One-Stop-Shop, Anlagenverzeichnis, EÜR, Sendungsverfolgung, Diagramme

Ein eigener Bereich in den Einstellungen führt die Teilnahme am One-Stop-Shop und die Registrierung; je Mitgliedstaat hinterlegen Sie die geltenden Steuersätze und den erreichten Stand zur Lieferschwelle von 10.000 € netto, je Produkt die Steuerkategorie. Die Quartalsmeldung durchläuft Prüfung und Freigabe, trägt die Vermerke „übermittelt“ und „bezahlt“ und lässt sich als Meldedatei zum Hochladen ausgeben. Solange der One-Stop-Shop ausgeschaltet ist, werden Rechnungen an EU-Privatkunden unverändert mit deutscher Umsatzsteuer ausgestellt.

Ein neues Fenster führt Ihre Wirtschaftsgüter mit Anschaffung, Bemessungsgrundlage und Nutzungsdauer – ein Anlagenkauf wird nicht mehr in voller Höhe im Zahlungsjahr abgezogen, sondern nach § 7 Abs. 1 EStG linear und monatsgenau verteilt. Je Wirtschaftsgut wählen Sie zwischen linearer Abschreibung, dem Sofortabzug geringwertiger Wirtschaftsgüter nach § 6 Abs. 2 EStG und dem Sammelposten über fünf Jahre; der EÜR-Bericht weist dazu einen Anlagenspiegel aus.

Alle Diagramme zeichnet OfficeOmni jetzt selbst – die acht Karten der Startseite, das Personalwesen, die Auswertungen, die BWA, der Produkt-Radar, die Preisentwicklung und das Rechnungseingangsbuch. Beim Überfahren nennt ein Hinweisfenster den Wert, jede Karte der Startseite lässt sich groß anzeigen, und im Rechnungseingangsbuch schränkt ein Klick auf einen Balken die Belegliste auf diesen Monat ein. Das zugekaufte Diagrammpaket ist ersatzlos entfallen – seine ständig mitlaufende Animation verursachte Abstürze, die das Programm eigens abfangen musste.

Ein neuer Knopf im E-Mail-Bereich durchsucht die abgerufene Post eines Zeitraums nach Rechnungen und legt die Dateien nach einem selbst gewählten Namensmuster in einem Ordner ab – wahlweise nur in ausgewählten Postfächern. Mails, die eine Rechnung nur ankündigen und auf ein Portal verweisen, sammelt der Radar in der Liste „Rechnungen zum Abholen“.

Der Lieferstand Ihrer Bestellungen kommt jetzt direkt von DHL und DPD, ohne hinterlegten Dienstleister und ohne Zugangsdaten: Wo bisher nur ein Link stand, steht bei vielen Sendungen der Stand selbst, zum Beispiel „Zugestellt“ mit Datum. In der Vorschau einer Bestellung lässt sich der komplette Weg des Pakets von der Einlieferung bis zur Zustellung aufklappen.

Gleichartige Angebote werden über Produktkennung, GTIN sowie Marke und Herstellernummer zu einer Produktgruppe zusammengefasst; dazu nennt OfficeOmni den Marktpreis als Median mit Preisspanne und Verkäuferzahl, die Entwicklung über 7, 30 und 90 Tage und je Angebot eine Detailmaske mit der Antwort auf „Warum ist das ein Deal?“. Verkaufsgebühren, Versand und sonstige Kosten pflegen Sie je Marktplatz in den Einstellungen – daraus entsteht der Deckungsbeitrag; fehlt eine Angabe, bleibt er ausdrücklich leer und nennt den Grund, statt eine unbekannte Kostenart als 0 anzusetzen und jedes Angebot zu gut aussehen zu lassen.

Über der Belegliste steht für jede Prüfung eine Schaltfläche mit ihrer Trefferzahl – etwa „Netto plus Umsatzsteuer ergibt nicht das Brutto“, „Zahlung vor Rechnungsdatum“, „EU-Beleg ohne USt-IdNr.“ oder „Nummernlücke“. Ein Klick schränkt die Liste auf genau diese Belege ein, und eine zuschaltbare Spalte nennt den Befund im Klartext samt seinen Zahlen.

