Jahresinventur, neue Auswertungen, Belege aufteilen, Bildwerkzeuge

Unter „Inventur“ legen Sie mit „Neue Inventur“ eine Kampagne an – als Jahres-, Stichtags-, Zwischen- oder permanente Inventur, mit Stichtag, Verantwortlichem und einem Umfang aus „Ganzes Lager“, „Regale wählen“ oder „Einzelne Plätze wählen“. Gesperrt wird dabei noch nichts: Erst „Regale freigeben …“ legt nach einer Vorschau für jeden Platz eine Zählsitzung an und sperrt ihn für Buchungen; eine dort schon laufende Einzelinventur lässt sich übernehmen. „Abschließen“ ist erst möglich, wenn jeder Platz geprüft ist.

Im Fenster „Reports & Analysen“ stehen neu der „Umsatzreport“, der „Angebotsreport“, der „E-Commerce-Report“, der „Einkaufsreport“ und der „Versandreport“, geordnet in die Gruppen „FINANZEN“, „VERTRIEB“, „LOGISTIK“ und „STAMMDATEN“; aus „Offene Posten“ wurde der „Forderungsreport“. Jeder dieser Berichte lässt sich als druckfertiges Dokument ansehen, drucken oder als PDF speichern, als Diagramme anzeigen und nach Excel exportieren. Ein eigenes Kapitel erklärt die Zählregeln, Datenhinweise nennen, was nicht mitgezählt wurde.

Stecken mehrere Rechnungen in einer PDF, öffnet im PDF-Massenimport das Scheren-Symbol am Originalbeleg den Dialog „Rechnung aufteilen“. OfficeOmni schlägt Schnitte aus dem Seitentext vor – etwa bei „Seite 1 von …“ oder einer neuen Rechnungsnummer –, ein Klick zwischen zwei Seiten setzt oder entfernt einen Schnitt. Die Teile ersetzen die Sammel-PDF in der Warteschlange und werden wie neu hinzugefügte Dateien behandelt; die Originaldatei bleibt unverändert. Einseitige und kennwortgeschützte PDFs lassen sich nicht aufteilen, schon erfasste Angaben der Sammel-PDF verfallen.

In der „KI-Erfassung“ einer Bestellung laden Sie mit „Bestellübersicht laden“ zuerst die Übersicht des Händlers; die KI legt daraus die Positionen an. Danach angehängte Belege gelten als Rechnungen: Sie werden einzeln gelesen und nur gegen die Übersicht geprüft, legen aber keine Positionen an. Die neue Spalte „Rechnung“ zeigt je Position etwa „abgedeckt“, „Rechnung fehlt“ oder „Preis weicht ab“; Artikel, die nur auf einer Rechnung stehen, übernehmen Sie mit „als Position übernehmen“ oder ordnen sie über „gehört zu …“ einer vorhandenen Position zu.

Unter „Bildwerkzeuge“ stellen Sie Bilder frei, die zu keinem Artikel gehören: Dateien oder ganze Ordner samt Unterordnern hereinziehen, höchstens 200 Bilder je Lauf, als JPG, PNG, WEBP, BMP, GIF oder TIFF. Vor dem Start sehen Sie Kosten und Guthabenstand; gerechnet wird über das KI-Guthaben, und ist es aufgebraucht, hält der Lauf an. Die Ergebnisse landen als PNG im Zielordner, gleichnamige Dateien werden durchnummeriert statt überschrieben, die Originale bleiben unangetastet. Mit „Mit Handy aufnehmen“ kommen Fotos per QR-Code direkt in die Liste.

Die Übersicht zeigt alle Inventuren eines Jahres in einer Kennzahlenleiste und einer Tabelle: Umfang, gezählte und geprüfte Positionen in Prozent sowie Abweichungen samt ungeklärten Fällen und Nachzählungen; Reiter filtern nach Phase von „Vorbereitung“ bis „Storniert“. Als geprüft gilt eine Position, sobald die Sitzung ihres Platzes abgeschlossen und gebucht ist – fertige Regale tragen das Abzeichen „Vollständig geprüft“. In der Arbeitsansicht sind die Sitzungen nach Gebäude, Regal und Platz gegliedert und über „Platz oder Nummer suchen“ auffindbar.

