Inventur & Zählgeräte
Jahresinventur als Inventurkampagne: ganzes Lager, Fortschritt je Regal
Legen Sie die Jahresinventur als Kampagne über das ganze Lager, gewählte Regale oder einzelne Plätze an. Geben Sie die Regale nacheinander zur Zählung frei und verfolgen Sie Zähl- und Prüffortschritt je Regal. Gesperrt wird ein Lagerplatz erst mit der Freigabe seines Regals; alles andere bleibt buchbar. Die Jahresübersicht zeigt jede Inventur mit Kennung, Umfang, Stichtag und Stand.
So läuft es
In 5 Schritten vom Anfang bis zum Ergebnis
Jahresinventur anlegen
Über „+ Neue Inventur“ geben Sie Bezeichnung, Typ (Jahres-, Stichtags-, Zwischen- oder permanente Inventur), Stichtag, verantwortliche Person und Bemerkung an. Bei einer Jahresinventur schlägt OfficeOmni den 31.12. und „Jahresinventur 2026“ vor; die Blindzählung ist voreingestellt. „Inventur vorbereiten“ speichert die Kampagne im Status Vorbereitung.
Umfang festlegen
Sie wählen „Ganzes Lager“, „Regale wählen“ oder „Einzelne Plätze wählen“ mit Platzsuche. Jede Regalzeile führt Plätze und Positionen auf („Regal R12 · 8 Plätze · 214 Positionen“); darunter stehen die Summe und der Hinweis „Die Plätze werden erst beim Freigeben gesperrt“. Über „Umfang bearbeiten …“ ändern Sie den Umfang bis zum Abschluss.
Regale freigeben
„Regale freigeben …“ listet die Regale mit „n von m Plätzen offen“; Sie wählen, was jetzt gezählt wird. Die Vorschau zählt Anlegen, Übersprungen und Konflikte und listet nur die Konflikte einzeln. Mit „Freigeben“ entsteht für jeden Platz eine Zählsitzung mit Sollmengen und Inventurnummer; ab jetzt ist er für Buchungen gesperrt, und die Kampagne steht in der Übersicht unter „Zählung“.
Zählen und Fortschritt verfolgen
Gezählt wird je Platz in seiner Sitzung — am Bildschirm oder am Zählgerät. Die Kampagnenseite zeigt die Kennzahlen, den Zähl- und den Prüfbalken sowie die Regaltabelle mit Phase, Plätzen und Prozent je Regal. Ein aufgeklapptes Regal listet seine Plätze mit Sitzungsnummer, Status und Zählstand.
Prüfen und abschließen
Jeder Platz wird in seiner Sitzung zur Prüfung freigegeben, geprüft und mit dem Abschluss gebucht — als geprüft gilt er der Kampagne erst mit abgeschlossener Sitzung. Ist jeder Platz eines Regals abgeschlossen, trägt es das Abzeichen „✓ Vollständig geprüft“. „Abschließen“ ist erst frei, wenn jeder Platz geprüft ist; bis dahin nennt ein Hinweis die offenen Plätze. Danach sind Umfang und Freigaben nicht mehr änderbar.
Die Ansicht
Die Kampagnenseite: Kopf, Kennzahlen, Balken und Regaltabelle
Oben die Kampagne mit Phase, Typ, Stichtag, verantwortlicher Person und Blindzählung, rechts die Aktionen mit dem Primärknopf „Regale freigeben …“; „Abschließen“ bleibt gesperrt, bis jeder Platz geprüft ist. Wer abschließen darf, sieht darunter den Hinweis auf die Plätze, die den Abschluss noch verhindern. Dann folgen sechs Kennzahlkarten, Zähl- und Prüfbalken und die Regaltabelle mit Zuständigkeit je Regal; Abweichungen und Ungeklärt erscheinen nur mit dem Recht, Soll-Mengen trotz Blindzählung zu sehen.
Im Einzelnen
Was dahintersteckt
Umfang: Lager, Regale oder Plätze
Der Umfang ist „Ganzes Lager“, eine Auswahl von Regalen oder einzelne Plätze mit Platzsuche. Gruppiert wird nach Regal; liegen Plätze in mehreren Gebäuden, kommt das Gebäude hinzu. Plätze ohne Regal stehen als Gruppe „Ohne Regal“ am Ende der Tabelle.
Erneut zählen ohne Rückbuchung
Einen abgeschlossenen Platz nehmen Sie über „Erneut zählen“ noch einmal auf (ab Rolle Teamleiter, solange die Kampagne läuft): OfficeOmni legt eine neue Sitzung an und sperrt den Platz, bis sie abgeschlossen ist. Ihr Soll ist der aktuelle Buchbestand. Die bisherige Sitzung und ihre Buchung bleiben erhalten; Abweichungen werden als neue Buchung erfasst.
