Inventur & Zählgeräte
Inventur im Team: Zuständigkeiten, Protokoll und Inventurbericht
Stellen Sie je Inventurkampagne ein Team zusammen, weisen Sie ganze Regale zu und verfolgen Sie den Fortschritt je Bereich — nie je Person. Fertige Regale tragen das Abzeichen „Vollständig geprüft“, Statuswechsel stehen im Protokoll. Der Inventurbericht geht als PDF oder Excel heraus, und eine abgeschlossene Inventur öffnen Sie nur mit Begründung wieder.
So läuft es
In 6 Schritten vom Anfang bis zum Ergebnis
Team zusammenstellen
Über „Zuständigkeiten bearbeiten …“ in der Kopfleiste der Kampagne fügen Sie Benutzer mit Konto oder einen Namen ohne Konto (bis 40 Zeichen) hinzu. Den Verantwortlichen wählen Sie aus den aktiven Benutzerkonten. Entfernen geht erst, wenn der Person keine Regale mehr zugewiesen sind.
Regale zuweisen
Sie kreuzen Regale an („Alle“, „Keine“), wählen unter „zuweisen an“ eine Person oder „niemand“ und klicken auf „Übernehmen“. Zugewiesen wird immer ein ganzes Regal. Die Spalte „Zuständig“ der Regaltabelle zeigt den Namen, „—“ oder „gemischt“.
Fortschritt je Bereich verfolgen
Unter „Zuständigkeiten“ steht je Person eine Karte mit Regalen, Zahl der Lagerplätze, Zähl- und Prüfbalken und der letzten Zählung im Bereich. Die Zahlen gehören zu den Regalen, egal wer dort gezählt hat. Plätze ohne Zuweisung sammelt die Karte „Nicht zugewiesen“.
Regale als vollständig geprüft erkennen
Sind alle Plätze eines Regals abgeschlossen, trägt die Regalzeile ein grünes Abzeichen mit Schloss. Der Tooltip nennt gezählte und geprüfte Positionen, offene Nachzählungen und „Bestände gebucht am“; geklärte Abweichungen erscheinen nur mit dem Recht „Soll-Mengen trotz Blindzählung sehen“ (im Bericht kurz „Sollmengen sehen“). Gilt das für alle Regale, erscheint ein grünes Band über den Kennzahlen.
Bericht erstellen und Protokoll lesen
„Bericht …“ öffnet die Vorschau (A4 hoch, umstellbar auf A3 und Querformat) mit Zoom, Drucken und PDF; „Excel …“ speichert eine Arbeitsmappe mit allen Positionen. Am Ende der Kampagnenseite steht die Historie — das Inventurprotokoll —, neueste zuerst, mit Aktion, Zeitpunkt, Benutzer und Details.
Bei Bedarf wieder öffnen
Wer abschließen oder stornieren darf, setzt eine abgeschlossene Kampagne über „Wieder öffnen …“ auf „Laufend“ zurück. Die Begründung ist Pflicht (10 bis 1000 Zeichen) und wird mit Name und Zeitpunkt protokolliert. Gebuchte Bestände bleiben; einzelne Plätze zählen Sie mit „Erneut zählen“ als neue Sitzung.
Die Ansicht
Die Kampagnenseite: Zuständigkeiten, Abzeichen und Historie
Unter Kopfleiste und Kennzahlen die Regaltabelle mit Phase, Plätzen, Zählung, Prüfung, Nachzählungen und der Spalte „Zuständig“ (Abweichungen nur mit dem Recht auf Sollmengen); fertige Regale tragen das grüne Abzeichen. Darunter je Person eine Karte mit zwei Balken für den Bereich, dann „Nicht zugewiesen“. Am Ende die Historie mit Wiederöffnung und Begründung.
Lea Wagner Konto
Regal R12, Regal R14
10 Lagerplätze
Letzte Zählung im Bereich: 17.09.2026 16:40
Daniel Kurz ohne Konto
Regal R13
8 Lagerplätze
Letzte Zählung im Bereich: 17.09.2026 17:55
Nicht zugewiesen
Regal R14
2 Lagerplätze
Letzte Zählung im Bereich: 17.09.2026 16:05
Im Einzelnen
Was dahintersteckt
Bereiche statt Leistungskontrolle
Die Karten sind nach Namen sortiert, nie nach Fortschritt. Jede Zahl beschreibt die Regale des Bereichs: keine Zählgeschwindigkeit, keine Zeiten je Person, keine Zählungen je Person, keine Rangliste — nur die letzte Zählung im Bereich. Der Bericht nennt nie „gezählt von“.
Abzeichen „Vollständig geprüft“
Ein Regal gilt als vollständig geprüft, wenn jeder seiner Plätze eine abgeschlossene aktuelle Zählsitzung hat. Abschließen geht erst, wenn alle Plätze geprüft sind; danach zeigt der Kopf „Abgeschlossen am … von …“ mit Schloss.
Protokoll, das nur Einfügen kennt
Genau sieben Aktionen: Angelegt, Freigegeben, Abgeschlossen, Wieder geöffnet, Storniert, Verantwortlich geändert und Erneut zum Zählen freigegeben — mit Zeitpunkt, Benutzer und Details (Lagerplätze, „vorher → nachher“, Begründung). Ändern und Löschen weist die Datenbank per Trigger ab.
