein?
Die Kennzahl bezieht sich auf die ausgewählten Eingangsbelege und ihre zugeordneten Zahlungen. Ein Kontoauszug enthält alle Bewegungen nach Buchungsdatum, auch solche ohne Eingangsbeleg.
Warum fehlen Lieferantennamen oder Kategorien?
Prüfen Sie die Angaben an den Eingangsbelegen. Fehlende Namen und Kategorien fasst der Bericht unter Ohne Lieferant und Ohne Kategorie zusammen.
Verwandte Themen
Weitere Artikel zu diesem Thema
Angebotsreport: Erfolge und offene Angebote auswerten
Was aus Ihren Angeboten wurde: angenommen, abgelehnt, verloren oder offen, dazu Umwandlungsrate und Verlustgründe.
Geschäftsentwicklung in OfficeOmni auswerten
Auftragseingang und Umsatz im Vorjahresvergleich, aufgeteilt nach Ländern oder im Managementbericht mit Ausgaben und Zahlungseingängen.
Umsatzreport: Umsatzentwicklung gezielt auswerten
Nettoumsatz nach Zeitabschnitten, Kunden, Produkten oder Plattformen auswerten, mit Vorjahresvergleich, Rangliste und Zeitmatrix.
Versandreport: Kosten, Laufzeiten und Retouren prüfen
Paketmengen, Versandkosten, Laufzeiten, Zustellquote und Retouren auswerten und fehlende Versanddaten erkennen.
Einkaufsreport: Volumen, Preise und Lieferanten auswerten
Bestellvolumen, Lieferantenanteile, Preisänderungen, günstigere Bezugsquellen und Lieferleistung aus Ihren Lieferantenbestellungen.