Eingangsbelege prüfen: PDF, Scan und E-Rechnung

Offizieller Einstieg · Redaktionell aktualisiert im September 2026

Bei eingehenden Belegen unterscheiden sich digitale PDFs, eingescannte Seiten und Dateien mit strukturierten Rechnungsdaten. Prüfen Sie deshalb zuerst die Quelle und anschließend die erkannten Angaben.

1. Datei öffnen: Kontrollieren Sie, ob die Seiten vollständig, lesbar und richtig ausgerichtet sind. Ein abgeschnittener Betrag oder mehrere Belege in einer Datei erschweren die Zuordnung.
2. Eingang im PDF-Watcher prüfen: Vergleichen Sie die vorgesehene Datei beziehungsweise den überwachten Ordner mit dem tatsächlich sichtbaren Beleg.
3. Erkennung starten und Ergebnis lesen: Nutzen Sie die verfügbare Erkennung und kontrollieren Sie Lieferant, Datum, Belegnummer, Beträge und Steuerangaben am Original.
4. Abweichungen korrigieren: Ergänzen Sie fehlende Angaben und prüfen Sie die Zuordnung, bevor Sie den Beleg übernehmen. Ein Vorschlag ersetzt diese Prüfung nicht.
5. Den Fehler eingrenzen: Testen Sie einen einzelnen gut lesbaren Beleg und notieren Sie Dateityp, Arbeitsschritt und Meldung. Verwenden Sie für öffentliche Beispiele ausschließlich bereinigte Daten.

Lesen Sie KI-Belegverarbeitung und PDF-Watcher. Bei strukturierten Rechnungen ergänzt die Anleitung E-Rechnung prüfen den Ablauf.