Über „Zuständigkeiten bearbeiten …“ stellen Sie für eine Kampagne ein Team zusammen – aus Benutzern oder als „Name ohne Konto“, etwa für Aushilfen – und weisen den Personen ganze Regale zu; verantwortlich kann nur ein Benutzer mit Konto sein. Die Kampagnenseite zeigt je Bereich, wie viele Positionen gezählt und geprüft sind und wann dort zuletzt gezählt wurde. Ausgewiesen wird bewusst der Fortschritt der Bereiche, nicht die Leistung einzelner Personen.

Jede Kampagne führt eine „Historie“ ihrer Schritte von der Anlage bis zum Wiederöffnen – mit Zeitpunkt und Benutzer. Eine abgeschlossene Inventur lässt sich über „Wieder öffnen …“ nur mit einer Begründung von mindestens 10 Zeichen erneut öffnen; gebuchte Bestände bleiben unverändert, einzelne Plätze zählen Sie mit „Erneut zählen“ als neue Sitzung nach. „Bericht …“ zeigt den Inventurbericht mit Kennzahlen, Regalen, Abweichungen, Protokoll und Unterschriftsfeldern zum Drucken oder als PDF, „Excel …“ speichert ihn als Arbeitsmappe.

Die Kampagnenseite zeigt den „Differenzwert“ der Abweichungen in Euro – für die ganze Kampagne und je Regal, ebenso im Kampagnenbericht. Gerechnet wird mit dem Einkaufspreis des Artikels, beim Buchen wird er festgeschrieben; Positionen ohne belastbaren Einkaufspreis bleiben unbewertet und werden als „ohne EK“ ausgewiesen, statt mit 0 € einzugehen. Sichtbar ist der Wert nur für Benutzer, die Sollmengen sehen dürfen und das Recht „Einkaufspreise sehen“ haben; eine bilanzielle Bewertung des Lagers ersetzt er nicht.

Nach „Regale freigeben …“ gehen die neuen Zählbögen gesammelt an die Zählgeräte; „An Zählgeräte senden …“ wiederholt das für alle laufenden Sitzungen, laufende Gerätezählungen bleiben erhalten. Am Handy stehen die Bögen nach Kampagne und Regal gruppiert, mit „Ich bin“ und „Meine Regale“ sehen Zählende nur die ihnen zugewiesenen Regale. Die Kampagnenseite meldet „Wird gerade am Zählgerät gezählt“, wenn in einem Regal in den letzten drei Minuten gezählt wurde – ohne Namen.

Positionen lassen sich jetzt einzeln über Seriennummern zählen: Im Fenster „Seriennummern erfassen“ scannen oder tippen Sie jede Nummer ein, die Ist-Menge ergibt sich aus der Liste. Eine bereits erfasste Nummer wird abgewiesen; am Handy geht das auf der Zählseite genauso. Den Inventurbericht einer Sitzung speichern Sie außerdem mit „Excel exportieren“ oder „CSV exportieren“ – die Excel-Datei enthält ein eigenes Blatt für die Seriennummern.

Beim Anlegen einer Einzelinventur zeigt „Vorbereitung prüfen“, was der Zählung am gewählten Platz im Weg steht: doppelte EAN oder Barcodes, Artikel ohne Mengeneinheit, reservierte oder bestellte Mengen sowie Vaterartikel und Dienstleistungen. Die Prüfung meldet nur, der Start bleibt möglich; Artikel mit Bestand 0 prüft sie nicht. Die Platzauswahl bietet eine Suche, nennt je Platz Positionszahl und Inventurstand und filtert nach „Laufend“, „Fällig“, „Nie gezählt“ und „Gezählt“.

Der „Umsatzreport“ unter „FINANZEN“ zeigt den „Umsatz netto“ ohne Versandkosten für einen wählbaren Zeitraum im Vergleich zum Vorjahreszeitraum. „Einteilung“ gliedert nach Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr, „Auswerten nach“ nach Kunde, Produkt, Produktgruppe, Verkaufsplattform, Land oder Mitarbeiter – das ist, wer den Beleg zuletzt gespeichert hat. Gutschriften und Rechnungskorrekturen mindern den Umsatz, Abschlags- und Schlussrechnungen zählen mit dem geforderten Betrag; Entwürfe und stornierte Belege bleiben außen vor.

