QR-Code für Zahlungen auf den Beleg bringen
Ein Kunde bekommt Ihre Rechnung, hält das Handy davor und die Überweisung ist ausgefüllt — IBAN, Betrag, Verwendungszweck, alles richtig. Genau das leistet ein Zahlungs-QR-Code, und OfficeOmni erzeugt ihn direkt im Textbaustein-Editor. Zur Wahl stehen ein SEPA-Überweisungscode (auch als Girocode oder EPC-QR-Code bekannt) und ein PayPal.Me-Code.
Der Code entsteht als Bild im Textbaustein und wandert damit auf jeden Beleg, der diesen Baustein verwendet. Der Verwendungszweck darf Platzhalter enthalten, sodass auf jeder Rechnung automatisch die richtige Belegnummer im Code steht.
Den QR-Code einfügen
- Öffnen Sie einen Textbaustein — etwa den Schlusstext einer Rechnung.
- Klicken Sie in der Werkzeugleiste des Editors auf QR-Code.
- Das Fenster QR-Code-Typ wählen geht auf. Der Hinweis darin sagt, was passiert: Auswahl wird im Textbaustein als QR-Code-Bild eingefügt.
| Typ | Wofür |
|---|---|
| Bank (SEPA) | Der klassische Überweisungscode. Die Banking-App des Kunden liest Empfänger, IBAN, Betrag und Verwendungszweck aus und füllt die Überweisung aus. |
| PayPal.Me | Führt den Kunden auf Ihren PayPal.Me-Link. Praktisch bei Privatkunden und kleinen Beträgen. |
Bankdaten für den SEPA-Code
Nach der Wahl von Bank (SEPA) öffnet sich die Maske mit den Bankdaten. Links steht die Liste Gespeicherte Bankdaten — wer mehrere Konten führt, legt über Neu weitere an und entfernt sie mit Löschen. Rechts stehen die Felder:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Name (Kontoinhaber) | Der Empfänger, wie er in der Banking-App des Kunden erscheint. |
| IBAN | Ihre Kontonummer. Ohne sie entsteht kein gültiger Code. |
| BIC | Innerhalb des SEPA-Raums meist entbehrlich, für Auslandsüberweisungen sinnvoll. |
| Summe (EUR) | Ein fester Betrag. Bleibt das Feld leer, trägt der Kunde den Betrag selbst ein. |
| Verwendungszweck Vorlage | Der Text, der in der Überweisung landet — mit Platzhaltern, siehe unten. |
Bankdaten speichern legt den Satz in der Liste ab, In Editor einfügen erzeugt den Code und setzt ihn in den Textbaustein.
Der Verwendungszweck mit Platzhaltern
Ein fester Verwendungszweck wäre auf jeder Rechnung derselbe — und dann müsste Ihre Buchhaltung raten, welche Zahlung zu welchem Beleg gehört. Deshalb nimmt das Feld Platzhalter auf, die beim Erzeugen des Codes durch die Daten des jeweiligen Belegs ersetzt werden. Die Maske schlägt selbst das gängigste Muster vor: RE-<RechnungsNr>.
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
<RechnungsNr> | Die Belegnummer — der wichtigste Platzhalter überhaupt. |
<KundenNr> | Die Kundennummer. |
<KundenName> | Den Namen des Kunden. |
<Datum> | Das Belegdatum. |
<DokumentArt> | Die Belegart, etwa Rechnung. |
<BestellNr> | Die Bestellnummer des Kunden. |
<ExterneNr> | Die externe Belegnummer, etwa aus einem Marktplatz. |
Bleibt ein Platzhalter auf dem konkreten Beleg leer — etwa <BestellNr> bei einer Rechnung ohne Bestellbezug —, meldet die Plausibilitätsprüfung das mit Variable <…> ist leer. Ein Blick dorthin vor dem Versand lohnt sich.
PayPal statt Überweisung
Wer PayPal.Me wählt, landet in der Maske PayPal-Konten (REST API). Sie führt die hinterlegten PayPal-Verbindungen mit ihrer Invoicer-Email. Über Zentrale Verbindung testen prüfen Sie, ob die in den Einstellungen hinterlegten Zugangsdaten funktionieren, bevor der Code auf einer echten Rechnung landet. Ausgewähltes Konto einfügen setzt den Code in den Textbaustein.
So bringen Sie den Code auf jede Rechnung
Weil der QR-Code Teil eines Textbausteins ist, gilt die übliche Regel: Was im Standardtext einer Belegart steht, erscheint auf jedem neuen Beleg dieser Art. Ein einmal in den Schlusstext der Rechnung gesetzter SEPA-Code begleitet also alle künftigen Rechnungen — mit jeweils passender Belegnummer im Verwendungszweck.
Prüfen Sie den Code einmal mit dem eigenen Handy, bevor er in Serie geht. Eine falsche Ziffer in der IBAN fällt sonst erst auf, wenn Zahlungen ausbleiben.
Häufige Fragen
Funktioniert der QR-Code mit jeder Banking-App?
Der SEPA-Code folgt dem verbreiteten EPC-Standard, den die Banking-Apps im deutschsprachigen Raum lesen. Er wird oft als Girocode bezeichnet. Ist eine App damit nicht vertraut, kann der Kunde die Überweisung nach wie vor von Hand ausfüllen — die Bankdaten stehen ja im Klartext auf dem Beleg.
Kann ich den Betrag offen lassen?
Ja. Bleibt Summe (EUR) leer, enthält der Code nur Empfänger, IBAN und Verwendungszweck. Das ist bei Teilzahlungen und Abschlägen sinnvoll.
Brauche ich für jedes Bankkonto einen eigenen Code?
Ja, und genau dafür ist die Liste Gespeicherte Bankdaten da: Je Konto ein Eintrag, und beim Einfügen wählen Sie das passende aus.
Erscheint der Code auch im PDF und in der E-Mail?
Ja. Der Code ist ein Bild im Textbaustein und wird wie jeder andere Inhalt gedruckt, ins PDF übernommen und mitversendet.