Inventur, Einkauf & KI

Beim PDF-Massenimport prüft OfficeOmni für die Kontierung jede Rechnungsposition und schlägt eine Kategorie aus dem Kontenrahmen Ihrer Firma – SKR03 oder SKR04 – vor. Ein Vorschlag erscheint nur, wenn er zu allen Positionen des Belegs passt, und gilt dann für den ganzen Beleg. Derzeit steht das für Rechnungen mit Belegdatum im Jahr 2026 zur Verfügung. Vor der Übernahme prüfen Sie den Beleg.

Mit der neuen Recherche „Industrie-Schnäppchen“ im eBay-Bereich suchen Sie gezielt nach Sofort-Kaufen-Angeboten für Industriekomponenten. Treffer werden anhand vergleichbarer Angebote mit derselben Typnummer eingeordnet. In gespeicherten Suchprofilen legen Sie Marken, eigene Suchbegriffe oder Verkäufer sowie Preisgrenzen, Zustand und Artikelstandort fest; berücksichtigt werden Angebote mit Versand nach Deutschland. Die Vergleiche beruhen auf aktuellen Angebotspreisen, nicht auf erzielten Verkaufspreisen – prüfen Sie Angebot, Zustand und Produktidentität vor einem Kauf selbst.

Die Inventur bündelt Stichtag, Zählliste, Blindzählung, Nachzählung, Abweichungsgründe und Bericht in einem Vorgang. Beim Abschluss übernehmen Sie die geprüften Zählmengen in den Lagerbestand.

Sie geben ein Zählgerät per QR-Code, Link oder Zugangscode frei. Die zählende Person trägt ihren Namen ein und erhält einen eigenen Gerätezugang; ein persönliches OfficeOmni-Benutzerkonto ist dafür nicht erforderlich. Gezählt wird am Mobilgerät, der Inventurabschluss erfolgt im Hauptprogramm.

Erhalten Sie eine Rechnung als Portal-Link, sammelt der Rechnungs-Radar den Vorgang in einer Abholliste. Sie können das Portal im Browserfenster öffnen oder eine bereits heruntergeladene Datei zuordnen. Für geeignete Portale lässt sich die automatische Abholung einzeln freigeben.

Ist keine eindeutige Kategorieempfehlung möglich, weist OfficeOmni auf die notwendige Prüfung hin. Sie wählen die passende Kategorie im Beleg; automatisch gebucht wird dadurch nichts.

Ein neues Fenster im Rechnungseingangsbuch zeigt zu einem Wirtschaftsjahr alle festgeschriebenen Erklärungen mit ihrer Berichtigungskette, dem angegebenen Anlass und den zugrunde liegenden Einträgen; jede Festschreibung trägt ihre eigene Nummer, auch im Bericht. Wer eine bereits festgeschriebene EÜR berichtigt, muss den Anlass angeben – ohne Angabe wird nicht festgeschrieben.

Beim Stornieren einer Bestellung klären Sie getrennt, was mit der Ware und was mit dem Geld geschieht. Ist die Ware bereits angenommen und bleibt bei Ihnen, erfassen Sie statt eines Stornos nur die Erstattung. Wurde eine Zustellung irrtümlich gebucht, obwohl nichts ankam, lässt sich die Bestellung trotzdem stornieren. Eine noch erwartete Rückerstattung bleibt sichtbar, bis das Geld eingegangen ist.

Defekt, Falschlieferung, Prüfung und Retoure erscheinen in einer eigenen Fallansicht, die sich nach Art sowie nach offen und erledigt filtern lässt. Die Kennzahlenleiste zählt Bestellungen mit offenen Fällen und führt per Klick dorthin. Das Fallfenster zeigt Frist, Kontaktverlauf und betroffene Artikel; abschließen lässt sich ein Fall dort erst, wenn ein Ergebnis eingetragen ist.