Der „Angebotsreport“ in der neuen Gruppe „VERTRIEB“ zählt die Angebote eines Zeitraums samt „Angebotsvolumen“ und ordnet jedes genau einem Ausgang zu: angenommen, abgelehnt, verloren oder offen. Angenommen ist ein Angebot auch mit Folgebeleg wie Auftrag, Rechnung oder Lieferschein, verloren auch nach Ablauf der Gültigkeit. Daraus folgen „Umwandlungsrate“ und „Quote der entschiedenen Angebote“, dazu Listen offener und entschiedener Angebote sowie die „Gründe für verlorene Angebote“. Da der Status keine Historie hat, zeigt der Bericht den heutigen Stand.

Der „E-Commerce-Report“ unter „VERTRIEB“ wertet die in OfficeOmni gespeicherten eBay-Aufträge aus: Auftragssumme, Bestellungen, „Ø Bestellwert“, eBay-Gebühren, Erstattungen, Stornos, Käufer, Lieferländer und meistverkaufte Angebote. Den „Umsatzanteil je Vertriebskanal“ für eBay, Website, JTL-Import und Direkt rechnet er wie der Umsatzreport aus den Belegen. Der „Abgleich eBay-Aufträge ↔ Rechnungen“ zeigt eBay-Aufträge ohne Rechnung in OfficeOmni. Einen Rohertrag gibt es nur für Artikel mit echtem Einkaufspreis, eine Conversion mangels Aufrufzahlen nicht.

Der „Einkaufsreport“ ersetzt unter „STAMMDATEN“ die bisherige „Lieferantenanalyse“. Aus Ihren Lieferantenbestellungen zeigt er Einkaufsvolumen und „Top-Lieferanten“, die Preisveränderung gegenüber dem Vorjahr je Hersteller, Produktgruppe, Lieferant und Artikel, „Ø Lieferzeit“ und „Termintreue“ laut Warenannahme, Reklamationen, Rücksendungen und Lücken im Lieferantenstamm. Günstigere Bezugsquellen samt „Einsparpotenzial“ vergleichen Durchschnittspreise aus Ihren Bestellungen – Zustand, Packungsgröße und Versand bleiben unberücksichtigt; Eingangsrechnungen fließen nicht ein.

Der „Versandreport“ in der neuen Gruppe „LOGISTIK“ zählt die versendeten Pakete eines Zeitraums und zeigt Versandkosten je Paket und je Auftrag, Carrier, „Zustellquote“, Laufzeiten, Zustellprobleme und Retouren. „Sendungsstatus abrufen“ fragt bis zu 40 offene Sendungen der letzten 60 Tage beim Carrier ab, sofern für ihn ein Zugang eingerichtet ist. Kosten kommen aus dem neuen Sendungsfeld „Versandkosten (Ist, netto)“, sonst geschätzt aus der Tarifliste des Carriers. Pakete ohne Sendungsstatus, etwa bei DPD ohne Vertrag, fehlen in Zustellquote und Laufzeit.

Stellen Sie ein Angebot in der Belegliste über „Status ändern“ oder in der Vorschau auf „Abgelehnt“ oder „Ohne Auftrag“, fragt der Dialog „Angebot nicht angenommen“ nach dem Grund: „Preis“, „Konkurrenz“, „Lieferzeit“, „Keine Rückmeldung“, „Projekt verschoben“ oder „Sonstiges“ – dann ist eine Bemerkung Pflicht. „Abbrechen“ lässt den Status unverändert. Im Angebot selbst lassen sich „Grund“ und „Bemerkung“ nachtragen, in der „Massenbearbeitung“ wird nicht gefragt. Der Angebotsreport fasst die Gründe zusammen.

Schon im Prüfformular des PDF-Massenimports verteilt „Buchung aufteilen“ den Rechnungsbetrag auf mehrere Zeilen mit jeweils eigener „Kategorie / Sachkonto“. Je Zeile erfassen Sie Netto und Steuersatz, das Brutto wird gerechnet; der Dialog beginnt mit den erkannten Positionen, und „Rest auf letzte Zeile“ gleicht den offenen Betrag centgenau aus. Übernommen wird erst, wenn „Noch zuzuordnen“ bei null steht und jede Zeile ein Konto hat – die Zeilen ersetzen dann die Positionen des Belegs. Der DATEV-Export gibt weiterhin eine Buchungszeile je Beleg aus.

