Inventur & Zählgeräte
Inventur vorbereiten: Stammdaten vor dem Start prüfen
Bevor Sie eine Inventur starten, sieht die Warenwirtschaft OfficeOmni auf Knopfdruck nach, was der Zählung an diesem Lagerplatz im Weg steht. Gemeldet werden doppelte EAN oder Barcodes, Artikel ohne Mengeneinheit, reservierte oder bestellte Mengen und Artikelarten, die sich nicht zählen lassen — jeweils mit dem betroffenen Artikel. Die Prüfung meldet, sie blockiert nicht.
Nachlesen: in den Release-Notes 1.4.0
So läuft es
In 5 Schritten vom Anfang bis zum Ergebnis
Dialog „Neue Inventur“ öffnen
Über den Knopf „Neue Inventur“ in der Arbeitsansicht öffnen Sie den gleichnamigen Dialog und wählen den Lagerplatz per Suche. Das Feld zeigt je Platz den Inventurstand („Nie gezählt“, „Gezählt“, „Läuft“ …) und die Zahl der Positionen, die „Inventur starten“ anlegen würde. Dazu Inventurtyp, Stichtag und eine optionale Bemerkung.
„Vorbereitung prüfen“ drücken
Der Knopf steht über „Inventur starten“, daneben der Hinweis „Sieht nach, was der Zählung im Weg steht — der Start bleibt möglich.“ Die Prüfung liest den Bestand des Lagerplatzes und die Artikelstammdaten der Firma. Ohne gewählten Lagerplatz erscheint nur „Bitte wählen Sie einen Lagerplatz aus.“
Befunde lesen
Jeder Befund steht als Zeile mit Warnsymbol und nennt den Artikel mit Bezeichnung oder Artikelnummer, etwa „3 reserviert, 50 bestellt. Diese Menge liegt noch nicht im Regal.“ oder „keine Mengeneinheit hinterlegt.“ Bei doppelten Kennungen nennt der Text die EAN und alle beteiligten Artikel; diese Zeile erscheint je beteiligtem Artikel einmal.
Prüfumfang lesen
Unter der Liste steht immer der Satz zum Prüfumfang — auch bei leerer Liste. Er beginnt mit „Geprüft wurden 48 Artikel mit Bestand größer 0.“ und nennt ausdrücklich, dass Artikel mit Bestand 0 nicht vorkommen. Konnten die Artikelstammdaten nicht geladen werden, sagt der Satz auch das.
Bereinigen oder starten
Die Prüfung bereinigt nichts. Sie pflegen EAN, Barcode, Mengeneinheit oder das Dienstleistungs-Kennzeichen im Artikel nach und prüfen erneut — oder Sie starten trotz Befunden; ein Vaterartikel wird beim Anlegen ohnehin übersprungen. Beim Wechsel des Lagerplatzes wird das Ergebnis geleert, damit keine fremden Befunde stehen bleiben.
Die Ansicht
Der Dialog „Neue Inventur“ mit der Vorbereitungsprüfung
Oben die Angaben zur Inventur: Lagerplatz mit Inventurstand und Positionszahl, Inventurtyp, Stichtag und Bemerkung. Darunter der Knopf „Vorbereitung prüfen“ mit seinem Hinweis, nach dem Klick die Befundliste mit Warnsymbol je Zeile und der Satz zum Prüfumfang. In der Fußzeile stehen die Blindzählung, „Abbrechen“ und „Inventur starten“.
Im Einzelnen
Was dahintersteckt
Doppelte EAN und Barcodes
Beim Scannen nimmt OfficeOmni den ersten Artikel, dessen EAN passt — bei doppelter EAN landet die Menge still am falschen Artikel. Die Prüfung meldet doppelte EAN und doppelte Barcodes gleichermaßen und nennt jeweils die Kennung und alle beteiligten Artikel; leere Kennungen gelten nicht als gleich.
Fehlende Mengeneinheit
Trägt ein Artikel mit Bestand keine Mengeneinheit, meldet die Prüfung: „keine Mengeneinheit hinterlegt. Der Zähler weiß nicht, ob er Stück, Meter oder Kartons melden soll.“ Sie tragen die Einheit im Artikel nach, bevor gezählt wird.
Reservierte und bestellte Mengen
Liegt auf einem Artikel eine von Hand gesetzte Reservierungs- oder Bestellmenge, steht das als Befund mit Zahl: „3 reserviert, 50 bestellt. Diese Menge liegt noch nicht im Regal.“ So wissen Zählende vorher, wo Regal und Buchbestand auseinanderliegen können.