Kategorien lassen sich mit der Maus umsortieren: Das obere oder untere Viertel sortiert davor beziehungsweise dahinter ein, die Mitte schiebt hinein, und am Rand rollt die Liste während des Ziehens mit. Nur ein Wechsel der übergeordneten Kategorie fragt nach; im Baum benennt F2 direkt um und Entf löscht.

Ein Klick auf das Vorschaubild in der Produktliste – oder ein Doppelklick auf eine Kachel der Bildergalerie in „Produkt bearbeiten“ – zeigt alle Bilder des Artikels direkt im Programm: Blättern mit Umlauf, Miniaturleiste, Diaschau sowie Vergrößern und Verschieben. Der Umweg über den Windows-Bildbetrachter entfällt.

Wird OfficeOmni auf einem eigenen Server betrieben, führt „Passwort vergessen“ jetzt über Kennung und persönliche PIN zu einem neuen Kennwort, ganz ohne E-Mail-Weg. Wiederholte Fehlversuche werden gestaffelt gebremst, und die Bremse überlebt das Schließen des Fensters.

Die Startseite zeigt in einer bewegten Darstellung, wie ein Vorgang vom Kunden über Angebot, Auftrag, Lager, Einkauf und Versand bis zur bezahlten Rechnung läuft. Die Seite „Funktionen“ ordnet die Funktionen nach Bereichen und bietet eine Suche sowie Filter nach Bereich.

Die Seite Rechnungsvorlagen stellt sechs Systemdesigns und zwei Premiumvorlagen vor: Die Systemdesigns unterscheiden sich in der Farbe des Tabellenkopfs, die Premiumvorlagen bringen einen eigenen Seitenaufbau mit. Sie sehen, für welche Belegarten die Vorlagen gelten, wie Sie im Design-Editor ein eigenes Design anlegen und welche Pflichtangaben auf eine Rechnung gehören.

Beim Scannen am Handy können Sie wahlweise eine Gesamtmenge erfassen oder jede gescannte Menge zum bisherigen Zählstand hinzuzählen. Der gewählte Modus wird über dem Scanfeld angezeigt. Wird dieselbe Eingabe technisch erneut übertragen, etwa nach einer kurzen Verbindungsstörung, wird sie erkannt und nicht ein zweites Mal übernommen.

Passende Angebote aus der Industrie-Recherche merken Sie sich mit einem Klick und rufen sie später in der Favoritenliste wieder auf – zusammen mit dem gespeicherten Recherchestand wie Preis, Zustand und Einschätzung. So vergleichen Sie mehrere Kandidaten, ohne die Suche erneut starten zu müssen. Gemerkte Angebote werden bei neuen Suchen ausgeblendet, bis Sie sie aus der Liste entfernen.

Auf der Preisseite führt der Kaufweg für Starter und Professional zur Online-Bestellung. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Stripe. Nach Abschluss finden Sie die zugehörigen Lizenzen im Bereich „Meine Lizenzen“ Ihres Kontos wieder.

Wird an einem anderen Gerät gezählt, aktualisiert sich die Zählseite am Handy kurz darauf automatisch. Bereits eingetippte, noch nicht übertragene Mengen, Gründe und Kommentare bleiben dabei erhalten.

Der Radar vergleicht den Rechnungsempfänger mit Ihren Firmenstammdaten und legt fremde Belege in einem eigenen Unterordner ab; in der Prüfliste entscheiden Sie je Dokument „Ablegen“, „Ablegen als fremd“, „Keine Rechnung“ oder „Später“. Bestätigen Sie ein Dokument als eigene Rechnung, kann sich der Radar die Zuordnung für denselben Aussteller merken. Fehlt ein Zeitraum im Archiv auf diesem Rechner, holt er die Nachrichten auf Wunsch direkt aus dem Postfach nach.

Die Maske folgt einer neuen Gestaltung: drei gleich breite Spalten, Reiter mit Unterstrich, ein Kopf mit Feldsuche und eine Fußleiste mit Hinweis auf die Pflichtfelder. Ansprechpartner und eigene Felder sind neu sichtbar, Währung und Sprache lassen sich jetzt aus einer Vorschlagsliste wählen.