Speichern Sie zu einer Rechnung eine Stornorechnung, erhält jede Seite der Original-PDF den roten Schriftzug „STORNO“ – die Datei im Dokumentenordner ebenso wie im Cloud-Betrieb jede vom Programm erzeugte Fassung; angehängte Scans bleiben unverändert. Auch PDFs, die Sie danach aus der Vorschau der stornierten Rechnung drucken, versenden oder neu erzeugen, tragen den Stempel. Lässt sich eine Datei nicht stempeln, etwa wegen eines Kennwortschutzes, erscheint der Hinweis „Storno-Stempel nicht gesetzt“; Stornorechnung und Stornomarkierung bleiben gespeichert.

Im Rechnungseingangsbuch steht im Editor „Beleg bearbeiten“ unter der Kategorie der Knopf „Konto von der KI vorschlagen lassen“ – derselbe Vorschlag wie im PDF-Massenimport. Gefragt wird nur auf Klick, und ein Vorschlag erscheint als „… · Omni-Vorschlag“ nur, wenn ein Konto zu allen Positionen passt; in die Kategorie übernommen wird er erst per Klick. Das gilt für Ausgabenbelege mit mindestens einer beschriebenen Position, und ändern Sie danach Positionen oder Beträge, verfällt der Vorschlag.

In der Belegvorschau einer Rechnungskorrektur öffnet „Rechnungskorrektur bearbeiten“ den gespeicherten Beleg samt Positionen und Korrekturangaben im Beleg-Editor. Beim Speichern wird dieselbe Korrektur überschrieben: Die Korrekturnummer bleibt, Buchung und Bezug zur Originalrechnung werden angepasst. Das geht, solange die Korrektur weder versendet, gebucht, storniert noch festgeschrieben ist – danach legen Sie eine neue Korrektur zur Originalrechnung an.

Das Ankaufsformular – der Kaufvertrag beim Ankauf von Ware – ist jetzt eine eigene Belegart im Beleg-Editor: mit eigenem Nummernkreis, Eintrag in der Belegliste und „Ankaufsformular bearbeiten“ in der Belegvorschau. Der Verkäufer wird aus dem gewählten Kunden vorbelegt, die Artikel kommen aus den Positionen mit den Spalten „Zustand“ und „Seriennr./Hinweis“, und der Kaufpreis folgt der Belegsumme in Zahlen und Worten, außer Sie wählen „Kaufpreis von Hand eintragen“. Fehlen Verkäufer oder Kaufpreis, fragt OfficeOmni vor dem Speichern nach; als Umsatz zählt das Formular nicht.

Mit der neuen Belegoption „Ihr Ansprechpartner“ in den Optionen des Beleg-Editors (Bereich „Anzeige“) erscheint rechts im Belegkopf unter den Belegdaten ein Block mit Name und E-Mail des Firmen-Ansprechpartners aus Ihren Firmeneinstellungen. Die Option ist standardmäßig ausgeschaltet, wirkt nur auf Rechnungen und bleibt ohne Wirkung, solange dort kein Name gepflegt ist. Ihre Wahl merkt sich OfficeOmni auf diesem Rechner.

Hängen an einer Bestellung mehrere Dateien, die dieselbe Ware beschreiben – etwa eine Bestellübersicht und die zugehörigen Rechnungen –, nehmen Sie einzelne davon über das Taschenrechner-Symbol am jeweiligen Beleg von „Mit KI ausfüllen“ aus. Die Datei bleibt angehängt und gespeichert, erscheint aber durchgestrichen und wird nicht mehr ausgewertet; so legt die KI keine Position doppelt an. Ist ein Beleg ausgenommen, ergibt sich der Gesamtbetrag aus der Summe der Positionen. Die Auswahl gilt für Ihren Benutzer auf diesem Rechner.

In den Einstellungen unter „Automa.Net“ legen Sie im Abschnitt „Übertragene Daten“ eine „Lieferzeit in Tagen“ fest, die bei jedem Angebot als Versandzeit erscheint – für alle Artikel gleich, 0 bis 365 Tage. Mit „Nur Artikel mit Bestand anbieten“ werden Artikel ohne verfügbaren Bestand bei Automa.Net zurückgezogen und wieder angeboten, sobald Ware da ist; findet „Alle Artikel synchronisieren“ dabei für keinen einzigen Artikel Bestand, bricht der Lauf ab, statt alle Angebote zurückzuziehen. Bestandsänderungen aus Inventurbuchungen werden jetzt ebenfalls übertragen.