Eine fertige Einnahmen-Überschuss-Rechnung lässt sich für ein volles Wirtschaftsjahr festschreiben: Zeitraum, Verfasser und jede zugrunde liegende Zeile werden unveränderbar festgehalten. Beim erneuten Öffnen vergleicht eine Gegenprobe den heutigen Bestand mit der festgeschriebenen Erklärung und benennt jede Abweichung – korrigiert wird über eine Berichtigung, nicht durch Ändern der alten Erklärung.

Kommt Ware falsch, beschädigt oder gar nicht an, eröffnen Sie den Fall direkt aus Bestellung oder Warenannahme: betroffene Artikel, Ansprechpartner, jeder Anruf und jede E-Mail, Zusagen mit Frist, geforderter Betrag und erhaltener Ausgleich stehen an einem Ort. Stand, Frist und Wiedervorlage halten den Fall in Bewegung, und ohne eingetragenes Ergebnis lässt er sich nicht abschließen.

Die Belegvorschau legt farbige Marken über die Stellen, aus denen die Analyse ihre Werte gezogen hat – grün für sichere Erkennung, bernsteinfarben für unsichere, rot bei einem Prüfhinweis; ein Klick springt zwischen Marke und Feld. Fälligkeit, Steuersatz, Zahlungsart und Kostenstelle tragen Sie gleich im Prüfformular ein, statt den Beleg später noch einmal zu öffnen.

Eigene Spalten für Zahlungsziel und Wunschtermin kennzeichnen überfällige, diese Woche fällige und auslaufende Skontofristen farbig, und ein Zeitstrahl zeigt je Bestellung den Weg von „Entwurf“ über „In Lieferung“ und „Warenannahme“ bis „Abgeschlossen“. Spalten, Filter und gespeicherte Filtervorlagen stellen Sie selbst zusammen; ein Klick auf „Offen“, „Geliefert“ oder „Unbezahlt“ schränkt die Liste ein.

Mehrere Belege lassen sich in einem Zug ändern – nur angehakte Felder, mit Vorschau „Was sich ändert“ und einer Leiste zum Rückgängigmachen; stornierte Belege bleiben gesperrt. Ebenso lässt sich eine Auswahl auf einmal bezahlen: Je Beleg entsteht eine echte Zahlung über seinen offenen Betrag, mit wählbarem Zahlungsdatum.

Die Produktrecherche fragt jetzt sechs Suchanbieter gleichzeitig ab und wertet PDF-Unterlagen selbst aus – der bisher vorgeschaltete Hilfsdienst entfällt vollständig: kein Zustimmungsdialog, keine Installation, kein Warten auf einen Hintergrunddienst. Sperrt ein Anbieter zeitweise, tragen die übrigen den Lauf weiter; in einem 376-seitigen Gerätehandbuch steht die gesuchte Typenbezeichnung erst auf Seite 86 – bisher wurden nur die ersten Seiten gelesen, jetzt findet die Recherche sie und schlägt das Dokument auf genau dieser Seite auf.

Die Installation fragt jetzt zuerst, was sie tun soll: „Komplette Einrichtung“ richtet wie bisher Datenbank-Server, Datenbank, Programm und Verknüpfungen ein, „Nur Programm laden“ lässt die Datenbank vollständig in Ruhe. Auf jedem weiteren Arbeitsplatz entfällt damit der lokale Datenbank-Server von rund 300 Megabyte, den dort niemand braucht – die Verbindung zum vorhandenen Server geben Sie beim ersten Start an.

Wer OfficeOmni mit eigener Datenbank im Haus betreibt, konnte einem eingeladenen Kollegen bisher kein Anmeldekennwort geben – am zweiten Rechner kam er nie herein, und ein vergessenes Passwort ließ sich überhaupt nicht zurücksetzen. Ein Firmenverwalter setzt das Kennwort jetzt in den Einstellungen für jeden Benutzer seiner Firma neu.