Der Wareneingang ist jetzt in „Eingang“ und „Weiterverarbeitung“ gegliedert, führt die Positionen je Bestellung unter einer eigenen Kopfzeile und zeigt Bezeichnung, Menge, Einheit, Seriennummer und Zustand in eigenen Spalten. Neu sind Vorschlagslisten für Versanddienstleister, Verpackungszustand und Einheit, frei erfasste Positionen, ein Positionszähler je Bestellung und der Knopf „Alle ohne Abweichung“.

Die Felder stehen jetzt in benannten Zeilen wie Quelle, Zahlung & Belege, Status & Termine und Rücksendung beisammen statt lose untereinander. Neu ist der Haken „Brutto = Netto“ für Käufe bei Kleinunternehmern und Privatleuten.

Solange eine Inventur läuft, sind Ein-, Aus- und Umbuchen sowie die Bestandskorrektur auf dem betroffenen Lagerplatz gesperrt – ebenso Archivieren, Sperren und Löschen des Lagerplatzes. Die Sperre gilt auch für Ein-, Aus- und Umbuchungen über die mobile Lagerbuchung. Sie endet mit dem Abschluss oder dem Storno der Inventur.

Die Kontierung erkennt ausdrücklich benannte Software-Abonnements und Dienstleistungen als eigene Fälle und berücksichtigt sie beim Kontovorschlag gezielter. Geht bei Material aus dem Beleg nicht hervor, wofür es verwendet wird, macht OfficeOmni keinen vorschnellen Vorschlag; Sie wählen die Kategorie dann selbst.

Im Prüfformular stehen nur die wichtigsten Angaben offen: Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kategorie, Bruttobetrag, Steuersatz, Belegwährung, Zahlungsart und Fälligkeit. Netto und Steuer, Zahlungsdetails, Positionen und weitere Angaben liegen in aufklappbaren Bereichen; die Positionen öffnen sich von selbst, wenn keine erfasst sind oder ein Hinweis zu Positionen oder Summen vorliegt.

Der Assistent für den Datenimport zeigt jetzt einen Schrittbalken, eine Zeile mit dem gerade bearbeiteten Zusammenhang, Kacheln für Ziel und Vorgehen sowie Kennzahlen; alle Fehlermeldungen laufen in einer gemeinsamen Liste zusammen. Die bestehenden Importwege arbeiten unverändert weiter.

Die Produktrecherche wertet Datenblätter und auf gefundenen Produktseiten verlinkte Dokumente wie PDF-Dateien gezielter aus. Bringt die genaue Typenbezeichnung keine Treffer, sucht sie in einem zweiten, begrenzten Anlauf nach der Baureihe. Ergebnisse, die sich nur auf verwandte Varianten, Normen oder Maße stützen, werden nicht automatisch übernommen, sondern bleiben zur Prüfung stehen.

Anmelde- und Registrierungsfenster zeigen die Beschriftungen über den Feldern, und das Passwort lässt sich per Augensymbol sichtbar machen. Die Anmeldemaske hat einen eigenen Abschnitt „Einrichtung“. Bei der Cloud-Anmeldung unterscheiden die Hinweise eine noch unbestätigte E-Mail-Adresse von falschen Zugangsdaten. Fehlt bei der Registrierung mit eigenem SQL Server eine Einladung, bietet das Programm direkt die Auswahl einer anderen Datenbank an.

Das Startbild kommt jetzt gleich nach dem Anmeldedialog statt erst nach der Vorbereitung der Datenbank – bei einer frischen Einrichtung blieb der Bildschirm davor rund 15 Sekunden leer. Auch die Suche nach Aktualisierungen hält den Start nicht mehr auf.

Im OfficeOmni-Forum finden Sie Themen über eine Suche, die Forenbereiche und Filter für unbeantwortete oder angepinnte Themen. Sortierung und Seitenwechsel erleichtern die Orientierung. In Antworten können Sie Beiträge zitieren, und ein neues Thema lässt sich vorab in einer Textvorschau prüfen. Nach der Anmeldung kehren Sie an Ihre Stelle im Forum zurück, und schlägt das Absenden fehl, bleibt Ihr Text erhalten.