Für eBay-Recherchen erhält jede Firma ein tägliches Kontingent an Abrufen, dessen Höhe sich nach der Lizenzstufe richtet – so kann ein einzelner großer Lauf den gemeinsam genutzten eBay-Zugang nicht für alle anderen aufbrauchen. „Industrie-Schnäppchen“, der eBay-Crawler und die eBay-Beobachtung reservieren ihre Abrufe vorab und geben nicht verbrauchte zurück. Ist das Kontingent aufgebraucht oder nicht prüfbar, startet die Recherche nicht; bei kleinem Kontingent liefert eine Kurzprüfung höchstens ein Ergebnis.

Steht im eBay-Feld „Custom Label“ ein Lagerplatz wie „R16E5“ (Regal 16, Ebene 5), bucht „Produkte importieren“ die eBay-Menge auf diesen Platz und legt ihn bei Bedarf an; ein in OfficeOmni gepflegtes „Custom Label“ hat Vorrang. Liegt ein Artikel bereits auf einem Lagerplatz, gleicht der Import die Menge dort per Korrektur ab – bisher entstand eine zusätzliche Bestandszeile ohne Lagerplatz, und der Bestand stand doppelt da. Ohne erkennbaren Platz im Label bleibt es beim bisherigen Weg.

In den Einstellungen unter „KI-Guthaben“ verwalten Sie ein gemeinsames Guthaben aller Benutzer Ihrer Firma für die Bildbearbeitung („Hintergrund entfernen“, KI-Bild-Chat) und den KI-Assistenten. Administratoren mit dem Recht „Lizenz verwalten“ laden es per Paket oder mit einem eigenen Betrag in ganzen Euro (derzeit 10 bis 500 Euro) im Browser über Stripe auf; gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet. Ein bearbeitetes Bild kostet derzeit 0,04 Euro – auch dann, wenn die Prüfung es unverändert lässt. Verlauf und Rechnungen der Aufladungen stehen auf derselben Seite.

Der KI-Assistent rechnet seine Antworten über das KI-Guthaben ab. Zuerst verbraucht er einen monatlichen Freibetrag, dessen Höhe von Ihrer Lizenz abhängt und der am Monatsende verfällt; er gilt nur für den Assistenten, nicht für Bilder. Unter jeder Antwort stehen ihre Kosten, und die Seite „KI-Guthaben“ sowie die Übersicht „Plan-Nutzungslimits“ zeigen den verbleibenden Freibetrag. Reichen Freibetrag und Guthaben nicht mehr, erscheint ein Hinweis mit „Guthaben aufladen“; bei knappem Guthaben kann eine Antwort gekürzt ausfallen.

Die Wissensdatenbank auf officeomni.com hat den neuen Bereich „Inventur-Ratgeber“ mit zehn Beiträgen – von der Checkliste zur Vorbereitung über Blindzählung und Inventur im laufenden Betrieb bis zum Klären und Auswerten von Inventurdifferenzen. Dazu gibt es eine Inventurliste als Excel- und PDF-Vorlage sowie eine Inventur-Checkliste zum Herunterladen. Neue Handbuch-Anleitungen zeigen, wie Sie eine Jahresinventur anlegen und freigeben und ein Zählgerät verbinden.

Zählen Handys eine Inventur mit, übernimmt die Zählliste im Hauptprogramm deren Zählungen jetzt selbsttätig, ohne Klick auf „Mobile Zählungen übernehmen“. Die Maske zeigt, ob die Live-Verbindung steht und wann zuletzt abgeglichen wurde; ohne Verbindung wird der Stand alle 30 Sekunden nachgeholt, neu eingegangene Zeilen leuchten kurz auf. Hat sich eine Zeile, in der Sie gerade tippen, auf dem Server geändert, entscheiden Sie mit „Übernehmen“ oder „Meine Eingabe behalten“.

Aus „Offene Posten“ wird der „Forderungsreport“: Er rechnet die offenen Beträge mit den Zahlungen und Korrekturen bis zum „Stichtag“ und teilt sie in sechs Altersklassen bis „über 90 Tage überfällig“. Neu sind „Größte Schuldner“, „Älteste offene Rechnung“, „Ø Zahlungsdauer“ und die Ansicht „Diagramme“; die Häkchen begrenzen nur noch die Postenliste. Proforma-Rechnungen zählen nicht mehr als Forderung, als bezahlt markierte Rechnungen gelten auch ohne erfasste Zahlung als ausgeglichen, und ohne Zahlungsziel ist eine Rechnung ab dem Rechnungsdatum fällig.

