Einkaufsreport: Volumen, Preise und Lieferanten auswerten

Der Einkaufsreport führt Bestellvolumen, Lieferanten, Einkaufspreise und Lieferleistung zusammen. Sie sehen, bei welchen Lieferanten sich Ihr Einkauf bündelt, welche Artikel teurer geworden sind und wo Liefer- oder Stammdaten fehlen. Das ist eine gute Vorbereitung für Lieferantengespräche: Preisentwicklung, Mengen und Liefererfahrung stehen nebeneinander. Grundlage sind Ihre in OfficeOmni gespeicherten Lieferantenbestellungen.

Einkaufsreport bedienen

Öffnen Sie in der Navigation Reports und wählen Sie unter STAMMDATEN den Eintrag Einkaufsreport. Beim Öffnen steht der Zeitraum auf Aktuelles Jahr; die Auswahl bietet außerdem Wochen, Monate, Quartale und das letzte Jahr. Eigene Grenzen setzen Sie in Von und Bis, beide Tage zählen mit. Die Zeitabschnitte der Entwicklung richten sich nach der Länge des Zeitraums.

Aktualisieren lädt neue Bestellungen und Änderungen, ein neuer Zeitraum rechnet die geladene Grundlage neu. Mit Dokument und Diagramme wechseln Sie die Darstellung, Excel speichert die Auswertung. Gibt es im Zeitraum nichts auszuwerten, steht dort Im Zeitraum gibt es keine zählenden Lieferantenbestellungen.

Was das Einkaufsvolumen umfasst

Gezählt werden Lieferantenbestellungen mit dem Geschäftsvorfall „Einkauf“ im Status Bestellt, Gesendet, Teilweise geliefert, Geliefert, Zugestellt oder Abgeschlossen, in Euro oder ohne Währungsangabe. Entwürfe, Anfragen, stornierte Bestellungen sowie Rücknahme-, Garantie-, Reklamations-, Ersatz- und Umtauschvorgänge zählen nicht; der Hinweis Nicht gezählt nennt ihre Zahl. Maßgeblich ist das Bestelldatum, fehlt es, das Anlagedatum. Bestellungen in anderer Währung rechnet der Bericht nicht um.

Einkaufswert = Nettosumme der Bestellung − stornierte Restmengen × Netto-Einkaufspreis

Der Abzug wird je Position auf Cent gerundet. Versand- und Rabattzeilen gehören zum Wert. Gutschriften aus Rücksendungen werden nicht abgezogen, sondern eigens ausgewiesen, und Eingangsrechnungen fließen nicht ein. Das Volumen beschreibt also Ihre Bestellungen, nicht Ihre Zahlungen.

Die Übersicht zeigt unter anderem Einkaufsvolumen netto mit Vorjahr und Veränderung, Bestellungen mit dem Ø Bestellwert, Lieferanten mit Einkauf und den Anteil der drei volumenstärksten Lieferanten. Ein hoher Anteil zeigt, wie stark sich Ihr Einkauf auf wenige Bezugsquellen verteilt.

Preisveränderungen nachvollziehen

Die Preisanalyse nimmt Warenzeilen mit Artikelbezug, ohne Versand, Rückerstattungen und stornierte Mengen. Zeilen ohne Artikel zählen zum Volumen, fehlen aber im Preisvergleich; ein Hinweis nennt ihre Zahl. Der Durchschnittspreis eines Artikels ist nach Menge gewichtet.

Verglichen werden nur Artikel, die in beiden Zeiträumen gekauft wurden: die diesjährigen Mengen zu diesjährigen Preisen gegenüber denselben Mengen zu Vorjahrespreisen. So wird eine andere Artikelmischung nicht als Preissteigerung gezählt. Die Kachel Preisveränderung gegenüber Vorjahr nennt die Zahl der vergleichbaren Artikel. Die Abschnitte zeigen die Veränderung je Lieferant, Artikel, Hersteller und Produktgruppe; Hersteller und Produktgruppe folgen dem heutigen Artikelstamm.

Günstigere Bezugsquellen

Dieser Abschnitt hat ein eigenes Zeitfenster: die 365 Tage bis zum Ende des Zeitraums. Für jeden Artikel, der darin bei mindestens zwei Lieferanten gekauft wurde, steht der günstigste durchschnittlich bezahlte Preis dem Hauptlieferanten mit der größten Menge gegenüber, ab einem Prozent Ersparnis. Das Einsparpotenzial ist die Preisdifferenz mal der Menge beim Hauptlieferanten.

Das ist eine rechnerische Größe aus gespeicherten Einkaufspreisen. Zustand, Packungsgröße, Versand und Mindestmengen sind nicht berücksichtigt. Prüfen Sie aktuelle Konditionen, Verfügbarkeit und Lieferleistung, bevor Sie daraus eine Bestellung ableiten.

Lieferleistung und Datenqualität

Die Lieferzeit reicht vom Bestelldatum bis zum ersten Eingang in der Warenannahme, ohne Annahme bis zum Lieferdatum der Bestellung. Am Bestelltag als geliefert erfasste Bestellungen und Barkäufe haben keine messbare Lieferzeit. Die Kachel nennt die Basis, also die Zahl der gemessenen Lieferungen.

Pünktlich ist eine Lieferung, die spätestens am Wunschtermin eingeht. Bewertet werden nur Bestellungen mit Wunschtermin und messbarem Eingang:

Termintreue = pünktliche Lieferungen ÷ bewertbare Lieferungen × 100

Lesen Sie immer die Basis mit. Eine fehlende Quote bedeutet keine perfekte Lieferleistung. Als beanstandet zählt eine Bestellung, die verspätet kam, deren Rest storniert wurde, die zurückgesendet wurde oder zu der ein Reklamationsfall besteht. Reklamationen zählen, wenn sie gegen einen Lieferanten gerichtet und weder Entwurf noch storniert sind, und zwar nach ihrem Meldedatum. Ihre Zahl muss deshalb nicht zu den beanstandeten Bestellungen des Zeitraums passen. Außerdem prüft der Bericht aktive Lieferanten auf fehlende Stammdaten und auf 180 Tage ohne Bestellung bis zum Ende des Zeitraums.

Prüfablauf

1. Aktualisieren Sie den gewünschten Zeitraum.
2. Prüfen Sie Volumen und Lieferantenanteile, dann Preisveränderungen und günstigere Bezugsquellen.
3. Vergleichen Sie Auffälligkeiten mit Lieferzeit und Termintreue.
4. Lesen Sie zuletzt die Hinweise zu nicht gezählten Vorgängen, fehlenden Artikelbezügen und Wunschterminen, ergänzen Sie die Angaben im Vorgang und aktualisieren Sie erneut.

Häufige Fragen

Warum fehlt eine Bestellung in Fremdwährung?

Der Einkaufsreport rechnet andere Währungen nicht in Euro um. Solche Bestellungen zählen nicht und stehen im Hinweis Nicht gezählt.

Warum gibt es trotz Einkaufsvolumen keinen Preisvergleich?

Dafür braucht es Warenzeilen mit demselben Artikel in beiden Zeiträumen. Prüfen Sie Artikelzuordnung, verbleibende Menge und Netto-Einkaufspreis.

Ist das Einsparpotenzial eine erzielte Ersparnis?

Nein. Es zeigt den rechnerischen Unterschied zur günstigeren Bezugsquelle. Eine Ersparnis entsteht erst durch entsprechende Einkäufe zu passenden Konditionen.

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