Auch bei einer Blindzählung können Zählende am Handy für ihre selbst gezählten Positionen einen Abweichungsgrund und einen Kommentar erfassen. Bereits eingegebene Gründe und Kommentare bleiben sichtbar, auch wenn sich der Zählstand zwischenzeitlich ändert. Die Angaben werden zusammen mit den Zählungen ins Hauptprogramm übernommen.

Beim Import von JTL-Lieferscheinen werden Auftragsnummer, Positionen, Datum und – sofern der Lieferschein Preise enthält – der Betrag gemeinsam bewertet, um die passende Rechnung zu finden. Automatisch zugeordnet wird nur bei einem klaren Treffer; andernfalls wählen Sie die Rechnung selbst aus. Eine von Hand gewählte Rechnung bleibt bei einer erneuten Auswertung im laufenden Import erhalten, solange sie zum ausgewählten Kunden gehört. Bereits gespeicherte Lieferscheine können Sie in der Belegliste später einer anderen Rechnung zuordnen oder die Verknüpfung lösen.

Die Lageranalyse lässt sich zwischen Dokument- und Diagrammansicht umschalten. Achsenbeschriftungen und Legenden machen die Diagramme leichter lesbar; die Diagramme erscheinen auch im Bericht. Der Bericht enthält außerdem eine Liste der letzten Lagerbewegungen mit getrennten Angaben zu Herkunfts- und Zielort sowie eine Übersicht der Bewegungsarten im Zeitraum. Ausgedruckt werden bis zu 200 Bewegungen.

Während eines Laufs zeigt die eBay-Industrie-Recherche die Zahl der eBay-Abrufe, das Kontingent beim Start, den KI-Verbrauch der Fotoprüfung sowie Laufzeit und geprüfte Kandidaten. Im Dauerbetrieb startet die Suche nach der eingestellten Wartezeit erneut; drosselt eBay oder wird das Kontingent knapp, pausiert sie entsprechend länger. Ein lokaler Zwischenspeicher mit begrenzter Gültigkeit vermeidet, dass bereits geprüfte Angebote sofort erneut abgerufen werden.

Die KI-Hintergrundentfernung stellt Produktfotos frei und setzt sie standardmäßig auf einen weißen Hintergrund. Beim Freistellen mehrerer Bilder erkennt der Dialog Fotos, die bereits mit der KI bearbeitet wurden, und überspringt sie standardmäßig, damit sie nicht unnötig erneut an die KI gesendet werden. Möchten Sie sie dennoch neu bearbeiten lassen, setzen Sie den entsprechenden Haken. Prüfen Sie Beschriftungen und Typenschilder im Ergebnis vor der Verwendung.

Findet die Produktrecherche keine Quelle, die die genaue Typenbezeichnung belegt, kann sie aus bereits gelesenen Seiten derselben Warengruppe eine grobe Beschreibung erstellen. Dieser Entwurf ist in der Stapelrecherche als „Näherung – keine exakte Quelle“ gekennzeichnet, enthält einen entsprechenden Hinweis und wird nicht automatisch übernommen. Die Angaben beschreiben die Warengruppe und belegen nicht das einzelne Produkt – prüfen Sie sie vor einer Übernahme.

Hängen Rechnungen an einer Bestellung, zeigt der Bestelldialog einen Rechnungsabgleich: ob alle bestellten Positionen auf einer Rechnung wiederzufinden sind, ob Rechnungszeilen zu keiner Bestellposition gehören und ob die Rechnungssumme zur Bestellung passt oder darunter bzw. darüber liegt. Über „Abgleich öffnen“ sehen Sie Position für Position, was bestellt, angekommen und berechnet wurde.

