Kennzahlen verschiedener Reports richtig vergleichen
Zeigen zwei Reports unterschiedliche Summen, prüfen Sie zuerst, was jeweils gezählt wird. Ein Rechnungsumsatz, eine eBay-Auftragssumme, ein offener Betrag und ein Einkaufsvolumen beantworten verschiedene Fragen. Auch bei gleichem Zeitraum müssen diese Werte nicht übereinstimmen.
Für einen nachvollziehbaren Abgleich brauchen Sie dieselbe Datenquelle, denselben Zeitraum, dieselbe Betragsart und dieselben Ein- und Ausschlüsse. Die folgende Übersicht hilft bei der Einordnung.
Welche Zahl welche Frage beantwortet
| Bericht oder Kennzahl | Was gezählt wird |
|---|---|
| Umsatzreport | Umsatzwirksame Belege, netto ohne Versandkosten, Korrekturen immer abgezogen. Nicht zu verwechseln mit Zahlungseingängen oder eBay-Bruttoaufträgen. |
| Geschäftsentwicklung | Nettobeträge der Belegart Rechnung, Korrekturen nur mit Häkchen. Nicht zu verwechseln mit dem Umsatz netto im Umsatzreport. |
| E-Commerce-Auftragssumme | Gespeicherte eBay-Aufträge, brutto mit Versand. Nicht zu verwechseln mit fakturiertem Nettoumsatz. |
| Forderungsreport | Offene Bruttobeträge zu einem Stichtag. Nicht zu verwechseln mit allen ausgestellten Rechnungsbeträgen. |
| Einkaufsreport | Ausgewertete Bestellungen bei Lieferanten, netto. Nicht zu verwechseln mit bezahlten Eingangsrechnungen. |
| Eingangsbuch | Erfasste Eingangsbelege und ihre zugeordneten Zahlungen. Nicht zu verwechseln mit Bestellvolumen oder Kontobewegungen. |
| Dokumentenentwicklung | Belegmengen, Belegarten, Rechnungssummen brutto. Nicht zu verwechseln mit der Umwandlung einzelner Angebote. |
| Lageranalyse | Heutiger Bestand, ergänzt um Bewegungen und Absatz des Zeitraums. Nicht zu verwechseln mit dem Bestand am Ende des Zeitraums. |
| Rohertrag und Marge | Umsatz abzüglich der berücksichtigten Einstandskosten. Nicht zu verwechseln mit dem Gewinn nach allen Kosten. |
Abweichungen in fünf Schritten prüfen
- Berichte und Datenstand festhalten. Notieren Sie beide Berichte, ihre Erstellungszeitpunkte und gegebenenfalls den letzten Importstand. Im E-Commerce-Report können später gemeldete Erstattungen oder Stornos noch fehlen.
- Datumslogik vergleichen. Derselbe Monat kann nach Belegdatum, Auftragsdatum, Zahlungsdatum oder Stichtag ausgewertet sein. Prüfen Sie auch, ob ein Vergleich dieselbe Zeitspanne nimmt oder ein laufendes Jahr einem ganzen Vorjahr gegenüberstellt, wie im Bericht Je Land der Geschäftsentwicklung.
- Betragsart und Währung prüfen. Lesen Sie die Beschriftung jeder Summe: netto, brutto, mit Versand, nach Erstattungen oder nur bewertete Positionen. Rechnen Sie verschiedene Steuersätze nicht pauschal mit einem Faktor um, und achten Sie auf Hinweise zu ausgeschlossenen Fremdwährungen.
- Belegarten und Ausschlüsse abgleichen. Entwürfe, Stornos, Rechnungskorrekturen, Gutschriften, Abschlags- und Schlussrechnungen, freie Positionen und Versandzeilen behandelt nicht jeder Bericht gleich. Maßgeblich ist die Anleitung des jeweiligen Berichts.
- Differenz auf Einzelfälle zurückführen. Prüfen Sie die betroffenen Vorgänge im zuständigen Modul und halten Sie fest, welcher Teil der Differenz aus einer anderen Definition stammt und wo eine Zuordnung oder Datenpflege fehlt.
Beispiel: Umsatzreport und Geschäftsentwicklung
Beide Berichte zeigen für dasselbe Jahr einen Umsatz, aber nach verschiedenen Regeln. Die Geschäftsentwicklung zählt nur die Belegart Rechnung und zieht Korrekturen nur ab, wenn Sie Rechnungskorrekturen berücksichtigen setzen; beim Öffnen ist das Häkchen aus. Der Umsatzreport zieht Rechnungskorrekturen und Gutschriften immer ab und zählt Abschlags- und Schlussrechnungen mit. Setzen Sie das Häkchen, bevor Sie beide Werte vergleichen. Was dann noch abweicht, geht auf Abschlags- und Schlussrechnungen und die übrigen Regeln der beiden Berichte zurück.
Beispiel: eBay-Auftrag und Rechnung
Ein Beispielauftrag enthält 119 Euro Warenwert brutto und 5,95 Euro Versand brutto. Bei einheitlich 19 Prozent Umsatzsteuer sind das zusammen 124,95 Euro brutto oder 105 Euro netto. Der E-Commerce-Report zeigt als Auftragssumme 124,95 Euro. Der Umsatzreport rechnet netto und ohne Versandkosten und kommt auf 100 Euro. Solange die Rechnung offen ist, führt der Forderungsreport wieder 124,95 Euro, denn offene Beträge sind brutto.
Beim echten Abgleich kommt hinzu, ob der Auftrag in OfficeOmni bereits fakturiert ist, in welchen Zeitraum die Rechnung fällt und ob es Erstattungen gibt. Das Beispiel zeigt nur den Unterschied zwischen netto und brutto; eine allgemeine Umrechnungsregel für eBay-Aufträge ist es nicht. Einzelheiten erklärt der E-Commerce-Report.
Beispiel: Rohertrag mit heutigen Einkaufspreisen
Die Produktanalyse rechnet mit dem Einkaufspreis, der heute am Artikel steht. Ändern Sie ihn, ändert sich auch die angezeigte Marge eines vergangenen Zeitraums. Im E-Commerce-Report gelten zusätzliche Bedingungen, etwa die Zuordnung über die eBay-Angebotsnummer und das Auslassen von Platzhalterpreisen. Vergleichen Sie deshalb zuerst die bewerteten Positionen. Eine nicht berechenbare Marge ist keine Marge von null.
Häufige Fragen
Welcher Bericht zeigt den richtigen Umsatz?
Der, dessen Frage zu Ihrer passt. Für umsatzwirksame Nettobelege ist der Umsatzreport vorgesehen. Andere Berichte zählen andere Belege, Positionen oder Betragsarten und zeigen dadurch ebenfalls richtige, aber anders definierte Zahlen.
Warum ändert sich ein alter Report nach einer Aktualisierung?
Nachträgliche Korrekturen, geänderte Stammdaten, neue Zuordnungen oder weitere Importe verändern die Grundlage. Manche Auswertungen verwenden ausdrücklich den heutigen Stand, etwa den Lagerbestand oder den Zahlungsstand im Eingangsbuch.
Muss ich jede Differenz korrigieren?
Nein. Korrigieren Sie nur fehlerhafte Ursprungsdaten oder Zuordnungen. Unterschiede, die aus der Definition einer Kennzahl folgen, gehören in die Erläuterung Ihres Abgleichs.
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