Im „Export-Center“ lassen sich zu Kunden jetzt Kennzahlen aus den Belegen mitexportieren: „Umsatz netto (gesamt)“, „Umsatz brutto (gesamt)“, die Zahl der Dokumente insgesamt und je Belegart sowie Nummer, Datum und Art des letzten Dokuments. Für Produkte kommen Artikelfamilie, eigene Bestände getrennt von den Summen der Kindartikel, Lagerplätze mit Mengen je Platz, der Lagerwert zum aktuellen Netto-EK und der letzte Verkauf hinzu. Die Spalten sind optional und werden unter „Spalten wählen“ zugeschaltet; Umsatz und letzter Verkauf umfassen den gesamten gespeicherten Zeitraum.

Die Kontovorschläge für SKR03 und SKR04 gab es bisher nur für Rechnungen mit Belegdatum 2026. Jetzt schlägt OfficeOmni auch für Belege aus 2025 eine Kategorie vor und nutzt dafür den DATEV-Kontenrahmen des jeweiligen Jahres – im PDF-Massenimport ebenso wie in „Beleg bearbeiten“. Für andere Belegjahre gibt es weiterhin keinen Vorschlag. Kommt im PDF-Massenimport keine eindeutige Empfehlung zustande, nennt der Hinweis jetzt den konkreten Grund, etwa ein erschöpftes KI-Kontingent.

Leitet die KI beim Ausfüllen einer Bestellung eine Menge aus dem Gesamtbetrag ab – nur bei Amazon-Belegen oder mit geladener Bestellübersicht –, meldet sie das ausdrücklich zur Prüfung; zu kleine Screenshots bemängelt sie, weil Zahlen verlesen sein können. In „Rechnung nachtragen“ vergleicht „Beleg mit KI auslesen“ die erkannten Rechnungen mit dem Bestellbetrag, lässt diesen stehen und belegt eine von der KI selbst addierte Summe nicht vor. Rechnungen ohne Datei, deren Betrag aus der Bestellung stammt, tragen den Vermerk „ohne Beleg“ und zählen nicht mehr als berechnet.

Beim Abruf über „Tracking“ setzt OfficeOmni den Status einer Sendung jetzt aus allen verfolgten Paketen: „Zugestellt“ gilt erst, wenn jedes Paket angekommen ist – bisher genügte das erste. Bei DHL-Sendungen führt ein erfolgloser Zustellversuch zu „Zustellproblem“ und eine Rücksendung an den Absender zu „Retour“. Die Historie zeigt die Ereignisse mit dem Zeitpunkt des Versanddienstleisters, geändert wird der Status nur bei bereits versendeten Sendungen, und in der Sendungsmaske erfassen Sie zusätzlich die tatsächlichen Versandkosten.

In einem Suchprofil der „Industrie-Schnäppchen“ schalten Sie „Wiederverkauf kalkulieren und nach Deckungsbeitrag priorisieren“ ein und hinterlegen eigene Annahmen zu Abschlag, Gebühren und Versand; die Vorlage „Wiederverkauf 500 %“ legt ein fertiges Profil an, „Produktgruppen ergänzen“ fügt einen Katalog mit 48 Suchzeilen aus 16 Herstellern hinzu. Treffer zeigen dann ein Rechenszenario mit Deckungsbeitrag nach direkten Kosten, höchstem Einkaufspreis und nötigem Verkaufspreis. Es beruht auf aktiven Angebotspreisen vor Steuern und Gemeinkosten und belegt weder einen erzielbaren Erlös noch einen Gewinn.

Im Beleg-Editor zeigt die Auswahlliste „Baustein“ über „Einleitung“ und „Schlusstext“ jetzt unter jedem Namen eine bis zu zweizeilige Vorschau des Textes, der beim Wählen eingesetzt wird. So unterscheiden Sie ähnlich benannte Bausteine auf einen Blick, ohne mit der Maus über jeden Eintrag fahren zu müssen. Die Auswahl ersetzt weiterhin nur den jeweiligen Abschnitt.