Sie legen fest, welche Stationen die Fortschrittsleiste im Einkauf zeigt, etwa für Lieferung, Warenannahme oder Einbuchung ins Lager. Stationen, die Sie nie nutzen, verschwinden aus der Leiste; eine Station, die ein Vorgang bereits erreicht hat, bleibt trotzdem sichtbar. Zusätzlich lassen sich die Stationen „Rechnung da“, „Freigegeben“ und „Bezahlt“ einschalten. Sie zählen erst, wenn die Ware angekommen ist.

Der PDF-Massenimport erkennt die Währung eines Belegs und rechnet Beträge in Fremdwährung mit dem historischen EZB-Referenzkurs zum Rechnungsdatum in Euro um; Originalbeträge und verwendeter Kurs bleiben zur Prüfung erhalten. Ist die Währung unklar oder fehlt ein passender Kurs, bleibt der Beleg gesperrt und lässt sich nicht speichern. Eine Auswahl wird erst gespeichert, wenn alle ausgewählten Belege vollständig geprüft sind; beim gesperrten Knopf nennt ein Hinweis den Grund.

Weitere Schaltflächen und Eingabefelder in Anmeldung und Registrierung, im Hauptfenster, auf der Startseite und im Einrichtungsprogramm tragen jetzt verständliche Namen, die Screenreader vorlesen. Die Einträge in den Startseiten-Kacheln „Versionshinweise“ und „Neueste Artikel“ lassen sich zudem per Tastatur ansteuern und öffnen.

Die Fernwartung im Benutzermenü verwendet jetzt RustDesk. Ist das Programm noch nicht vorhanden, wird es nach Ihrer Bestätigung heruntergeladen; den Fortschritt sehen Sie direkt im Menü. Vor jedem Start prüft OfficeOmni, ob die Datei gültig signiert ist und vom erwarteten Herausgeber stammt – andernfalls wird sie nicht ausgeführt.

Die Produktliste kann in einer eigenen Spalte alle Lagerorte eines Artikels anzeigen. Die Produktinformation nennt den Lagerort mit dem größten verfügbaren Bestand und zeigt, an wie vielen weiteren Orten der Artikel liegt. Im Bestandsbereich von „Produkt bearbeiten“ beziehen sich Ausbuchen, Umbuchen und „Zeile bearbeiten“ auf die markierte Bestandszeile, und ein Hinweis zeigt, worauf sie wirken.

Das Browserfenster für die eBay-Anmeldung öffnet sich wieder, und nach erfolgreicher Anmeldung wird die Verknüpfung abgeschlossen. Ein gerade erneuerter Zugang gilt nicht mehr fälschlich als abgelaufen, sodass der Bestellabruf nicht mehr ohne Meldung leer bleibt.

Beim Erstellen eines Folgebelegs, etwa einer Rechnung aus einem Auftrag, werden Einleitungs- und Schlusstext des Ausgangsbelegs übernommen, statt durch den Standardtext der Belegart ersetzt zu werden. Das gilt ebenso für weitere Ableitungen wie Gutschrift, Storno oder das Duplizieren eines Belegs. Auch beim Öffnen und erneuten Speichern eines vorhandenen Belegs bleiben dessen Texte erhalten. Mahnungen verwenden weiterhin den Text ihrer Mahnstufe.

Steht die Preisansicht auf Netto, war das Bruttofeld gesperrt und behielt den alten Wert – die Abweichung wurde anschließend angemahnt. Das gesperrte Feld zieht jetzt mit, und KI-Assistent, KI-Massenimport sowie der Artikelimport ergänzen den fehlenden zweiten Preis, statt ihn stehen zu lassen.

Der Knopf „Konto von der KI vorschlagen lassen“ war gesperrt, weil die Kategorienliste leer blieb – und nichts nannte den Grund. Die Liste füllt sich jetzt notfalls aus den Standardkategorien, der gesperrte Knopf erklärt beim Überfahren, woran es liegt, und ein Vorschlag lässt sich wieder per Klick übernehmen.

Bei „Versand durch Amazon“ gibt es keine frei abrufbare Sendungsverfolgung, und der Klick führte bisher ins Leere. Er führt jetzt über die Bestellnummer direkt zur Bestellung im angemeldeten Amazon-Konto.