Wieder öffnen mit Pflichtbegründung
„Wieder öffnen …“ sehen nur Anwender mit dem Recht „Abschließen“ oder „Stornieren“, nur bei einer abgeschlossenen Kampagne und nur mit eingerichtetem Protokoll. Danach ist die Kampagne wieder „Laufend“, Umfang und Zuständigkeiten sind änderbar.
Inventurbericht als PDF und Excel
Das PDF (A4) enthält Kopf, Kennzahlen, Bereiche je Regal, Abweichungen, Sitzungen, Protokoll und eine Unterschriftszeile („Verantwortlich“, „Ort, Datum“, „Unterschrift“). Die Excel-Datei hat die Blätter Übersicht, Bereiche, Sitzungen, Positionen und Protokoll; die Tabellenblätter tragen eine fixierte Kopfzeile und Autofilter.
Rechte je Schritt: Team, Abschluss, Bericht
Bereiche und Fortschritt sehen alle, die die Kampagnenseite öffnen können. Team, Regale und Verantwortlichen ändern Sie mit dem Recht „Inventur starten“ oder „Zur Prüfung freigeben“ bei offener Kampagne. Abschließen und Wieder öffnen brauchen „Abschließen (bucht Bestände)“ oder „Stornieren“, der Bericht das Recht „Bericht einsehen“.
Gut zu wissen
Grenzen und Voraussetzungen, bevor Sie planen
- Änderungen am Team und an der Regalzuweisung stehen nicht im Protokoll — nur der Wechsel des Verantwortlichen. Auch einzelne Zählungen erscheinen dort nicht; es kennt genau die sieben Aktionen.
- Die Zuweisung gilt je ganzes Regal. Neue Plätze erben keine Zuweisung, zugewiesene Personen werden nicht benachrichtigt, und der Name einer Konto-Person folgt späteren Namensänderungen im Benutzerkonto nicht.
- Wiederöffnen öffnet keine bestehende Zählsitzung und bucht nichts zurück. „Erneut zählen“ legt eine neue Sitzung an, deren Sollmenge der aktuelle Buchbestand ist — einschließlich der früheren Inventurbuchung und späterer Verkäufe.
- Das PDF zeigt höchstens 300 Abweichungen und 400 Sitzungen und weist auf die Kappung hin; die Positionen stehen nur in der Excel-Datei. Kein CSV-Export, keine Archivablage: Der Bericht entsteht live im Hauptprogramm, nicht im Web und nicht am Zählgerät.
- Zuständigkeiten, Protokoll und Wiederöffnen setzen einen aktuellen Datenbankstand voraus (Migrationen 245 und 246). Fehlt er, zeigt die Kampagnenseite ein Hinweisband; die Kampagne läuft ohne diesen Teil weiter.
Häufige Fragen
Fragen aus der Praxis
Kann ich sehen, wer wie viel gezählt hat?
Nein, und das ist Absicht: Die Zuständigkeit ordnet Arbeit, sie misst keine Menschen. Sie sehen je Person den Bereich mit Regalen, Zähl- und Prüfstand — nicht Zählungen, Zeiten oder Tempo einer Person.
Braucht jedes Teammitglied ein Benutzerkonto?
Nein. Aushilfen oder externe Zähler fügen Sie als Namen ohne Konto hinzu; die Karte trägt dann das Kennzeichen „ohne Konto“. Nur der Verantwortliche der Kampagne muss ein aktives Benutzerkonto haben.
Was steht im Inventurprotokoll und was nicht?
Das Inventurprotokoll hält die sieben Aktionen mit Zeitpunkt, Benutzer und Details fest — vom Anlegen bis zur Wiederöffnung mit Begründung. Team- und Regaländerungen sowie einzelne Zählungen stehen nicht darin; von den Zuständigkeiten wird nur der Wechsel des Verantwortlichen festgehalten. Einträge lassen sich weder ändern noch löschen.
Kann ich eine abgeschlossene Inventur wieder öffnen?
Ja. Wer abschließen darf (Recht „Abschließen“ oder „Stornieren“), öffnet die Kampagne mit einer Begründung von 10 bis 1000 Zeichen wieder; sie steht mit Name und Zeitpunkt im Protokoll. Die Kampagne geht zurück auf „Laufend“, gebuchte Bestände bleiben unverändert. Stornierte Kampagnen bleiben endgültig.
Wie weise ich in der Inventur Regale einer Person zu?
Über „Zuständigkeiten bearbeiten …“ auf der Kampagnenseite: Regale ankreuzen, unter „zuweisen an“ eine Person aus dem Team wählen und auf „Übernehmen“ klicken. Zugewiesen wird immer ein ganzes Regal; die Spalte „Zuständig“ der Regaltabelle zeigt danach den Namen. Die Zahlen der Karte gelten für die Regale, egal wer dort zählt.
Was enthält der Inventurbericht als PDF und Excel?
Der Inventurbericht als PDF enthält Kopf mit Firma, Typ, Stichtag und Verantwortlichem, Kennzahlen, Bereiche, Abweichungen, Sitzungen, Protokoll und Unterschriftszeile; die Excel-Datei zusätzlich alle Positionen aller Sitzungen. Soll und Differenz stehen nur mit dem Recht „Sollmengen sehen“ darin.
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Das gehört dazu
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