E-Rechnung als ZUGFeRD-PDF, Rechnungstext bearbeiten

Retouren buchten Sie bisher von Hand ein. Jetzt wählen Sie in einer neuen Rechnungskorrektur unter „Bestand“, wohin die Ware kommt. „Zurück ins Hauptlager“ bucht sie an ihren alten Lagerplatz, „Zurück ins Sperrlager“ auf Ihren ersten Sperrlager-Platz. Ein Storno der Korrektur bucht sie wieder aus.

Bisher fiel fehlende Ware erst bei der Rechnung auf. Jetzt warnt schon der Lieferschein beim Speichern, etwa „benötigt 5, verfügbar 2“. Die Rechnung speichern Sie mit „Ohne Lagerabgang speichern“, dann wird keine Ware abgebucht. Speichern Sie sie später erneut, bietet OfficeOmni das Abbuchen an.

Beim Umstieg tragen Sie unter Einstellungen › Nummernkreise die „Nächste Nr.“ ein, etwa 1001. Sie muss über der bisher höchsten Nummer liegen. Gilt für die lokale Datenbank. In der Cloud-Version lässt sich die nächste Nummer noch nicht ändern.

Die Gültigkeit eines Angebots stand bisher nur im Programm. Jetzt druckt das Angebot „Gültig bis“ mit Datum, wenn eine Gültigkeit in Tagen eingestellt ist. Entsteht eine Rechnung aus einer Proforma-Rechnung, steht oben rechts „Proforma-Rechnung Nr.“ mit deren Nummer.

Klicken Sie im Beleg-Editor auf Einleitung oder Schlusstext und schreiben Sie direkt auf der Seite. Bisher wurden Platzhalter wie die Rechnungsnummer dabei zu festem Text. Jetzt bleiben sie gelbe Kästchen mit aktuellen Werten. Eine neue Leiste bietet Fett, Farbe und Listen. Nur im Standard-Design.

Senkt eine Rechnungskorrektur eine schon bezahlte Rechnung, hat Ihr Kunde ein Guthaben. Bisher fragte OfficeOmni dann mit „Ja“, „Nein“ und „Abbrechen“. Jetzt wählen Sie „Erstattung erfassen“, „Mit offener Rechnung verrechnen“ oder „Später“. Gebucht wird erst im nächsten Fenster.

Eine IBAN mit Tippfehler konnte bisher auf die Rechnung geraten. Jetzt prüft OfficeOmni beim Speichern den Aufbau von IBAN, BIC und USt-IdNr. Der SEPA-QR-Code erscheint jetzt auch, wenn Ihr Konto nur unter Bankverbindungen steht. Neu sind die Rechtsformen UG und e.K.

Bei der Registrierung fragt OfficeOmni jetzt den Namen Ihrer Firma ab. Er steht dann gleich auf Ihren Belegen statt „Meine Firma“. Reiter und Knöpfe für eBay und Website erscheinen erst, wenn Sie diese eingerichtet haben. Die deutschen Texte sprechen Sie durchgehend mit „Sie“ an.

Für den Beleg „Bestellung“ mussten Lieferanten bisher als Kunden angelegt sein. Jetzt zeigt der Beleg-Editor eine Karte „Lieferant“ mit Suche in Ihren Lieferanten. Über „+“ legen Sie einen neuen Lieferanten direkt an. Ältere Bestellungen mit Kunde öffnen weiter wie gewohnt.

Bisher öffnete „Drucken“ in der Belegvorschau eine gequetschte Druckvorschau. Jetzt erscheint der Windows-Druckdialog als eigenes Fenster in voller Größe, auch aus der Belegliste. Mit zwei Bildschirmen öffnen Dialoge und Beleg-Editor auf dem Bildschirm, auf dem Sie gerade arbeiten.

In einer neuen Firma ohne Lagerplatz war die Auswahl beim Einbuchen einfach leer. Jetzt steht dort ein Hinweis mit dem Link „Lagerplatz anlegen“. Außerdem heißt der buchbare Platz im ganzen Programm „Lagerplatz“ und nicht mal „Lagerort“, mal „Lager“.

Ab Werk trugen „Schreiben“ und Schlussrechnung das Präfix „SC“, das Kürzel vor der Nummer. So konnte SC-1 zweimal entstehen. Jetzt zählen Belegarten mit gleichem Präfix gemeinsam weiter. Ohne Präfix zählen alle Rechnungsbelege zusammen: Auf Rechnung 40 folgt Storno 41. Alte Doppelungen bleiben.

Manche Programme Ihrer Kunden fanden die E-Rechnung in Ihrer Rechnungs-PDF nicht. Jetzt steckt sie so darin, wie es die Formate ZUGFeRD und Factur-X verlangen. Das gilt für neu gespeicherte Belege. Abschlags- und Schlussrechnungen lassen sich jetzt auch als E-Rechnung prüfen und exportieren.

Im Editor stand ein Mahntext mit Betrag und Frist. Gedruckt wurde ein fester Satz ohne Datum. Jetzt druckt eine neue Mahnung genau Ihren Text, auch in den Premium-Designs. Jede Mahnstufe hat einen eigenen Standardtext, Mahnung 3 setzt „letztmalig“ eine Frist. Eigene Texte bleiben unverändert.

Die E-Rechnung braucht Ihre Telefonnummer. Jetzt reicht auch die des Ansprechpartners. Fehlt sie ganz, warnen Einstellungen › Firma und eine orange Zeile im Beleg-Editor. Beim Speichern nennt „E-Rechnung nicht erzeugt“ den Grund. In der Belegvorschau zeigt „E-Rechnung prüfen“ immer ein Ergebnis.

