Geschäftsentwicklung in OfficeOmni auswerten

Die Geschäftsentwicklung zeigt, wie sich Auftragseingang und Umsatz verändern. Sie können eine Jahresübersicht aufrufen, die Ergebnisse nach Ländern aufteilen oder einen Managementbericht mit Zahlungseingängen und Ausgaben erstellen. Welche Ansicht passt, hängt davon ab, ob Sie die Entwicklung im Verkauf, regionale Unterschiede oder mehrere Kennzahlen gemeinsam prüfen möchten.

Bericht öffnen und Ansicht wählen

Klicken Sie in der Navigation auf Reports. Das Fenster Reports & Analysen öffnet sich und zeigt als Erstes die Geschäftsentwicklung mit der Übersicht des laufenden Jahres. Im Feld Bericht wählen Sie zwischen Übersicht, Je Land und Management (A3 quer). Jede Änderung eines Filters rechnet den Bericht neu; Aktualisieren lädt die Daten erneut.

Die Übersicht: Auftragseingang und Umsatz

Die Übersicht stellt Auftragseingang und Umsatz für Heute, Laufender Monat und Laufendes Jahr dem unmittelbar vorhergehenden Jahr gegenüber. Darunter folgt die Monatsübersicht mit allen zwölf Monaten. Bei einem vergangenen Jahr gilt der 31. Dezember als Bezugstag: Heute meint dann diesen Tag des gewählten Jahres.

Im laufenden Jahr reicht die Jahreszeile bis heute. Die Monatsübersicht zeigt dagegen ganze Monate, ein noch laufender Monat steht also einem vollständigen Vorjahresmonat gegenüber. Beachten Sie das, bevor Sie einen Rückgang im aktuellen Monat als Entwicklung deuten.

Was gezählt wird

• Der Auftragseingang summiert die Nettobeträge der Belegart Auftrag nach Belegdatum.
• Der Umsatz summiert die Nettobeträge der Belegart Rechnung. Abschlags-, Schluss-, Proforma- und Stornorechnungen gehören nicht dazu.
• Entwürfe zählen nie. Stornierte ausschließen ist beim Öffnen gesetzt; nehmen Sie das Häkchen heraus, zählen stornierte Rechnungen mit ihrem vollen Betrag.
• Nur bezahlte Rechnungen beschränkt den Umsatz auf Rechnungen, die als bezahlt markiert sind. Zugeordnet wird weiter nach Rechnungsdatum; eine Zahlungsstromrechnung entsteht dadurch nicht.
• Mit Rechnungskorrekturen berücksichtigen mindern Gutschriften und Rechnungskorrekturen den Umsatz mit ihrem Nettobetrag, und zwar im Monat ihres eigenen Datums. Eine spätere Korrektur kann deshalb einen anderen Monat treffen als die ursprüngliche Rechnung.

Gibt es im Vorjahr keinen Wert und aktuell einen positiven Betrag, steht statt einer Prozentzahl Neu.

Je Land: regionale Unterschiede

Mit dem Bericht Je Land untersuchen Sie Ihre Absatzmärkte. Hier stellen Sie Vergleichsjahr und Land ein. Das Häkchen Brutto rechnet mit Bruttobeträgen, ohne Häkchen gilt Netto. Top-Kunden je Land blendet die umsatzstärksten Kunden jedes Landes ein; wie viele, legen Sie im Feld Top-Kunden fest.

OfficeOmni ordnet ein Dokument zuerst nach dem Rechnungsland zu, fehlt es, nach dem Land im Kundenstamm, dann nach dem Lieferland. Ohne verwertbare Angabe erscheint Unbekannt; ein großer Anteil dort ist ein Anlass, die Adressdaten zu prüfen.

Der Länderbericht vergleicht ganze Kalenderjahre. Im laufenden Jahr steht also der Stand bis heute dem vollständigen Vergleichsjahr gegenüber. Die Umschaltung auf Brutto wirkt nur hier und ändert die Netto-Übersicht nicht.

Der Managementbericht

Für den Managementbericht wählen Sie Zeitraum von und Zeitraum bis; voreingestellt sind der 1. Januar und heute. Das Feld Jahr wirkt hier nicht. Verglichen wird mit demselben Zeitraum ein Jahr früher. Der Bericht stellt sich auf A3 quer ein und verbindet unter anderem Nettoumsatz, Zahlungseingänge und Ausgaben zu einem vorläufigen Ergebnis.

Das vorläufige Ergebnis ist der Nettoumsatz abzüglich Gutschriften und Rechnungskorrekturen sowie der Nettobeträge aus dem Rechnungseingangsbuch; Eingangsbelege zählen nach ihrem Rechnungsdatum. Die Kennzahl der Zahlungseingänge summiert die Nettobeträge der Rechnungen, deren gespeichertes Zahlungsdatum im Zeitraum liegt. Einzelne Bank- oder Teilzahlungen bildet sie nicht ab.

Behalten Sie die Bezeichnung „vorläufig“ bei, auch in internen Besprechungen. Die Aussage hängt unmittelbar davon ab, wie vollständig Ihre Eingangsbelege erfasst sind.

Ablauf und typische Abweichungen

1. Prüfen Sie Jahr und Bericht, dann die Häkchen für Stornos, bezahlte Rechnungen und Korrekturen.
2. Vergleichen Sie auffällige Monate in der Monatsübersicht.
3. Untersuchen Sie bei Bedarf deren Länderstruktur mit Je Land.
4. Sichern Sie den Bericht über PDF in der Dokumentleiste oder über Excel.

Die Excel-Datei enthält bei der Übersicht die Kennzahlen und die Monatstabelle, bei Je Land die Ländertabelle. Weichen Summen von anderen Berichten ab, kontrollieren Sie zuerst Netto gegenüber Brutto, Belegdatum gegenüber Zahlungsdatum und die Behandlung von Korrekturen. Der Umsatzreport zieht Korrekturen zum Beispiel immer ab und zählt Abschlags- und Schlussrechnungen mit.

Häufige Fragen

Kann ich in der Übersicht ein beliebiges Vergleichsjahr wählen?

Nein. Die Übersicht vergleicht immer mit dem direkten Vorjahr. Ein frei wählbares Vergleichsjahr bietet der Bericht Je Land; der Managementbericht verschiebt seinen Zeitraum um ein Jahr zurück.

Ist der Umsatz dasselbe wie die Zahlungseingänge?

Nein. Der Umsatz richtet sich nach dem Rechnungsdatum. Die Zahlungseingänge im Managementbericht richten sich nach dem gespeicherten Zahlungsdatum der Rechnung.

Warum sinkt der Umsatz eines Monats durch eine spätere Korrektur?

Mit Rechnungskorrekturen berücksichtigen gehört die Minderung in den Monat des Korrekturbelegs. Im vorläufigen Ergebnis des Managementberichts werden Korrekturen immer abgezogen.

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