Vaterartikel und Dienstleistungen
Ein Vaterartikel führt keinen eigenen Bestand und wird beim Anlegen der Zählliste übersprungen — die Prüfung sagt es vorher. Eine Dienstleistung mit Bestandszeile ist nicht zählbar; der Befund bittet, das vor dem Start zu klären.
Meldet, blockiert nicht
Kein Befund sperrt den Start: „Inventur starten“ hängt nur am gewählten Lagerplatz und am Recht „Inventur starten“. Die Prüfung selbst braucht kein eigenes Recht, schreibt nichts und läuft bewusst nur auf Knopfdruck, nicht bei jedem Wechsel in der Lagerplatzauswahl.
Gut zu wissen
Grenzen und Voraussetzungen, bevor Sie planen
- Geprüft werden nur Artikel mit Bestand größer 0 an diesem Lagerplatz; ein leeres Ergebnis ist kein Freibrief für den ganzen Platz.
- Die Prüfung bereinigt nichts automatisch. EAN, Barcode, Mengeneinheit und das Dienstleistungs-Kennzeichen korrigieren Sie im Artikel; danach prüfen Sie erneut.
- Die Prüfung ersetzt keine Inventur-Checkliste: Als offene Bewegung gelten nur von Hand gesetzte Reservierungs- und Bestellmengen; offene Aufträge, Lieferungen oder Bestellungen prüft sie nicht vollständig.
- Doppelte Kennungen werden unter den Artikeln des gewählten Lagerplatzes gesucht, nicht über den gesamten Artikelstamm.
- Lassen sich die Artikelstammdaten nicht laden, entfallen die Regeln zu Kennungen, Mengeneinheit und Artikelart; geprüft werden dann nur offene Mengen und Vaterartikel, und der Satz zum Prüfumfang sagt das.
Häufige Fragen
Fragen aus der Praxis
Was prüft OfficeOmni vor dem Inventurstart genau?
Vier Dinge an den Artikeln mit Bestand größer 0 des gewählten Lagerplatzes: doppelte EAN oder Barcodes, fehlende Mengeneinheiten, reservierte oder bestellte Mengen sowie Vaterartikel und Dienstleistungen. Jeder Befund nennt den Artikel und den Grund im Klartext.
Muss ich alle Befunde beheben, bevor ich die Inventur starten kann?
Nein. Die Prüfung meldet, sie sperrt nicht. „Inventur starten“ bleibt bedienbar, sobald ein Lagerplatz gewählt ist und Sie das Recht „Inventur starten“ haben. Ob Sie vorher bereinigen oder mit bekannten Befunden zählen, entscheiden Sie.
Warum ist eine doppelte EAN vor der Inventur ein Problem?
Beim Scan sucht OfficeOmni den Artikel zur EAN und nimmt den ersten Treffer. Bei zwei Artikeln mit derselben EAN landet die Menge still am falschen Artikel. Der Befund nennt deshalb die Kennung und alle beteiligten Artikel, damit Sie sie vorher bereinigen können.
Läuft die Prüfung automatisch, sobald ich einen Lagerplatz wähle?
Nein, sie läuft nur auf Knopfdruck, weil die Software dafür die Artikelstammdaten der ganzen Firma liest. Beim Wechsel des Lagerplatzes wird ein vorhandenes Ergebnis geleert, damit keine Befunde von Platz A neben Platz B stehen.
Werden Artikel mit Bestand 0 mitgeprüft?
Nein. Der Vergleichsbestand filtert Zeilen mit Bestand 0 bereits in der Abfrage weg. Deshalb steht die Zahl der geprüften Artikel auch dann unter der Liste, wenn kein Befund gefunden wurde.
Brauche ich ein eigenes Recht für die Vorbereitungsprüfung?
Nein. Wer den Dialog „Neue Inventur“ öffnen und den Lagerplatz sehen kann, darf auch prüfen; die Prüfung liest nur und ändert nichts. Erst das Starten der Inventur verlangt das Recht „Inventur starten“.
Verwandte Funktionen
Das gehört dazu
Inventur mit OfficeOmni ausprobieren
Kostenlos testen, ohne Lizenzschlüssel. Die Vorführung in der App zeigt Lager, Inventur und Belege mit Beispieldaten.