Der Buchungsdialog berücksichtigt das gewählte Buchungsdatum, prüft Ausgangs- und Ziellager früher und schützt vor doppeltem Auslösen. Nach einem Teilfehler werden bereits erfolgreich gebuchte Positionen aus der Auswahl genommen, damit sie beim erneuten Versuch nicht nochmals gebucht werden.

Für das DHL-Versandetikett übermittelt OfficeOmni Straße und Hausnummer jetzt gemeinsam. Dadurch entfallen Fehler, die bei der bisherigen eigenen Zerlegung einer Adresse entstehen konnten – etwa durch unsichtbare Sonderleerzeichen in kopierten Adressen. Ist in der Empfängerstraße keine Hausnummer erkennbar, weist OfficeOmni schon vor dem Erstellen des Etiketts darauf hin.

Kann die E-Rechnung nicht erzeugt werden, nennt die Meldung jetzt den konkreten Grund – etwa einen fehlenden Kunden am Beleg, nicht schlüssige Beträge oder Steuerangaben oder fehlende Stammdaten der eigenen Firma. Das erleichtert die Korrektur an der passenden Stelle.

Längere Zahlungsnotizen werden im Fenster „Zahlungen setzen“ und im Infobereich der Zahlungseingangsübersicht vollständig angezeigt, statt nach drei Zeilen abgeschnitten zu werden. In der Tabellenansicht zeigt ein Hinweis beim Überfahren den vollen Text. Aus der Rechnungsvorschau lässt sich das Kundenprofil über den Knopf „Kundenprofil“ wieder direkt öffnen.

Beim Start prüft OfficeOmni, ob es auf einem virtuellen oder einfachen Anzeigeadapter – etwa unter Hyper-V, VMware, VirtualBox oder Citrix – oder in einer Remotedesktop-Sitzung läuft. In diesem Fall zeichnet das Programm ohne Grafikbeschleunigung, um leere oder weiße Programmfenster zu vermeiden.

Zahlreiche KI-Funktionen – etwa die Kontovorschläge im PDF-Massenimport und der Rechnungs-Radar – senden ihre Anfragen nicht mehr selbst an den KI-Dienst, sondern über den OfficeOmni-Server. Das Programm verwendet dafür einen zeitlich begrenzten Zugang, den der Server ausstellt.

Zugangsdaten für freigegebene Lieferantenportale werden geschützt auf dem Rechner verwaltet und nicht an die KI übermittelt. Die Freigabe erfolgt je Portal; der Abholvorgang ist auf den Rechnungsabruf begrenzt und lässt sich abschalten.

Ein Zählgerät kann weder weitere Zugänge ausstellen noch die Zugänge anderer Geräte beenden. Die Zugänge bleiben der jeweiligen Firma zugeordnet. Wer an einem Gerät gezählt hat, kann den eigenen Zugang dort über „Gerät wechseln“ beenden.

Während einer laufenden Blindzählung bleiben Sollmengen und Hinweise auf Abweichungen für Personen ohne Berechtigung zur Sollansicht verborgen. Das gilt auch für die Inventurübersicht, die Lagerplatzhistorie, den Inventurbericht sowie die mobile Zählseite und mobile Bestandsabfragen; Zählmengen anderer Geräte sind am Handy nicht sichtbar. So kann das Team zählen, ohne sich an bereits bekannten Mengen zu orientieren.

Im Kundenkonto auf officeomni.com lässt sich die Zwei-Faktor-Authentifizierung nur kurz nach einer Anmeldung einrichten. Ist sie bereits aktiv, zeigt die Einrichtung den bisherigen Schlüssel nicht mehr an, sondern erzeugt nach einer Bestätigung einen neuen. Der Einrichtungsdialog lädt beim Öffnen den aktuellen Stand Ihres Kontos und zeigt eine Fehlermeldung erst, nachdem Sie etwas eingegeben haben.