Spalten der Belegliste wählen und anordnen
Die Belegliste bringt weit mehr Spalten mit, als gleichzeitig auf einen Bildschirm passen. Welche davon Sie sehen, in welcher Reihenfolge und wie breit, entscheiden Sie selbst — und OfficeOmni merkt es sich für Ihr Benutzerkonto. Dieser Artikel listet alle Spalten mit ihrer Bedeutung auf und zeigt die vier Wege, sie anzupassen.
Die Spalten der Belegliste
Ganz links steht eine schmale Spalte ohne Titel mit einem Kontrollkästchen. Das ist die Merk-Spalte für die Mehrfachauswahl. Sie lässt sich weder verschieben noch ausblenden und gehört nicht zur Spaltenkonfiguration. Alles rechts davon können Sie frei anordnen:
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Typ | Die Belegart — Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung und so weiter. |
| Nr. | Die Belegnummer. Daneben erscheint ein Briefsymbol, sobald der Beleg per E-Mail verschickt wurde: grün mit Haken bei erfolgreichem Versand, rot bei fehlgeschlagenem. |
| RE-Nr. | Nummern der verknüpften Rechnungen. Leer, wenn keine hängt. |
| AU-Nr. | Nummern der verknüpften Aufträge. |
| LI-Nr. | Nummern der verknüpften Lieferscheine. |
| AN-Nr. | Nummern der verknüpften Angebote. |
| KR-Nr. | Nummern der verknüpften Rechnungskorrekturen. |
| Datum | Das Belegdatum. Danach sortiert die Liste voreingestellt, absteigend. |
| Fälligkeit | Das Fälligkeitsdatum als farbiges Kennzeichen: rot bei überfälligen, grün bei bezahlten Belegen, sonst orange. |
| Status | Der Belegstatus als farbiges Kennzeichen. Bei einer Rechnung mit Guthaben steht rechts daneben zusätzlich das Kennzeichen Guthaben. |
| Mahnstufe | Stufe 1, Stufe 2 oder Stufe 3, farblich abgestuft. Leer, solange nicht gemahnt wurde. |
| Kunde | Vor- und Nachname. Bei eBay-Belegen steht rechts das eBay-Zeichen. |
| Rabatt | Der Rabattbetrag des Belegs. |
| Netto | Die Nettosumme. |
| Ust | Der Umsatzsteuerbetrag. |
| Betrag | Die Bruttosumme. Stornierte Belege erscheinen durchgestrichen. |
| Bezahlt | Nur bei Rechnungen: der bezahlte Betrag, daneben ein Kennzeichen mit dem Zahlungsdatum und darunter — bei Teilzahlung — der offene Restbetrag in Rot. |
| Guthaben | Nur bei Originalrechnungen mit Guthaben: der Guthabenbetrag, dazu das Kennzeichen Guthaben beziehungsweise Überkorrigiert. |
| ExterneNr | Die externe Rechnungsnummer, etwa aus einem angebundenen System. |
| Erstellt am | Zeitpunkt der Anlage mit Uhrzeit. |
| Erstellt von | Benutzername desjenigen, der den Beleg angelegt hat. |
| Versand | Das Zeichen des Versanddienstleisters. Ist keiner erkannt, aber eine Sendungsnummer vorhanden, erscheint ein grünes Lastwagensymbol; die Sendungsnummer steht im Kurzhinweis. |
| Projekt-Nr. | Die Projektnummer des Belegs. |
| Bemerkung | Die interne Bemerkung, einzeilig gekürzt. Der vollständige Text steht im Kurzhinweis. |
Zur Standardanordnung gehören außerdem drei Spalten, die erst mit Spalten wiederherstellen entstehen: Kunde Anrede, Geändert am und Sendungsnummer.
Spalten ein- und ausblenden
Der Weg führt über die Werkzeugleiste:
- Klicken Sie auf Ansicht.
- Wählen Sie Spalten wählen…. Der Kurzhinweis dazu lautet „Sichtbare Tabellenspalten anpassen“.
- Das Fenster Spalten wählen öffnet sich mit der Überschrift Spalten anpassen. Setzen oder entfernen Sie die Häkchen.
- Bestätigen Sie mit Speichern.