Die Seite, die sich nach dem Scannen des QR-Codes am Handy öffnet, trennt jetzt „Foto aufnehmen“ und „Aus Galerie wählen“; aus der Galerie gehen mehrere Bilder auf einmal – bisher öffnete sich auf Android-Geräten zwangsläufig die Kamera. Große Fotos werden vor dem Senden verkleinert und behalten ihre Ausrichtung, jede Aufnahme zeigt ihren Stand, und nicht angekommene lassen sich mit „Erneut senden“ wiederholen. Das gilt überall, wo OfficeOmni Handyfotos per QR-Code annimmt, etwa beim „Handy-Scan“ für Belege, bei Produktbildern, im Wareneingang und in den Bildwerkzeugen.

„Alle mit Lücken → DeepSearch“ legt alle Shop-Produkte mit unvollständigem SEO oder fehlender Übersetzung, Beschreibung oder OG-Tags in den DeepSearch-Stapel; gestartet wird erst im DeepSearch-Tab, und der Stapel lässt sich pausieren. Findet die Recherche keine Quelle, erzeugt sie auf Wunsch eine Minimalbeschreibung aus den Stammdaten, die nie automatisch übernommen wird. Wurde ein nur orange oder rot bewertetes Ergebnis automatisch übernommen, weist der Stapel mit „Bitte Daten prüfen“ darauf hin. Floskeln wie „Geeignet für Anwendungen …“ entfernt DeepSearch aus Beschreibungen.

Beim Betrieb mit eigenem SQL Server ließ sich ein vorhandener Beleg im Rechnungseingangsbuch nicht mehr zum Bearbeiten öffnen: Das Fenster brach mit einem Datenbankfehler ab, ebenso „Rechnung aufteilen“, die Bankabstimmung und weitere Stellen, die die Zahlungen eines Belegs laden. Die Abfrage erhält die Firmenzuordnung jetzt vollständig, sodass Belege und ihre Zahlungen wieder erscheinen. Im Cloud-Betrieb trat der Fehler nicht auf.

Für die elektronische Adresse des Käufers (BT-49) nahm die E-Rechnung bisher nur die allgemeine E-Mail des Kunden; fehlte sie, war die E-Rechnung ungültig – selbst wenn eine E-Rechnungs-E-Mail eingetragen war. Jetzt gilt die Reihenfolge E-Rechnungs-E-Mail, E-Mail für E-Rechnung, Rechnungs-E-Mail, E-Mail. In „Kunde bearbeiten“ zeigt der Bereich „E-Rechnung“ die verwendete Adresse oder warnt „E-Rechnungen an diesen Kunden werden ungültig“, und im Beleg-Editor erscheint bei Belegen mit E-Rechnung ein Hinweis unter den Kundenangaben.

Ging die Summe der erkannten Positionen einer eingelesenen PDF-Rechnung nicht im Rechnungsbetrag auf, legte OfficeOmni aus der Differenz eine Zeile „Versandkosten“ oder „Korrektur (Versand/Gebühr)“ an – das entfällt, ausdrücklich ausgewiesene Versandkosten werden weiterhin übernommen. Rechnungs-, Abschnitts- und Steuerübersichten zählen außerdem nicht mehr als zusätzliche Positionen, sofern die Einzelpositionen genau den Netto- oder Bruttobetrag ergeben. Bereits erfasste Belege ändern sich erst nach einer erneuten Analyse.

Eine Leerzeile, die im Positionsraster des Beleg-Editors zwischen zwei Artikeln stand, rutschte in Vorschau, Druck und PDF bisher an den Anfang der Seite. Jetzt steht sie im fertigen Beleg genau dort, wo sie im Raster steht. Außerdem fügt „Leerzeile einfügen“ bei einer Position in der Mitte die neue Leerzeile wie angekündigt direkt darunter ein, statt sie ans Tabellenende zu hängen.

Im Cloud-Betrieb legt OfficeOmni die an eine Bestellung angehängten Belege beim Speichern in der Cloud ab, statt nur den Dateipfad des jeweiligen Rechners zu vermerken – bisher meldete etwa „Eingangsrechnung erfassen“ an einem anderen Rechner, der Beleg sei nicht erreichbar. Ältere Belege lädt der Rechner, auf dem die Datei liegt, nach der Anmeldung automatisch hoch. Zudem übernimmt „Eingangsrechnung erfassen“ die Positionen der Bestellung als Rechnungszeilen, statt mit leerer Tabelle zu öffnen. Mit eigenem SQL Server bleibt es bei Dateipfaden.