61 Fenster und Ansichten tragen oben eine schmale Leiste mit ihrem Namen, einer kurzen Erklärung und einem Knopf, der den passenden Handbuch-Artikel auf officeomni.com öffnet. Ist das Fenster schmal, schrumpft die Leiste von selbst auf Name und Verweis.

Mit 8.667 echten Belegen gemessen: Der Aufbau der Liste dauerte bei 2.500 Zeilen je Seite gut zwei Minuten und braucht jetzt eine halbe Sekunde, die Suche fiel von 24 auf 0,6 Millisekunden je Durchlauf. Zeitraum-Schnellwahl, Kategorie-Übernahme und „Filter zurücksetzen“ lösten bis zu neun vollständige Neuberechnungen aus – jetzt genau eine.

Jeder Spaltenkopf sortiert die ganze gefilterte Liste, mehrere Spalten lassen sich zu einer Sortierkette verbinden, und zu den neun Standardspalten sind 27 weitere zuschaltbar – von Fälligkeit über Skonto und Zahlungsart bis Kostenstelle und Sachkonto. Jede Kennzahlenkachel und jede Kategoriezeile klappt auf und zeigt Betrag und Anteil je Steuersatz.

Die Maske zum Erfassen und Kontieren eines Eingangsbelegs ist zur Werkbank umgebaut: Links führt eine Sprungliste durch Beleg, Positionen, Kontierung, Freigabe und Zahlungen, Kopf- und Fußleiste stehen fest, sodass Speichern und Verwerfen nie mehr wegscrollen. Was noch fehlt, steht unter dem jeweiligen Feld und als Zähler in der Fußleiste, und die PDF-Ansicht merkt sich Breite und Zustand.

Im PDF-Massenimport holt ein eigener Knopf die passende Aufwands-Kategorie – aus Lieferant, Positionstexten und Betrag, beschränkt auf die Kategorien Ihrer Firma, damit keine Kontonummer erfunden werden kann. Die Wertgrenzen des § 6 EStG werden gegen den Nettobetrag geprüft, sodass ein Schreibtisch für 45 Euro nicht mehr im Anlagevermögen landet.

Kommt Ware nicht so an wie bestellt, verlangt die Warenannahme einen Grund je Position – von Transportschaden über Mengenabweichung bis fehlendes Zubehör – und hält ihn dauerhaft am Wareneingang fest. Zur Rücksendung an den Lieferanten lassen sich Sendungsnummer, Gutschriftdatum und Gutschriftbetrag erfassen; solange sie läuft, meldet die Bestellung „Rücksendung läuft – nicht buchen“.

Jeder Lieferant lässt sich in vier Kriterien mit je fünf Sternen bewerten – auch zu einer einzelnen Bestellung –, bevorzugte Lieferanten sind markierbar, und eine Note lässt sich wieder zurücknehmen. Beim Bestellen stehen Bewertung und die Konditionen des Lieferanten nebeneinander; ein neu angelegter Lieferant füllt sich dabei aus den bereits erfassten Rechnungen.

Gewährleistung, Lieferzeit, Eigentumsvorbehalt oder Exportkontrolle lassen sich als benannte Blöcke je Belegart einrichten, sortieren und einzeln abschalten – mit mitgelieferten Vorlagen. Gedruckt werden sie nach den Positionsseiten auf einer eigenen Bedingungsseite, und lange Texte laufen sauber auf die Folgeseite.

Das Freistellen von Produktbildern läuft jetzt über einen Bilddienst, dessen Zugang OfficeOmni bereitstellt – die bisher nötige Zusatzinstallation von rund 930 Megabyte entfällt. Drei Verfahren stehen zur Wahl; die Bilder werden dafür an einen Dienstleister in den USA übertragen und dort nach 24 Stunden automatisch gelöscht.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung las bisher nur das Rechnungseingangsbuch; von den Ausgangsrechnungen kam fast nichts an, der Bericht sah dabei vollständig aus und wies den Gewinn zu niedrig aus. Jetzt laufen Ausgangsrechnungen und Belege durch dieselbe Rechnung, Gutschriften und Rechnungskorrekturen mindern sie, Entwürfe und Stornos bleiben draußen.