Phase je Regal aus dem Zählstand
Vorbereitung, Zählung, Prüfung und Bereit zum Abschluss werden nicht gespeichert, sondern aus Status und Zählstand der Sitzungen gerechnet. Ein Regal ohne freigegebene Plätze bleibt in einer laufenden Kampagne „Vorbereitung“; sind alle Plätze abgeschlossen, ersetzt das grüne Abzeichen „✓ Vollständig geprüft“ die Phase.
Jahresübersicht mit Filter
Die Übersicht zeigt je Jahr die Kennzahlen und jede Kampagne mit Kennung wie JI-2026-01, Stichtag, Umfang und Fortschritt. Reiter filtern nach Alle, Vorbereitung, Zählung, Prüfung, Abgeschlossen und Storniert; der Knopf der Zeile trägt die Phase („Zählung öffnen“).
Teamleiter bereiten vor, Admins schließen ab
Anlegen, Umfang bearbeiten, Regale freigeben und Zuständigkeiten pflegen brauchen das Recht „Inventur starten“ oder „Zur Prüfung freigeben“ (Rolle Teamleiter). Abschließen, Stornieren und Wieder öffnen brauchen das Recht zum Abschließen oder Stornieren (Rolle Administrator). Stornieren geht nur in der Vorbereitung, solange nichts freigegeben ist.
Gut zu wissen
Grenzen und Voraussetzungen, bevor Sie planen
- Die Gesamtinventur muss in der Datenbank eingerichtet sein (Migration 243); fehlt sie, zeigt die Übersicht einen Hinweis, und Einzelinventuren je Lagerplatz laufen weiter.
- Die Freigabe legt die Sitzungen nacheinander an und lässt sich währenddessen nicht abbrechen; bei einem ganzen Lager mit vielen Plätzen dauert sie entsprechend.
- Eine stornierte Kampagne bleibt endgültig storniert. Eine abgeschlossene öffnet nur ein Administrator mit Begründung von mindestens 10 Zeichen wieder — das setzt das Kampagnenprotokoll (Migration 246) voraus; gebuchte Bestände bleiben unverändert.
- Die Jahresübersicht bleibt wertfrei: Differenzwerte in Euro stehen auf der Kampagnenseite und im Kampagnenbericht, und nur mit den Rechten, Soll-Mengen und Einkaufspreise zu sehen. Einen CSV-Export der Kampagne gibt es nicht.
Häufige Fragen
Fragen aus der Praxis
Wie führe ich eine Jahresinventur über das ganze Lager durch?
Sie legen eine Kampagne vom Typ Jahresinventur mit Umfang „Ganzes Lager“ an und geben die Regale nacheinander frei. Gezählt, geprüft und gebucht wird je Platz in seiner Sitzung; sobald jeder Platz geprüft ist, schließt ein Administrator die Kampagne ab.
Muss ich für die Inventur das ganze Lager auf einmal sperren?
Nein. Die Vorbereitung sperrt keinen Platz. Gesperrt wird ein Lagerplatz erst, wenn Sie sein Regal freigeben und seine Zählsitzung entsteht; nicht freigegebene Regale bleiben buchbar.
Was unterscheidet Jahresinventur und Stichtagsinventur?
Beide sind ein Kampagnentyp mit demselben Ablauf. Bei einer Jahresinventur schlägt OfficeOmni als Stichtag den 31.12. vor und vergibt die Kennung JI-2026-01, bei einer Stichtagsinventur das heutige Datum und SI-2026-01. Beide erscheinen in der Jahresübersicht unter dem Jahr ihres Stichtags.
Was passiert, wenn ein Platz gerade als Einzelinventur gezählt wird?
Die Vorschau der Freigabe meldet ihn als Konflikt „läuft bereits als Einzelinventur INV-2026-0012“. Mit „Übernehmen“ ordnen Sie diese Sitzung der Kampagne zu; gehört der Platz zu einer anderen Kampagne, bleibt er Konflikt.
Wie sehe ich, welche Regale noch offen sind?
In der Regaltabelle: je Regal Phase, freigegebene und gesamte Plätze sowie Zähl- und Prüfprozent. Die Kennzahl „Plätze nicht begonnen“ zählt Plätze ohne Sitzung oder nur mit stornierter Sitzung. Wer abschließen darf, sieht zusätzlich den Hinweis mit den Plätzen, die den Abschluss verhindern.
Kann ich den Umfang nach dem Start noch ändern?
Ja, über „Umfang bearbeiten …“, solange die Kampagne weder abgeschlossen noch storniert ist. Plätze, die schon eine Sitzung haben, bleiben im Umfang; der Dialog zeigt, wie viele das sind.
Zu welchem Jahr gehört eine Inventur, die erst im Januar gezählt wird?
Zum Jahr des Stichtags. Eine Zählung am 2. Januar 2027 zum Stichtag 31.12.2026 erscheint in der Übersicht unter 2026; auch die Kennung der Kampagne trägt das Jahr des Stichtags.
Verwandte Funktionen
Das gehört dazu
Inventur mit OfficeOmni ausprobieren
Kostenlos testen, ohne Lizenzschlüssel. Die Vorführung in der App zeigt Lager, Inventur und Belege mit Beispieldaten.