Nach dem Speichern in „Produkt bearbeiten“ bleibt der Artikel in der Produktliste markiert und im Blick, statt die Markierung zu verlieren oder – im Cloud-Betrieb – an den Listenanfang zu springen; auch Bestand, Kategoriepfad und Lagerort fallen nicht mehr kurz auf leer oder 0 zurück. Fehlt beim Verkaufs- oder Einkaufspreis die Netto- oder die Bruttoseite, ergänzt die Maske sie beim Öffnen aus dem Mehrwertsteuersatz. Sind beide Werte gepflegt, bleibt es bei der bisherigen Warnung; dauerhaft wird die Ergänzung erst mit dem Speichern.

Wer ein von eBay übernommenes Produktfoto im KI-Bild-Chat bearbeitete, das Ergebnis übernahm und das alte Foto entfernte, bekam es beim nächsten eBay-Import zurück – meist sogar vor das bearbeitete Bild. Ergebnisse des KI-Bild-Chats merken sich jetzt, aus welchem Foto sie entstanden sind, sodass der Import das Original nicht erneut anlegt; dasselbe gilt beim Neuberechnen einer Freistellung mit „Beide behalten“. Für Bilder, die vor diesem Update im Chat entstanden sind, greift das nicht.

Erstellen Sie aus einer Bestellung in der Shop-Verwaltung eine Rechnung, übernimmt OfficeOmni jetzt die im Shop bezahlten Versandkosten und den Versanddienstleister der Bestellung. Bisher entstanden die Positionen nur aus den Artikeln – die Rechnung lag dann um den Versand unter dem bezahlten Betrag. In den Bestelldetails steht der Versand außerdem in einer eigenen Zeile; bei versandkostenfreien Bestellungen entfällt sie.

Lehnt eBay beim Produktimport einen Abruf ab, etwa weil die Verknüpfung abgelaufen ist, zeigt OfficeOmni jetzt die Fehlermeldung von eBay und kennzeichnet den Import als fehlgeschlagen. Bisher zählte eine Ablehnung wie ein Abruf ohne Produkte: Der Lauf endete scheinbar erfolgreich und wurde gespeichert, ohne dass ein Produkt ankam. Auch eine gescheiterte Erneuerung des eBay-Zugangs wird jetzt gemeldet, ebenso beim automatischen Import.

Im „Kalender“ des „Personalwesen“ erscheinen Abwesenheiten für einen halben Tag jetzt als halber Balken – in der Jahresansicht Vormittag oben und Nachmittag unten, in der Monatsansicht links und rechts – und zählen als 0,5 Tage, auch in den Tagessummen und Kennzahlen. Bisher standen sie als ganzer Tag da. Der Hinweis beim Überfahren eines Tages nennt nun die zutreffenden Abwesenheiten, halben Tage, Schichten und Feiertage; ein halber Krankheitstag hieß dort bisher „Arbeitstag“.

Scheitert der Versand einer E-Mail, zeigt die Meldung jetzt die eigentliche Ursache statt einer nichtssagenden Sammelmeldung. Ist beim E-Mail-Konto der SMTP-Port 465 eingestellt, erklärt ein Hinweis, dass OfficeOmni über STARTTLS sendet und diesen Port nicht bedienen kann – Benutzername und Passwort sind dann nicht die Ursache. Stellen Sie den SMTP-Port des Kontos in diesem Fall auf 587.

Im Bereich „Noch gültige Zugangscodes“ steht jeder QR-Code, mit dem sich noch Geräte anmelden können – mit Ablaufdatum und der Zahl der Geräte, die daraus entstanden sind. „Code beenden“ verhindert weitere Anmeldungen, verbundene Geräte zählen weiter; „Code + Geräte beenden“ sperrt nach Rückfrage auch alle Geräte eines weitergereichten Codes. In der Liste der mobilen Buchungen zeigt die neue Spalte „Gerät“, ob mit einem benannten Gerät, nur „mit Zugangscode“ oder „am Schreibtisch“ gebucht wurde – aussagekräftig für neue Buchungen.

Die Übertragungsseite, die OfficeOmni für Handyfotos im eigenen Netz bereitstellt, prüft jetzt bei jedem Senden, Löschen und Verbindungstest den Schlüssel aus dem QR-Code und weist Anfragen mit falschem Schlüssel ab. Bisher konnte, wer im selben Netz Adresse und Port einer offenen Sitzung kannte, dort Aufnahmen entfernen. Der Schlüssel steht außerdem nicht mehr lesbar auf der Handy-Seite.