Eine Zeile, die nur die Mahngebühren nennt, erscheint nur noch mit echter Gebühr. Auch mit „Dokument-Bemerkung in Text übernehmen“ steht die Rechnungsbemerkung nicht mehr in der Mahnung. Öffnen Sie eine Zahlungserinnerung nach gescheitertem Versand erneut, sind Frist, Gebühr und Texte noch da.

War ein Auftrag schon über eine normale Rechnung berechnet, zog die Schlussrechnung nur die Abschläge ab. So ließ sich derselbe Auftrag doppelt berechnen. Jetzt zeigt die Schlussrechnung diese Rechnungen unter „BISHERIGE RECHNUNGEN“ und zieht sie ab. Das gilt auch für die Abschlagsrechnung.

Bisher buchte die Schlussrechnung keine Ware ab, und die Ware blieb für den Auftrag reserviert. Jetzt bucht sie nur, was andere Rechnungen zum Auftrag noch nicht abgebucht haben. Bei 10 bestellten und 4 schon abgebuchten Stück sind das 6. Erneutes Speichern bucht nichts doppelt.

Ein Lieferschein zeigt keine Dienstleistungen wie Montage. Machten Sie daraus die Rechnung, fehlte die Montage darauf. Jetzt holt „Rechnung erstellen“ solche Positionen aus dem Auftrag dazu, wenn sie noch nicht berechnet sind. Eine Meldung bittet Sie, das vor dem Speichern zu prüfen.

Erfassten Sie unter Zahlungseingänge eine Zahlung, blieb die Rechnung „Offen“. Jetzt aktualisiert OfficeOmni die Rechnung, auch wenn Sie die Zahlung ändern oder löschen. Alte Fälle stimmen nach der nächsten Zahlungsänderung. „Neue Zahlung“ bietet auch Abschlags- und Schlussrechnungen an.

Rechnungskorrekturen und Guthabenverrechnungen zählten in den Zahlungseingängen als Einnahme, obwohl kein Geld floss. Jetzt stehen sie dort als „Verrechnung“. Sie bleiben sichtbar, zählen aber nicht bei Einnahmen, Ausgaben, Saldo und „Heute eingegangen“.

Zu jeder Rechnung legt OfficeOmni in der Buchhaltung einen Einnahme-Beleg an. Er trug bisher immer „PayPal“, jetzt kommen Zahlungsart und Konto aus Ihren Firmenkonten. Bei Rabatt oder zwei Steuersätzen stimmen seine Zeilen jetzt auf den Cent. Das gilt für neu gespeicherte Rechnungen.

Bisher kamen nur normale Rechnungen in die Buchhaltung. Jetzt bucht eine Abschlagsrechnung ihre Rate, die Schlussrechnung nur den Rest. Eine Korrektur bekommt einen eigenen Beleg. Gilt für neu gespeicherte Belege. Der Bericht „Geschäftsentwicklung“ zählt eigene Rechnungen nicht mehr als Ausgaben.

Im klassischen Premium-Belegdesign fehlten Leistungsdatum, Bestellnummer und die USt-IdNr. des Kunden. Jetzt stehen sie in der Info-Box oben rechts, wenn sie im Beleg eingetragen sind. Am Seitenende wandert eine Position ganz auf die nächste Seite, statt mitten im Wort zu reißen.

Fehlten Telefon, Webseite oder Logo Ihrer Firma, druckte der Standard-Beleg Musterdaten wie „02222 666666“ und ein Musterlogo. Jetzt bleiben leere Angaben weg. Mit 19 % und 7 % heißen die Summen „Nettosumme 19 %“ und „Nettosumme 7 %“. Bei Bruttopreisen zeigt die Rabattzeile den Brutto-Betrag.

Platzhalter wie der Gesamtbetrag wurden nur in der Rechnung vollständig ersetzt. Angebot, Auftrag oder Lieferschein druckten sie mit spitzen Klammern. Jetzt setzt jede Belegart ihre Werte ein, Beträge mit „€“. Was sie nicht kennt, bleibt leer. Die Auswahl zeigt klare Namen wie „Rechnungsnummer“.

Enthielt ein Belegtext einen Platzhalter, fehlte er nach dem Wiederöffnen. Jetzt bleiben Text, Fett und Listen erhalten. Schon verlorene Texte kommen nicht zurück. Storno und Korrektur haben eigene Texte statt „berechnen wir Ihnen“. Neue Firmen haben Standardtexte ab dem ersten Beleg.

Eine gespeicherte Rechnungskorrektur blieb auf „Entwurf“. Neu gespeicherte stehen jetzt auf „Geprüft“. Auf dem Korrekturbeleg tragen unveränderte Positionen ihren eigenen Steuersatz, eine 7-%-Position also nicht mehr 19 %. Gibt es zur Rechnung schon eine Korrektur, fragt OfficeOmni überall nach.

Die Summe unten in der Belegliste zählte alle Treffer, auch Angebote, Aufträge und Mahnungen. Ein Storno erhöhte sie sogar. Jetzt summiert sie Rechnungen, Abschlags- und Schlussrechnungen, Korrekturen und Stornos, der Storno steht negativ. Eine Korrektur, die nur Angaben berichtigt, zeigt 0,00 €.

Die lokale Anmeldung ohne Cloud verriet bei falschem Kennwort, ob es den Benutzernamen gibt. Jetzt heißt es immer „Benutzername oder Passwort ist falsch“. Kennwörter lokaler Konten gehen außerdem nicht mehr an den zentralen OfficeOmni-Server.