OfficeOmni meldet anschließend Spalten aktualisiert mit dem Text „Die Spaltenkonfiguration wurde erfolgreich gespeichert.“
Das Fenster bringt vier Hilfen mit:
| Bedienelement | Wirkung |
|---|---|
| Spalte suchen… | Grenzt die Liste im Fenster ein, wenn Sie eine bestimmte Spalte suchen. |
| Alle auswählen | Blendet alle Spalten ein. |
| Alle abwählen | Blendet alle Spalten aus, außer der fest gesetzten. |
| Zurücksetzen | Fragt nach und blendet dann alle Spalten ein; die Liste im Fenster wird dabei neu geordnet. |
Die erste Spalte der Liste trägt das Kennzeichen Fix. Ihr Häkchen lässt sich nicht entfernen — irgendetwas muss ja stehen bleiben.
Die Reihenfolge ändern
Dafür gibt es zwei Wege, die dasselbe Ergebnis speichern:
- Im Fenster Spalten wählen: Ziehen Sie einen Eintrag an die gewünschte Stelle; das Griffsymbol links zeigt, dass die Zeile beweglich ist. Der Hinweis in der Fußzeile lautet „Ziehe die Spalten, um die Reihenfolge zu ändern“.
- Direkt in der Tabelle: Ziehen Sie einen Spaltenkopf nach links oder rechts. Die neue Reihenfolge wird sofort gespeichert.
Eine Spalte schnell ausblenden
Ein Rechtsklick auf den Spaltentitel blendet die Spalte aus. Der Kurzhinweis am Titel weist darauf hin: „Rechtsklick: Spalte ausblenden“. OfficeOmni fragt vorher nach — „Möchten Sie die Spalte „…“ ausblenden? Sie können sie später unter „Spalten wählen“ wieder einblenden.“ — und ist auf Nein vorbelegt.
Der Linksklick bleibt fürs Sortieren und fürs Verschieben reserviert. Ist nur noch eine Spalte sichtbar, meldet OfficeOmni: „Mindestens eine Spalte muss sichtbar bleiben.“
Spaltenbreiten
Breiten ziehen Sie an der Trennlinie zwischen zwei Spaltenköpfen. Auch die Breite wird gespeichert.
Ansicht › Spaltenbreiten zurücksetzen holt die Standardbreiten zurück. Der Kurzhinweis nennt die Abgrenzung genau: „Nur die Breiten auf den Standard setzen — Auswahl und Reihenfolge bleiben erhalten“. Anschließend meldet OfficeOmni Spaltenbreiten zurückgesetzt mit der Anzahl der geänderten Spalten oder — wenn nichts zu tun war — „Alle Spalten hatten bereits die Standardbreite.“
Alles auf Anfang
Ansicht › Spalten wiederherstellen setzt Auswahl und Reihenfolge und Breiten auf den Auslieferungszustand. Die Rückfrage nennt die Standardanordnung im Wortlaut:
Nr., Typ, Datum, Status, Fälligkeitsdatum, Kunde Anrede, Kunde, Netto, MwSt, Brutto, Bezahlt, Erstellt am, Erstellt von, Geändert am, Bemerkung, Sendungsnummer
Alle übrigen Spalten werden ausgeblendet, bleiben aber im Fenster Spalten wählen jederzeit wieder einschaltbar. Danach meldet OfficeOmni Spalten wiederhergestellt: „Die Standard-Spaltenanordnung wurde übernommen und gespeichert.“
Einige Bezeichnungen in dieser Rückfrage weichen von den Spaltentiteln in der Tabelle ab: Was dort Fälligkeitsdatum, MwSt und Brutto heißt, trägt in der Tabelle die Titel Fälligkeit, Ust und Betrag.
Wenn ein Filter Spalten verbirgt
Filtern Sie im Filterbaum links auf Aufträge, blendet OfficeOmni die rein rechnungsbezogenen Spalten vorübergehend aus. Das ist kein Eingriff in Ihre Einstellung: Gespeichert bleibt immer Ihre eigene Auswahl, nicht das, was der Filter gerade verdeckt. Sobald Sie den Filter wechseln, stehen die Spalten wieder da.
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