Dokumentenentwicklung: Belegmengen und Abläufe auswerten
Mit der Dokumentenentwicklung untersuchen Sie, wie viele Angebote, Aufträge, Rechnungen und weitere Dokumente Ihr Unternehmen erstellt. Der Bericht zeigt Veränderungen des Belegvolumens, auffällige Monate und die Verteilung der Dokumenttypen. Er ergänzt die Umsatzauswertung um die Frage, welche Vorgänge hinter den Beträgen stehen.
Dokumentenentwicklung öffnen und filtern
Öffnen Sie in der Navigation Reports und wählen Sie unter FINANZEN den Eintrag Dokumentenentwicklung. Stellen Sie Jahr und Vergleichsjahr ein; zur Wahl stehen die letzten fünf Jahre. Unter Quelle wählen Sie Alle, eBay oder Übrige. Als eBay-Dokument gilt ein Beleg mit hinterlegter eBay-Auftragszuordnung, Übrige umfasst alle anderen.
Beim Öffnen ist Stornierte ausschließen gesetzt und Entwürfe einschließen nicht. Möchten Sie vorbereitete Vorgänge mitzählen, setzen Sie das zweite Häkchen. Für das gesamte erfasste Volumen nehmen Sie das erste heraus. Jede Änderung lädt den Bericht sofort neu aus der Datenbank.
Die Filter gelten für beide verglichenen Jahre. Notieren Sie Ihre Einstellungen, wenn Sie Ergebnisse mit einer früher gespeicherten Auswertung vergleichen; schon das Einbeziehen von Entwürfen kann einen scheinbaren Anstieg erklären. Eine Umschaltung auf Diagramme gibt es hier nicht, Tabellen und Grafiken stehen im Dokument.
Welche Dokumente und Kennzahlen der Bericht zeigt
Die Management-Übersicht beginnt mit Dokumente gesamt für beide Jahre und der Veränderung absolut und in Prozent. Darunter stehen Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine und Rechnungskorrekturen sowie bezahlte, offene und überfällige Rechnungen.
- Auftragsbestätigungen zählen zu den Aufträgen.
- Als Rechnungen zählt nur die Belegart Rechnung. Storno-, Abschlags-, Schluss- und Proforma-Rechnungen stehen unter Sonstige.
- Gutschriften bilden einen eigenen Dokumenttyp; die Zeile Rechnungskorrekturen zählt nur Rechnungskorrekturen.
Die Monatsentwicklung stellt die Dokumentanzahlen beider Jahre gegenüber. Die Typenübersicht zeigt zusätzlich den Anteil jedes Dokumenttyps am aktuellen Volumen. Kunden- und Länderübersichten machen sichtbar, wo besonders viele Vorgänge entstehen; die Kundentabelle nennt die ersten 30. Das hilft etwa, einen höheren Bearbeitungsaufwand bei fast gleichem Umsatz einzuordnen.
Umsatzbeträge in dieser Auswertung sind aufsummierte Bruttobeträge der Rechnungen. Sie sind keine um Gutschriften bereinigte Nettokennzahl und lassen sich nur mit Auswertungen derselben Grundlage vergleichen.
Datum und Status bestimmen die Aussage
Jahr und Monat richten sich nach dem Dokumentdatum. Für das laufende Jahr lädt OfficeOmni Dokumente bis zum Zeitpunkt der Auswertung, für vergangene Jahre bis zum Jahresende. Das Vergleichsjahr wird nicht auf denselben Tag gekürzt: Ein laufendes Jahr steht also einem vollständigen Vorjahr gegenüber.
Der Status wird aus den gespeicherten Angaben des Dokuments abgeleitet, für alle Dokumenttypen nach denselben Regeln. Ein als bezahlt markiertes Dokument gilt als bezahlt, auch wenn ein älterer Status „überfällig“ lautete; ein vollständig gutgeschriebenes als korrigiert. Ein Angebot ohne Status zählt als offen.
„Überfällig“ beruht in diesem Bericht auf dem gespeicherten Status und wird nicht aus Fälligkeit und Zahlungen neu berechnet. Der Forderungsreport kann deshalb mehr überfällige Rechnungen zeigen. Für offene Forderungen ist er die maßgebliche Auswertung.
Die Prozesskette als Mengenverhältnis lesen
Der Abschnitt Prozesskette (Angebot → Auftrag → Rechnung → Zahlung) stellt die Anzahlen von Angeboten, Aufträgen, Rechnungen und bezahlten Rechnungen gegenüber. Die Quoten entstehen aus diesen Jahreszahlen; der Bericht weist sie ausdrücklich als Näherung aus. Einzelne Angebote werden dabei nicht bis zur bezahlten Rechnung verfolgt.
Ein Beispiel: Aus 40 Angeboten und 50 Aufträgen eines Jahres ergibt sich eine Quote über 100 Prozent. Das heißt nicht, dass jedes Angebot mehrfach angenommen wurde. Aufträge können ohne Angebot entstanden sein oder zu Angeboten des Vorjahres gehören. Für echte Angebotsausgänge ist der Angebotsreport zuständig.
Ein monatlicher Prüfablauf
- Beginnen Sie mit Dokumente gesamt und den Monatszeilen.
- Suchen Sie den Dokumenttyp, der die Veränderung trägt.
- Trennen Sie bei Bedarf über Quelle die eBay-Vorgänge von den übrigen.
- Prüfen Sie bei mehr Korrekturen oder auffälligen Statusanteilen die betroffenen Vorgänge, bevor Sie Abläufe ändern.
Die Excel-Datei enthält die Kennzahlen sowie die Tabellen zu Monaten und Dokumenttypen. Die übrigen Abschnitte des Dokuments stehen nur in der Vorschau, im PDF und im Ausdruck.
Häufige Fragen
Ist die Prozesskette eine Abschlussquote meiner Angebote?
Nein. Sie vergleicht Dokumentanzahlen eines Jahres. Eine Zuordnung jedes Auftrags zu seinem Angebot liegt ihr nicht zugrunde.
Warum weicht die Rechnungssumme vom Umsatzreport ab?
Die Dokumentenentwicklung summiert Rechnungen brutto und zählt Abschlags- und Schlussrechnungen nicht als Rechnungen. Der Umsatzreport rechnet netto und berücksichtigt Korrekturen.
Was prüfe ich bei einer leeren Auswertung?
Kontrollieren Sie Jahr und Quelle sowie die Häkchen für Stornos und Entwürfe. Laden Sie den Bericht neu und prüfen Sie, ob es im gewählten Jahr Dokumente gibt.
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