In der Länderliste, aus der OfficeOmni „Inland, EU oder Drittland“ ableitet, fehlte Estland als einziger der 27 Mitgliedstaaten. Jede Lieferung dorthin wurde deshalb als steuerfreie Ausfuhrlieferung mit 0 Prozent ausgestellt und im Rechnungseingangsbuch falsch kategorisiert – die Liste ist berichtigt und wird laufend gegen alle 27 Mitgliedstaaten geprüft.

Beim Abgleichen einer Auszugszeile wurde der Beleg nur markiert – gebucht wurde nichts, und die Zahlung fehlte anschließend in der EÜR und bei den offenen Posten. Jetzt entsteht die Zahlung über den regulären Weg, und derselbe Kontoauszug legt beim zweiten Einlesen keine Buchungen mehr doppelt an.

Privatentnahmen, Einlagen, Umbuchungen, Abschreibungen und Stornos meldeten dem Finanzamt Vorsteuer, die es nach § 15 Abs. 1 UStG nicht gibt – eine Privatentnahme über 119 € zog 19 € Vorsteuer, während derselbe Beleg im EÜR-Bericht ergebnisneutral blieb. Solche Belege verschwinden nicht still: Sie bleiben in der Liste stehen und nennen mit Belegnummer und Betrag den Grund, warum sie nicht eingehen.

Wo bisher eine Rückfrage stand, die sich mit „Ja“ übergehen ließ, ist jetzt eine echte Schranke: Zu einem Auftrag, Angebot, Lieferschein oder einer Proforma entsteht keine zweite gültige Rechnung mehr. Wird die vorhandene Rechnung storniert, darf der Vorgang erneut berechnet werden – Abschlags-, Schluss-, Proforma- und Handelsrechnungen sperren nicht.

Wurde in einer Positionszeile Rabatt, Steuersatz oder Preis geleert, blieb die Zelle zwar leer, der Beleg rechnete und speicherte aber unverändert mit dem vorherigen Wert. Ein leeres Feld gilt jetzt als 0 – sofort sichtbar in der Zeilensumme und im Summenband.

Die Sicherheitsfrage prüfte nach jeder eingegebenen Ziffer und würfelte bei zweistelligen Summen sofort eine neue Aufgabe – in 56 Prozent aller Aufrufe war sie unlösbar und der Senden-Knopf blieb gesperrt. Sie ist durch einen unsichtbaren Spamschutz ersetzt; nach dem Absenden nennt die Seite eine Vorgangsnummer und schickt eine Eingangsbestätigung.

Bei einer Prüfung fielen vier alte Sicherungstabellen aus früheren Aufräumarbeiten auf, die ohne Anmeldung gelesen und sogar gelöscht werden konnten – zusammen rund 22.700 Zeilen, überwiegend Verweise auf Produktbilder. Die Zugriffsrechte sind entzogen und nachgemessen; an den Daten selbst wurde nichts geändert.

Wer viele Seiten hintereinander aufrief, bekam blankes „Zu viele Anfragen“ – besonders in Firmennetzen, in denen sich viele Menschen einen Anschluss teilen. Das Kontingent beim Blättern ist jetzt vervierfacht, und greift die Bremse doch, kommt eine verständliche Hinweisseite mit Wartezeit statt einer nackten technischen Meldung. Auch die Anmeldung ist entschärft: Ein Vertipper samt zweitem Faktor sperrt niemanden mehr aus, während die eigentliche Kontosperre unverändert scharf bleibt.

Bisher konnte auch die mitgelieferte Rolle „Nur lesen“ Nutzungsdauer und Bemessungsgrundlage ändern und damit die Abschreibung eines abgeschlossenen Jahres verschieben. Anlegen und Ändern verlangen jetzt das Recht „Buchhaltung – Buchen“; das Ansehen bleibt für alle offen.